Глава 3. Основные программные продукты и примеры внедрений

· «Mirax Soft». Входят в холдинг Mirax Group. Разработали решение Business Control на своей собственной платформе.

· «Алтиус-софт». Также разработали решение для строительного комплекса на своей собственной платформе: «АЛТИУС - Управление строительством».

· «Корпорация Галактика». Российская компания, предлагающая комплексные системы автоматизации, на собственной платформе. Имеет решение для строительной отрасли Галактика ERP, модуль «Управление строительством».

· «Импульс ИВЦ». Франчайзи 1С. Предлагает ряд решений для строительных организаций, в том числе «1С: Подрядчик строительства» и 1С: Заказчик строительства».

· «Инталев». Франчайзи 1С, который специализируется на системах бюджетирования, управления финансами и документооборота.

· «Омега - Плюс 91». Предлагает систему для строительной отрасли на платформе Microsoft Dynamics AX (Axapta).

· «Яуза Soft Systems». Предлагает комплексные решения для строительных фирм, на платформе 1С Предприятие, в том числе: Менеджер строительства 2.0, Управление строительным предприятием 8.0

Рассмотрим такую программу как «Менеджер строительства»-удобный инструмент ведения управленческого учёта для небольших и средних строительных компаний

· разработан на платформе 1С:Предприятие 8 для автоматизации строительных фирм.

· адресован управленцам и собственникам, которым необходимо своевременно получать достоверную информацию о текущей деятельности компании.

· особое внимание уделено обеспечению простоты и удобства использования, в том числе неспециалистам в области IT и управленческого учёта.

Основные принципы работы системы

· Принцип двойной записи. Любая хозяйственная операция в Менеджере Строительства 2.0 автоматически отражается одновременным движением на сумму операции по дебету одного счета и кредиту другого счета управленческого плана счетов. Благодаря этому удаётся выявлять хищения, потери и ошибки при вводе данных, что недостижимо при ведении учёта без двойной записи;

· Консолидированный учёт. В Менеджере Строительства 2.0 вся необходимая информация для управления бизнесом предоставляется в целом по фирме независимо от количества юридических лиц и подразделений;

· Отчётность Менеджера строительства 2.0 позволяет получать всю необходимую информацию в разрезе объектов / работ / статей затрат во всех подсистемах;

· Конфиденциальность финансовой информации. В конфигурации реализовано разграничение доступа пользователей к счетам управленческого плана счетов, статьям затрат и ко всякой связанной с ними информации;

· Ведение управленческого учёта отдельно от бухгалтерского. Данные управленческого учёта хранятся отдельно от данных бухгалтерии.

Преимущества

· Быстрый доступ к требуемой информации за любой период

o С помощью отчётов Менеджера строительства 2.0 можно быстро, в наглядной и понятной форме получить всю необходимую информацию о деятельности фирмы.

· Комфортная работа каждый день

o Менеджер строительства 2.0 имеет продуманный пользовательский интерфейс, с удобными, интуитивно понятными меню;

o Благодаря удобству форм ввода данных, на стандартные операции в системе затрачивается минимальное время;

· Экономия времени за счет автоматизированного формирования документов

o Менеджер строительства 2.0 позволяет существенно экономить время пользователей за счет автоматизированного формирования документов. Так, например, на основании введённой в систему сметы можно автоматически сформировать календарный план.

· Одновременное формирование двух версий документов, справочников и отчётов: для производства и для заказчика

o Чтобы, например, поставить более жесткие сроки сдачи объекта производству и иметь запас по времени до сдачи объекта заказчику, Менеджер строительства 2.0 может автоматически формировать две версии документов, справочников и отчётов: для заказчика и для производства. В "версии для производства" будут указаны внутренние сроки сдачи и стоимость, а в версии "для заказчика" сметная стоимость и заявленные сроки заказчику сдачи объекта. В двух версиях формируются: «Календарный график работ», «План потребности в материалах», «Акт выполненных работ», «Смета» и др.

· Простой и быстрый переход к автоматизированному учёту

o Чтобы перейти к учёту в Менеджере строительства 2.0 потребуется минимальное время. Обычно на начальное освоение системы требуется не более недели;

o Начав использовать Менеджер строительства 2.0 для решения отдельных задач, впоследствии можно перейти к полному учёту хозяйственных операций в системе, при этом положительный эффект от внедрения достигается уже на начальном этапе.

· Максимальная гибкость и настраиваемость

o Система успешно адаптируется под особенности ведения учёта в конкретной строительной компании. Для этого предусмотрены настройки плана счетов, параметров аналитического учёта, ведения учёта, отчетности, прав доступа пользователей многих др. параметров. Система внедрена и работает во многих строительных компаниях, каждая из которых имеет уникальные особенности учёта.

· Работа с распределенными информационными базами

o Менеджер строительства 2.0 позволяет организовать обмен данными между территориально-распределёнными подразделениями компании, даже в том случае если они не соединены локальной сетью. В конфигурации реализован механизм распределенных информационных баз (РИБ), который решает эту задачу, минимизируя объём передаваемых данных.

В конфигурации решаются следующие задачи:

· Управление денежными средствами

o Ведение касс и расчётных счетов предприятия;

o Отражение факта списания / поступления денежных средств на расчётные счета и в кассы предприятия;

o Ведение взаиморасчётов с контрагентами по договорам и в разрезе объектов строительства;

o Ведение взаиморасчётов с подотчетными лицами;

o Анализ движения денежных средств по банковским счетам и кассам. Информацию можно получать в разрезе валют, банковских счетов и касс.

· Управление снабжением

o Сбор и обработка заявок на снабжение от исполнителей работ;

o Отслеживание статуса заявки с момента её внесения и до исполнения;

o Формирование заказов поставщикам, внутренних заказов;

o Формирование заданий водителям (путевых листов);

o Подбор оптимальных поставщиков;

o Анализ исполнения заявок;

o Анализ состояния склада;

o Учёт движения материалов на нескольких складах, склад адресного хранения, хранение по МОЛ;

o Отражение хозяйственных операций по учёту движения ТМЦ:

§ Поступление ТМЦ от поставщика на склад и на объект;

§ Перемещение ТМЦ между складами и объектами;

§ Оприходование ТМЦ по результатам инвентаризации;

§ Списание ТМЦ;

§ Передача ТМЦ в производство.

o Партионный учёт движения ТМЦ. Партия характеризуется наименованием материала, единицей измерения и ценой.

o Ведение взаиморасчётов с поставщиками в разрезе счетов на оплату;

o Автоматический подбор цены материала по остаткам, имеющимся на складе или объекте при перемещении материалов со склада или с объекта.

· Управление оборудованием, инструментами и материалами в эксплуатации

o Отражение поступления основных средств и их зачисление на баланс предприятия;

o Ведение списка основных средств с объединением их в произвольные группы и подгруппы;

o Учёт движения ОС и инструментов по объектам, работам и материально-ответственным лицам;

o Перемещение основных средств;

o Передача и списание основных средств;

o Анализ состояния и местонахождения основных средств;

o Автоматический расчёт амортизации, учёт движения и износа инструментов;

o Учёт материалов в эксплуатации:

§ Передача материалов в эксплуатацию;

§ Возврат материалов из эксплуатации;

§ Списание материалов из эксплуатации;

§ Изменение параметров амортизации материалов в эксплуатации;

§ Анализ состояния материалов в эксплуатации.

· Управление персоналом и учёт заработной платы

o Ведение списка ИТР и рабочих, хранение информации о сотрудниках с возможностью объединения сотрудников в произвольные группы и подгруппы;

o Внесение кадровых изменений, приём, увольнение, изменение статуса сотрудников;

o Анализ структуры занятости рабочих на объектах;

o Начисление и выплата ЗП работникам, составление ведомостей начисления и выплаты ЗП. Модуль позволяет автоматически формировать ряд документов:

§ Начисление окладных составляющих ЗП с помощью механизма плановых начислений;

§ Заполнение данных о выплате по данным начисления ЗП.

o Выдача денежных средств по ссудному договору, удержание сумм из зарплаты работника в счет погашения займа.

· Сметное планирование и ценообразование

o Одновременное создание двух смет: сметы для заказчика и затратной сметы для производства;

o Мгновенный контроль рентабельности как в целом по объекту строительства, так и по отдельным этапам и работам;

o Ведение единичных внутрифирменных расценок на производство работ. Каждый элемент справочника "Сметные расценки" содержит как сметные данные (данные о затратах для заказчика), так и затратные данные (данные о затратах для производства)

o Автоматизация определения цены ресурса на основании ссылок на источники цен и надбавочных коэффициентов;

o Учёт дополнительных непроизводственных расходов и представительских расходов, как суммой, так и процентом от сметной стоимости заказчику;

o Отражение субподрядных работ как выполняемых собственными силами;

o Задание различных "надбавок" и скидок на итоговую сумму сметы заказчику при помощи коэффициентов пересчета;

o Вывод сметных данных как на весь объём в целом, так и на единицу объёма позиции;

o Автоматическое создание календарного плана на основе сметы.

· Планирование продаж и производственных затрат

o Ввод плановых данных для целей сопоставления плана и контроля его фактического выполнения;

§ Внесение планов расходов на производство работ;

§ Внесение плановых данных по продажам.

o План может быть создан на основании сметы, календарного плана или независимо от них.

· Календарное планирование

o Автоматический расчёт дат начала и окончания работ на основе календарного плана;

o Расчёт стоимости работ в разрезе статей затрат по данным о стоимости используемых ресурсов;

o Автоматический пересчет объёма / продолжительности работ для производства в объём для заказчика, при помощи коэффициента пересчета;

o Групповой расчёт продолжительности работ по данным о трудоемкости и количестве доступных рабочих;

o Отражение субподрядных работ в календарном плане заказчику как выполняемых собственными силами;

o Загрузка календарного плана из сметы. При загрузке разделы сметы превращаются в группы работ, а позиции сметы в работы;

o Вывод отчётности по календарному планированию (отчёты "Работы" и "Ресурсы") в виде таблиц или в виде диаграмм Ганта в трёх версиях:

§ Для производства и заказчика одновременно - для целей сравнения календарных планов;

§ Только данные для производства;

§ Только данные для заказчика.

Примеры внедрений

ЗАО СК "Битэкс" работает на рынке строительных услуг Московского региона с 1999 года. Основные направления деятельности компании -- реконструкция и капитальный ремонт зданий различной категории сложности, реконструкция инженерных систем, строительство производственных цехов, складских и спортивных комплексов, административных и общественных зданий, монтаж быстровозводимых зданий различного назначения. Компания располагает собственной материально-технической базой, проектным подразделением, имеет парк спецтехники, что позволяет ей не только выполнять отдельные строительно-монтажные работы, но и выступать в роли генподрядчика.

Ситуация: Вопрос использования или неиспользования программных средств перед руководителями "Битэкс" не стоял в принципе. Компания была автоматизирована с самого начала её деятельности. До 2005 года использовался комплекс программ управления и учёта, выполненный на заказ. Были автоматизированы основные бизнес-процессы компании, среди которых:

· Учёт затрат;

· Планирование;

· Управление снабжением;

· Работа со сметами;

· Склад;

· Маркетинг.

Каждый модуль был автоматизирован с помощью самостоятельного программного продукта. Обмен данными между модулями не осуществлялся. С 2005 года разработчик заказной системы прекратил поддержку клиента и развитие программ, а компания "Битэкс" встала перед необходимостью внедрения новой информационной системы.

Выбор решения: Руководство "Битэкс" очень серьезно отнеслось к выбору, как нового решения, так и партнёра для его внедрения. Исходя из имеющегося опыта использования систем автоматизации, наиболее важными критериями выбора для компании стали:

· Тиражируемость решения;

· Известный бренд и стабильность поставщика-производителя платформы;

· Функциональные возможности;

· Практика использования продукта для решения аналогичных задач.

Решение: Проект автоматизации оперативного управленческого учёта в компании "Битэкс" можно разделить на 3 этапа.

I этап

Первый этап стартовал в 2005 году с внедрения системы Менеджер строительства 1.0. На базе стандартной функциональности системы было автоматизировано большинство бизнес-процессов компании, в том числе:

· Учёт затрат;

· Планирование продаж и производственных затрат;

· Учёт основных средств;

· Управление денежными средствами;

· Управление персоналом.

Стандартный функционал Менеджера строительства был дополнен и модифицирован согласно особенностям ведения учёта и пожеланиям клиента. Были добавлены следующие функциональные возможности:

· Обмен с 1С:Бухгалтерией;

· Формы корпоративной отчётности;

· Блок нормирования производственных затрат;

· Механизм планирования накладных расходов.

На первом этапе было решено сохранить часть программных средств, использовавшихся в компании до внедрения Менеджера строительства 1.0. По желанию заказчика в систему не был включён функционал по работе со сметами, управлению снабжением, а также маркетинговой деятельности.

II этап

В 2007 году начался второй этап автоматизации компании "Битэкс". На платформе 1С:Предприятие 8.0 были разработаны модули для сметного ценообразования и управления снабжением.

III этап

В начале 2010 г. руководством "Битэкс" была поставлена задача перевести весь функционал, включая дополнения и модификации на новую платформу. Новое решение было разработано на базе системы Менеджер строительства 2.0. Важным требованием было осуществить переход на новую систему в кратчайшие сроки.

На первом этапе внедрения система была запущена в тестовом режиме. Был произведён тестовый перенос данных из старой программы в новую. В процессе обучения персонала каждый сотрудник произвёл тестовый ввод данных в систему согласно своим функциональным обязанностям.

Затем был осуществлён переход на систему Менеджер строительства 2.0, а учёт в старой системе полностью прекратился. Благодаря этому снизилась нагрузка на рядовых сотрудников, которым не пришлось вести параллельный учёт в двух системах.

Результаты: В настоящий момент с помощью системы Менеджер строительства 2.0. автоматизированы все основные бизнес-процессы компании "Битэкс". Налажена связь с базой с удалённого склада. Для этого в системе используется терминальный доступ.

ОлимпСтройСервис

Компания "ОлимпСтройСервис", была образована в 2000 году и осуществляет полный комплекс услуг по проектированию и строительству коттеджей, перепланировке, комплексному ремонту и отделке жилых и офисных помещений, включая все виды сантехнических и электромонтажных работ.