Исследование особенностей информационного обеспечения принятия решений (на примере высшего учебного заведения)

1.2 Роль информации при принятии управленческих решений

Современный менеджер должен обладать незаурядными аналитическими способностями, которые позволяли бы ему адекватно оценивать текущую и специально собранную информацию, касающуюся всей гаммы внешних и внутренних факторов. Это необходимо для того, чтобы ставить реальные цели, разрабатывать, принимать и реализовывать соответствующие управленческие решения. Важно постоянно контролировать выполнение принятых решений, вовремя корректировать цели и, как следствие, корректировать средства их достижения. Другими словами, управление является фундаментом общего подхода к управлению всей компанией.

Одним из наиболее мощных инструментов в руках менеджера является информация (факты, оценки, прогнозы, обобщение связи, слухи и т.д.), т.е. информация является предметом управленческого труда, и средством обоснования управленческих решений.

Основные требования к качеству информации: комплексность информационной системы; своевременность; достоверность (с определенной вероятностью); достаточность; надежность; адресность; правовая корректность; многократность использования; высокая скорость отбора, обработки и передачи; возможность кодирования; актуальность.

Ценность и своевременность управленческого решения в огромной степени зависят от способности менеджера в нужный момент произвести сбор, анализ и толкование информации (табл. 2). Михалева Е.П. Менеджмент. Конспект лекций / Е.П. Михалева. - Тула: ТГУ, 2011. - С. 65.

Таблица 2 - Потребность информации в зависимости от стадии управления

Стадии управления	Потребность в информации
1. Выявление проблем и возможностей, у становление критериев	Контроль деятельности. отображение изменившихся условий и новых возможностей
2. Точное определение проблем и возможностей	Оценка факторов, влияющих на результаты, прогнозы, оценки
3. Принятие решения	Прогнозирование результатов для разработки альтернативных вариантов деятельности
4. Исполнение	-
5. Контроль исполнения	Оценка деятельности

Итак, эффективное управление и принятие управленческих решений, невозможно без достоверной и объективной информации, без сбора информации и ее обработки. Кнорринг В.И. Основы государственного и муниципального управления: учебник / В.И. Кнорринг. - М.: Экзамен, 2010. - С. 107-120. В целом, для принятия решений в организации необходима информация, содержащая следующие сведения:
- цели и задачи управляемого объекта;
- критерии деятельности и границы управляемого объекта;
- состояние объекта управления;
- механизм функционирования, закономерности тенденции развития объекта;
- возможные изменения условий деятельности организации;
- альтернативные стратегии деятельности;
- возможные альтернативные решения;
- последствия реализации альтернатив;
- механизм выбора лучшей альтернативы.
Таким образом, информация представляет собой совокупность сведений об объекте, ситуации, проблеме, которая дает возможность принимать эффективные решения. В управленческом процессе информация играет первостепенную роль. Это обусловлено тем, что без наличия информации о субъекте и объекте управления, внешней среде, изменениях во внутренней среде невозможно управление организацией. Особую актуальность информация приобретает в процессе принятия управленческих решений, так как ее присутствие наблюдается на всех стадиях, начиная с анализа и заканчивая принятием самого решения. Именно от наличия и качества информации, которой подкреплен процесс разработки, и принятия решений зависит правильность, достоверность и эффективность принятого решения.
Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы и информационной технологии - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Информационное обеспечение управления осуществляется с помощью информационной системы. Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней.
Для целевого распределения информации по адресатам необходима интегрированная информационная система, направленная на решение задач, стоящих перед предприятием, и являющаяся отражением протекающих бизнес процессов. Орлов А.И. Теория принятия решений. Учебное пособие / А.И. Орлов. - М.: Март, 2004. - С. 56. Преимуществами подхода к управлению (в противоположность свободной импровизации, интуиции или бездеятельности) на основе интенсивного использования информационных систем являются:
- обеспечение направленности идей организации на ключевой вопрос стратегии «что мы собираемся делать и чего добиваемся?»
- необходимость для менеджеров более четко реагировать на появляющиеся перемены, новые возможности и угрожающие тенденции;
- возможность для менеджеров оценивать альтернативные варианты капитальных вложений и расширения персонала, т.е. разумно переносить ресурсы в стратегически обоснованные и высокоэффективные проекты;
- возможность объединить решения руководителей всех уровней управления, связанных со стратегией.
Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В практике менеджмента используется техника управления, представляющая собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления организацией с целью выработки рациональных решений.
Выделяют средства сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.
1) Средства сбора и регистрации информации осуществляют фиксацию первичной информации в месте ее возникновения на документальный или машинный носитель (ленты, диски) с одновременным получением машинного документа на печатающем устройстве или дисплее (мониторе).
2) Средства передачи информации осуществляют передачу информации от источника сообщения до получателя по каналам почтовой, телефонной, телеграфной, мобильной, оптической, радио- или космической связи на значительное расстояние. Они позволяют существенно сократить время и скорость передачи информации по сравнению с курьерской и почтовой связью.
3) Средства ввода-вывода информации предназначены для ввода исходных данных в ЭВМ с голоса человека, ручных документов, магнитоносителей и экранов дисплеев, а также для вывода результативной информации в виде речевой информации, машинных документов на бумаге, экране дисплеев или тех же магнитоносителях.
4) Средства накопления информации предназначены для хранения документальной информации или систематизированной закодированной информации на машинных носителях со стирающейся записью (магнитные диски, дискеты, ленты, кассеты).
5) Средства обработки информации производят арифметические и логические операции над входной информацией по заранее составленным человеком программам. Программа обработки может изменяться и совершенствоваться, за исключением программы обработки информации в калькуляторах, в которых она жестко определена конструкцией машины.
6) Средства отображения информации осуществляют представление алфавитно-цифровой и графической информации на мнемосхеме, экране дисплея или в виде чертежа на графопостроителе. Отображение информации производится по командам ЭВМ или с накопителя на магнитных дисках.
7) Средства размножения информации производят изготовление копий документов и чертежей с возможным изменением их геометрических размеров. Средства предусматривают размножение информации с использованием специальных свето-, фото- и термочувствительных бумаги или пленки.
Таким образом, все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий, которые реализуются в рамках информационной системы.
Содержание
Похожие материалы