1.2 Инструменты и технологии внутрикорпоративных связей с общественностью

Инструменты и технологии связей с общественностью, которые используют возможности устной коммуникации, чрезвычайно эффективны. Личные контакты, которые облегчают восприятие информации, широко используются внутрикорпоративной коммуникации. Рассмотрим какие бывают деловые мероприятия.

Устная коммуникация - звуковая словесная коммуникация, не опосредованная или опосредованная техническими средствами (телефон, радио, диктофон и др.). Основой устной коммуникации является устная речь - первичная форма существования языка, отличающаяся от письменной речи и устного воспроизведения ранее записанного текста как внешним оформлением, так и внутренними механизмами продуцирования и восприятия. [7,17].

Устная коммуникация является первичной как в онтогенезе, так и в филогенезе. Однако в метаязыковом сознании современного человека, а также иногда в методике преподавания и изучения языка устная речь воспринимается как вторичная по отношению к письменной (отсюда, например, возникает не различение буквы и звука у школьников и влияние написания на произношение). В историко-культурной перспективе отмечается различный статус устных и письменных текстов в культуре.

При устной коммуникации возможны:

- соприсутствие коммуникантов в одном времени и пространстве;

- пространственный (например, коммуникация по телефону) или пространственно-временной (например, звуковая почта) разрыв между говорящим и слушателем.

В первом случае языковые средства устной речи активно взаимодействуют с невербальными составляющими коммуникации: мимикой, жестами и т.п.

Устная и письменная коммуникация используют разные механизмы создания и обработки текста, связанные с признаками необратимости/обратимости, структурированности, многоканальности (взаимодействие при восприятии устной речи вербального, мелодического и визуального компонентов) и одноканальности, технической простоты/сложности передачи информации и т.п. Например, «такие качества, как четкость, ясность, последовательность, совсем по-разному проявляют себя в устном и письменном изложении и соответственно выдвигают совершенно различные требования в этих двух случаях. Четкость письменного изложения мысли определяется тем, насколько удалось организовать ее развертывание в виде связной последовательности, в которой каждый последующий раздел находится в определенных связях с предыдущими и в свою очередь детерминирует дальнейшее развертывание также определенным образом. Ясность же устного изложения зависит от того, насколько хорошо выполнены все те сопоставления смысловых блоков, которые важны для генерирования общего смысла сообщения; т. е. насколько своевременными были возвращения того или иного, блока в речь, насколько удачно были скомпонованы контакты, между частями, независимо от того, состояли ли эти контакты в выведении одной части из другой или производились в виде простого соположения в тексте». [8,25].

Признаки устности/письменности следует отличать от признаков разговорности/книжности, неофициальности/официальности, спонтанности/подготовленности речи, хотя указанные пары признаков часто корреспондируют. Вопрос о том, какая из этих пар признаков является ведущей, остается открытым в лингвистической литературе (см. разные точки зрения в работах Е.А. Земской, О.Б. Сиротининой, О.А. Лаптевой). Б.М. Гаспаров полагает, что «установка на форму речи позволяет показать более общие закономерности ее строения в целом, в то время как стилистическая установка лучше фокусирует характерные черты, так сказать, микроструктуры объекта»

Наиболее очевидное различие между устной и письменной речью заключается в оформлении - звуковом или графическом, однако и семантическое и грамматическое устройство этих двух форм речи различно, хотя это различие менее бросается в глаза. Соответственно, устная коммуникация изучается не только с фонетической точки зрения. Предметом исследования в современной лингвистике служат грамматические особенности устной речи, взаимодействие вербальных и невербальных средств, особенности функционирования устной речи в разных коммуникативных ситуациях, языковая специфика жанров устной коммуникации. Большое прикладное значение имеют лингвистические работы в области определения параметров говорящего по характеристикам звучащей речи, генерирования звучащей речи, исправления дефектов произношения и т.п.

Среди внутрикорпоративных каналов коммуникации есть более и менее привычные и распространенные. Что касается письменной коммуникации, то одним из наиболее традиционных каналов, как в больших, так и в малых организациях, является Доска объявлений, особой чертой которой является то, что она придает приказам, распоряжениям и другим видам управленческой документации оттенок неформального обращения.

Одна из главных целей ПР - формирование имиджа компании в глазах собственного персонала. Симпатии работников в отношении всей организации и ее менеджмента нарабатываются в том числе и путем информированности, проявления внимания и заботы о своих сотрудниках.

Любой сотрудник компании является ретранслятором информации о предприятии во внешнюю сферу и, по существу, в какой-то мере является его имиджмейкером. Очень важно, чтобы каждый работник отождествлял себя с предприятием, жил корпоративными интересами, которые совпадали бы с его собственными. [9,30].

Очень полезны внутренний форум и блог (blog - журнал). На них можно инициировать высказывания (с этическими ограничениями) сотрудниками своего мнения по любым корпоративным вопросам. Форум эффективен и в рамках корпоративной культуры. Похвалив сотрудника «во всеуслышание» на форуме, менеджер дополнительно стимулирует его. Блог можно использовать и как рабочий журнал, по которому линейные руководители могут отслеживать выполнение планов. [10,32].

Приходится сотрудникам ПР бороться и с негативными слухами, распространяющимися в коллективе. Слух является неформальным и неконтролируемым средством коммуникации. Он несет информацию более волнующую, чем просто факты или правда, так как возникает в том случае, когда отсутствует четкая и правдивая информация по данному вопросу. Слово путешествует дальше той группы, в которой рождается, и чем дальше оно движется, тем больше искажается. Во многих российских организациях среди источников информации преобладают слухи. Если слух совпадает с ожиданиями той группы, в которую он попадает, его очень сложно нивелировать. В психологии существует эффект «стремления к подтверждению слухов», т.е. сотрудники ищут подтверждение возникшим слухам в происходящих событиях и, сами того не зная, провоцируют реализацию слухов. Наиболее эффективным методом их устранения является заполнение информационного вакуума, обеспечение доступа к необходимым сведениям.

Для предотвращения отрицательного воздействия слухов информацию важно предоставлять постепенно, сглаживая острые углы, приоткрывая завесу таинственности. Эффективными методами борьбы со слухами является распространение контрслухов или раскрытие реальной информации лидером организации. [11,34].

Один из плохих слухов - это сокращение штата. При объявлении таких неприятных решений необходимо объяснять персоналу, чем они были мотивированы. Это может частично смягчить плохие новости.

Практика доказала также эффективность организации и проведения систематических социологических обследований на предприятиях для наблюдения за изменениями психологической атмосферы, определения необходимых инноваций в области взаимоотношений менеджмента и персонала. Система возможных мер в этой области может включать в себя следующие действия:

- выявить уровень отождествления персонала с предприятием, его миссией, стратегическими и текущими программами;

- изучить в динамике систему взаимоотношений руководства предприятия с коллективом, оценить мнение сотрудников о руководителях;

- проанализировать систему продвижения работников по службе, условия изменения оплаты труда, оценить их отношения к сложившейся в этой области практике, а также необходимость нововведений;

- изучить позитивные и негативные моменты, возникающие в коллективе при оценке деятельности предприятия, его руководства, определить, какие выгоды или недостатки видят здесь для себя сотрудники;

- исследовать уровень обеспечения коллектива необходимой информацией о деятельности предприятия и его руководства;

- выявить ситуации или локальные места, где сотрудники чаще сталкиваются с трудностями и проблемами;

- узнать, в какой мере сотрудники доверяют руководству компании.

Отметим две важные коммуникационные проблемы, существующие внутри корпораций:

- главным источником информации для себя сотрудники считают своего непосредственного руководителя. Не получая от него сведений в достаточном объеме, они ищут другие источники, что приводит к рождению слухов, искажающих реальную ситуацию;

- ведущий менеджмент компании для коллектива, как правило, «невидим». Это ошибка руководителей многих компаний, полагающих, что можно реально управлять людьми, не общаясь с собственным персоналом. Условия сотрудничества и взаимодействия в коллективе должны характеризоваться:

- уверенностью друг в друге и доверием между руководителем и сотрудником;

- свободным движением информации как вверх, так и вниз по иерархической структуре, а также налаженными горизонтальными каналами коммуникации;

- удовлетворением членов коллектива своим статусом, обеспечивающим их активное участие в деятельности компании;

- постоянным сотрудничеством в работе без злонамеренных интриг;

- хорошим психологическим климатом;

- положительными достижениями предприятия на рынке;

- оптимистическими оценками будущего компании.

Основные принципы ПР для внутренних взаимосвязей определяются рядом существенных положений. [12,36].

- Признание положительного вклада сотрудников в успехи предприятия.

- Поощрение, одобрение. Все исследования в области коммуникационного менеджмента доказывают, что важнейшими стимуляторами являются деньги, а также различные привилегии, предоставляемые сотрудникам. Кроме них существует еще такой важный фактор, как простая похвала.

- Свобода выражения сотрудниками собственного мнения по всем вопросам управления, включая обоснованную критику руководства.

- Стирание граней между менеджментом и обычными сотрудниками в отношении привилегий.

- Приоритет внутренних коммуникаций над внешними. Худшее, что может случиться с компанией, - это когда ее сотрудники узнают о плохих новостях из информационного выпуска по телевидению.

- Непосредственное и косвенное вовлечение сотрудников в процесс управления, выявляя и учитывая их мнения, позиции, а также представленные ими идеи.

- Информированность о планах организации. Сотрудники любой компании всегда стремятся знать, в каком направлении движется их организация и какова их реальная роль в этом процессе.

- Обязательное выполнение обещаний, данных руководством компании.

- Удовлетворение потребности сотрудников в персональном внимании; бейджи позволяют им обращаться друг к другу по имени. Коллеги быстрее узнают друг друга, что способствует формированию благоприятного психологического климата в компании.

При оптимальной организации менеджмента указанные мероприятия ПР-отдел проводит в согласовании с кадровой службой. Отличным инструментом для сбора объективной информации являются периодические опросы персонала путем анонимного анкетирования. Живое собеседование имеет преимущество интерактивности, когда вопросы работника тут же находят ответы.

Печатные средства внутрикорпоративных коммуникаций

Для повышения их эффективности рекомендуется ряд правил.

- Информация для персонала, в принципе знакомого с компанией, должна иметь актуально-новостной характер. Поэтому печатные материалы должны выходить регулярно.

- Для уменьшения стоимости публикации некоторые из них могут содержать рекламу. Поэтому форма подачи материала должна удовлетворять интересам рекламодателя.

- Подбор информации должен учитывать возможность попадания ее к конкурентам.

- Все желающие должны иметь возможность задать вопросы редакции. Внутренние публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи, поскольку сотрудники при непосредственной встрече с руководителем не всегда решаются на обсуждение конфликтных вопросов.

Рассмотрим некоторые особенности основных средств печатной внутрифирменной коммуникации.

- Информационный бюллетень - наиболее часто используемая форма внутренней периодической публикации.

- Стенгазета. Чтобы газета стала действенным каналом общения, важно, чтобы как можно больше сотрудников выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам: новостям, проблемам, событиям, мероприятиям корпоративной культуры низовых, первичных подразделений организации.

- Ежегодный отчет является эффективным ПР-инструментом. В результате оглашения конкретных цифр и фактов сотрудники получают полное представление о готовых итогах развития и перспективах роста компании.

Такой отчет может содержать:

- письмо руководителя, в котором выражается благодарность сотрудникам и описывается работа компании, ее основные достижения в течение года;