2.1. Виды представлений информации о проекте.

Представление - это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Propject 2003. - СПб., 2006. - С. 48. Micrisoft Progect содержит следующие виды представлений информации о проектах (составляющих представления): таблицы (листы), диаграммы и формы. Файл проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременно невозможно. В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование. Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.

Представление может быть одно или как комбинация нескольких представлений (диаграмма Ганта, лист ресурсов и т. д.) и, если применимо, таблицы или фильтра. Представления позволяют работать с информацией в разных форматах.

Менеджмент процесса (понимаемого как последовательность шагов, т.е. ряда действий и операций, направленного на достижение определенной цели) начинается с проектного (организационного) подхода. Внешний интерфейс процесса охватывает всю информацию, которая может использоваться для его определения. Для сложившейся организации при этом обеспечивается представление основ знаний предыдущего проекта, методов измерения продукта и др. параметров. Для новой организации или организации, которая является "новой" в рамках процесса, интерфейс представляет области, которые надо "посетить" с целью сбора информации и данных, необходимых для запуска проекта. Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат. - М., 2003. - С. 43-44.

Таблицы - это одно из основных средств представления проектных данных в MS PROJECT.

Типы таблиц MS Project

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых! держит информацию о задачах, а вторая -- о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две "внутренние" таблицы составляют основу файла проекта и состоят из множества полей, большинство из которых создано "про запас" и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т.д., но не нужны при стандартном использовании MS PROJECT. Во время работы над проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т.п. То есть в каждый конкретный момент времени требуется иметь перед глазами то необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и эффективно работать.

Файл проекта состоит из двух больших "внутренних" таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работа в MS Project, происходит в основном только с маленькими "внешними" таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначен для работы с небольшим объемом проектной информации (табл. 1 и 2 Приложения) из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из "внутренних" таблиц проектного файла. Соответственно, "внешние" таблицы (как и "внутренние) содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах.

Таким образом, "внутри" MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а "снаружи", в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой "внутренней" таблицы.

Диаграммы.

Диаграмма является графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграммы можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности, о длительности проекта в целом. В MS PROJECT диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации, но с их помощью можно вводить новые данные и редактировать существующие.

Диаграмма Ганта представляет собой средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Так, все элементы диаграммы Ганта - основного средства визуализации плана проекта (время - задачи) в программе являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из 3 элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоят из всех трех элементов. Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи - только из начальной точки.

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (например, на рисунке рядом с задачами, отображаются названия задействованных в них ресурсов и их загрузка при выполнении задачи). Состав этой информации определяется настройками диаграммы, в MS PROJECT входит несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками отображается различная информация (Табл. 3 Приложения).

MS PROJECT, кроме диаграммы Ганта, содержит 3 сетевых графика (или блок-схемы): собственно Network Digram (сетевой график), Discriptiv Network Digram (сетевой график с описанием), и Relationship Digram (схема данных или диаграмма зависимостей). Отличие сетевого графика с описанием от стандартного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков В них обоих можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных - только об одной задаче этого плана; она предназначается для анализа взаимосвязей между задачами.

Одна из основных диаграмм при работе с MS PROJECT - Calendar (Календарь), с помощью которого представляется план работ в виде традиционного календаря. Диаграмма Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначаются отрезками, которые начинаются в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания.

Диаграмма Resourse Graph (График ресурсов) содержит информацию о различных аспектах участия ресурсов в проекте: выполняемой работе, процентной загрузке, возможности выполнять другие задачи помимо тех, на которые они уже выделены, и стоимости. С помощью этой диаграммы можно сравнивать участие в проекте нескольких ресурсов или ресурса и группы ресурсов, что делает ее мощным аналитическим инструментом. Группа ресурсов отбирается путем фильтрации, по умолчанию в качестве группы выступают все ресурсы проекта. Изменив условие фильтрации, можно изменить и состав группы. Данные можно просматривать как для группы в целом, так и для любого отдельного ресурса внутри группы.

Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта.

Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена информация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены в ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся. Таким образом диаграмма позволяет получить разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой из его фаз, задач или задействованного в выполнении задач ресурса. Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа за любой период времени как общей загрузки ресурса в проектных работах, так и из каких задач она складывается.

Формы.

Форма -- это средство отображения и редактирования проектных данных в Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства.

В MS PROJECT входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих - о задачах: Resoure Form (Форма ресурсов); Resoure Name Form (Форма названий ресурсов); Task Form (Форма задач); Task Name Form (Форма названий задач); Task Details Form (Форма сведений о задачах).