Автоматизація бізнес-процесів в середовищі Microsoft Project-2007

контрольная работа

2. Ситуаційне завдання

Предмет ситуаційної вправи: розробка виробничої програми підприємства і плану її виконання в умовах жорсткої обмеженості ресурсів.

Підприємство, на матеріалах якого підготовлено кейс: Приватне підприємство «Торгінформатика-1».

Мета застосування ситуаційної вправи: сприяння оволодіванню студентом нормативним матеріалом курсів на аналітико-прикладному рівні. Цей рівень передбачає, що студент, з одного боку, набуває здатностей аналізувати загальнотеоретичний та конкретно прикладний матеріал і робити на базі цього аналізу самостійні висновки, а з іншого - спроможний застосовувати набуті знання в типових управлінських ситуаціях.

Дисципліни, при засвоєнні яких може використовуватися ситуаційна вправа: «Операційний менеджмент», «Менеджмент»

Мінімальна кількість годин, необхідних для розгляду кейса (за умови позааудиторного ознайомлення з матеріалами ситуаційної вправи) - 1 година;максимальна - 8 годин.

Саме такі суперечливі думки супроводжували одного суботнього травневого ранку Валентину Миколаївну Кириченко - директорку малого приватного підприємства “Торгінформатика -1” (www.torginfo.kiev.ua). Їх появу було спровоковано майже одночасним отриманням підприємством декількох замовлень, роботи по яких конче необхідно виконати не тільки якісно, але й вчасно. Точніше, у період з 01.07.2004р. до 30.09.2004 р., а ресурси фірми дуже обмежені.

Проекти на підприємстві поділяють на типові стандартизовані (див. дод. Б) та типові індивідуалізовані (див. дод. В), що відрізняються між собою за технологією та складністю виконання робіт. Практика показала, що реальний строк виконання робіт по проектах відхиляється від нормативного не більше ніж на 10 %, як в сторону збільшення, так і в сторону зменшення. Також на підприємстві має місце підготовча робота над проектом, що не враховується в нормативному часі виконання робіт по ньому. Для типового стандартизованого проекту вона становить не менше 30 годин на проектну групу, а для типового індивідуалізованого - не менше 50 годин.

У понеділок, на робочому місці Валентина Миколаївна проглядала проекти договорів по замовленнях, що надійшли, з тим, щоб прийняти остаточне рішення....

... один типовий індивідуалізований проект (Автоматизація бізнес-процесів Спілки автомобілістів України), роботи по якому, згідно договору необхідно розпочати не пізніше 10.07.2004р. І, пять типових стандартизованих проектів (автоматизація мережі торгових підприємств “*****”), ввести в експлуатацію які необхідно не пізніше 29.09.2004р., але краще не пізніше 25.09.2004р...

Питання для обговорення та завдання

1. Якщо б Ви очолювали це підприємство, яким було б Ваше рішення?

2. Скласти типовий графік виконання робіт по кожному проекту з використанням програми Microsoft Project;

3. Визначити черговість виконання замовлень;

4. Скласти загальний графік виконання робіт по підприємству з використанням програми Microsoft Project;

5. Обрахувати, який з проектів (типовий стандартизований чи індивідуалізований) є більш вигідними для фірми, якщо відомо, що договірна ціна індивідуального проекту становить 20 000,00 грн., типового стандартизованого - 8 000,00 грн., а щомісячні постійні витрати підприємства (оренда, мобільний та Інтернет звязок, загально адміністративні витрати) складають 4 000,00 грн.

Рішення:

1. Оскільки є штат підприємства (12 осіб) та затверджені посадові оклади, ша оплату праці в місяць потрібно:

Фонд_оплати праці = 10700 грн.

2. При отриманні цього фонду оплати праці треба сплатити до пенсійно-соціальних фондів - 39% (в сумі) від фонду оплати праці:

Пенс.-соціальні фонди = 10700 грн. *0,39 = 4 173 грн.

3. За вихідними умовами потсійні витрати на функціонування інфраструктури підприємства становить 4000 грн. на місяць.

4. Таким чином планові витрати підприємства за наступний квартал (3 місяці) становитимуть:

Витрати _кварталу = (10700+4173+4000)*3=56 619 грн.

5. Сума доходжів підприємства від виконання 5 стандартних проектів та 1 нестандартного становитиме :

Сума доходів = 5* 8000грн. +1* 20000 грн. = 60 000 грн.

6. Чистий прибуток за 3 місяці становитиме (з врахуванням 25% податку на балансовий прибуток):

Чистий прибуток = (60000 - 56619)*0,75 =2 535,75 грн.

Що еквівалентне преміальним доплатам до посадових окладів у розмірі:

Премія = 2535,75 грн./(10700 грн.*3)= +7,9 коп. на кожну гривню заробітної плати, або 7,9%, що навіть не компенсує 15% податку з доходів фізичних осіб.

7. Таким чином, попередній аналіз заказів фірми на наступний квартал показує, що потрібно виконати весь обсяг заказів, тобто:

- 5 стандартних проектів

+ 1 індивіалізований проект

Основна проблема, чи достане наявної чисельності персоналу фірми для виконання планового обсягу робіт у планових трудовитратах 6 одночасних проектів з зміщенням стадії виконання між собою.

Розрахунки в MS PROJECT характеристик стандартизованного проекту:

Рис.2.1. Вихідна таблиця ресурсних витрат проектів в оплаті праці персоналу

Таблиця 2.1

Розраховані строки виконання стандартного проекту (роботи, строки) в MS PROJECT (1 проект, спроектований по плановому строку початку - 01.07.2004 року)

Таблиця 2.2

Розраховані строки виконання стандартного проекту (роботи, строки) в MS PROJECT (5 проект, спроектований по плановому строку закінчення - 25.09.2004 року)

Таблиця 2.3

Основні показники початку та закінчення 5 стандартних проектів

Назва проекту

Вираховані витрати проекту на оплату праці в грн.

Строк початку проекту

Строк закінчення проекту

Станд. Проект №1

4258,24

01.07.2004

06.08.2004

Станд. Проект №2

4258,24

09.08.2004

14.09.2004

Станд. Проект №3

4258,24

12.07.2004

17.08.2004

Станд. Проект №4

4258,24

25.07.2004

31.08.2004

Станд. Проект №5

4258,24

19.08.2004

25.09.2004

Рис. 2.2. Діаграма Ганта стандартного проекту №1

Рис. 2.3. Сітьовий графік виконання робіт стандартного проекту №1

Рис. 2.4. Сітьовий графік виконання робіт стандартного проекту №1(фрагмент 1)

Рис. 2.5. Сітьовий графік виконання робіт стандартного проекту №1 (фрагмент2)

Рис. 2.6. Сітьовий графік виконання робіт стандартного проекту №1(фрагмент 3)

Рис. 2.7. Сітьовий графік виконання робіт стандартного проекту №1(фрагмент 4)

Таблиця 2.4

Розраховані обсяги потрібних ресурсів в н/годинах по посадам для виконання 1-го стандартного проекту

Таким чином, на виконання 1 та 5 стандартного проекту потрібні, при наявності в підприємстві:

1. Ресурси директора підприємства (за 3 місяці):

1 проект = 88 н/часів

5 проектів = 440 н/часів

Фонд за 3 місяці = 164*3 =492 н/ч

2. Ресурси 5 інженерів-програміст І категорії (за 3 місяці):

1 проект = 120 н/часів

5 проектів = 600 н/часів

Фонд 5 програмістів за 3 місяці = 96*3*5 =1440 н/ч

3. Ресурси 2 інженерів з механізації та автоматизації виробничих процесів (за 3 місяці):

1 проект = 80 н/часів

5 проектів = 400 н/часів

Фонд за 3 місяці = 60*3*2 =360 н/ч

4. Ресурси провідного програміста підприємства (за 3 місяці):

1 проект = 48 н/часів

5 проектів = 240 н/часів

Фонд за 3 місяці = 164*3 =492 н/ч

5. Ресурси комерційного директора підприємства (за 3 місяці):

1 проект = 64 н/часів

5 проектів = 320 н/часів

Фонд за 3 місяці = 164*3 =492 н/ч

Таким чином, для виконання 6-го індивідуалізованого проекту можуть бути використані резервні фонди:

1. Комерційного директора - 160 н/часів за 3 місяці

2. Провідного програміста - 252 н/ч за 3 місяці

3. 3 програмістів 1 категорії - 840 н/ч, які потрібно використати наступним шляхом:

- звільнити 1 програміста та взяти замість нього на роботу 1

інженера з механізації та автоматизації виробничих процесів;

- або перекваліфікувати 1 програміста на виконання функцій

інженера з механізації та автоматизації виробничих процесів;

Це дозволить подолати дефіцит нормо часів потрібних робіт інженерів з механізації та автоматизації виробничих процесів.

Розраховуємо графіки проекту індивідуалізованого заказу по автоматизації з врахуванням попередніх розрахунків.

Таблиця 2.5

Розраховані строки виконання індивідуалізованого проекту (роботи, строки) в MS PROJECT (спроектований по плановому строку закінчення - 27.09.2004)

Таблиця 2.6

Розрахункові витрати ресурсного фонду виконавців індивідуалізованого проекту

Рис. 2.8. Діаграма Ганта індивідуалізованого проекту (Фрагмент1)

Рис. 2.9. Діаграма Ганта індивідуалізованого проекту (Фрагмент2)

Таблиця 2.8

Бюджетні витрати індивідуалізованого проекту

На виконання індивідуалізованого проекту, з врахуванням необхідності зростання обсягу спеціалістів, який в проекті притягнений на останніх етапах виконання проекту, потрібні наступні ресурси в (н/часах):

1. Директор - 136 н/ч

2. Комерційний директор - 128 н/ч

3. Провідний програміст - 360 н/ ч

4. Інженер - програміст 1 категорії - 80 н/ч

5. Інженер з механізації та автоматизації виробничих процесів - 128 н/ч

Тобто, з врахуванням попередніх розрахунків по 5 стандартних проектам, виникає наступний дефіцит ресурсів:

1. Директор - = (52 - 136) н/ч = - 86 н/часів

2. Комерційний директор - = (160 - 128) н/ч = + 32 н/ч

3. Провідний програміст - = (252 н/ч - 360 н/ ч) = - 108 н/часів

4. Інженер - програміст 1 категорії - =(840 - 80) = +760 н/ч

5. Інженер з механізації та автоматизації виробничих процесів - =

= (-40 - 128) н/ч = - 168 н/ч

Таким чином, директору МП для виконання планового обсягу робіт наступного кварталу необхідно замість 1 програміста 1 категорії взяти на повний робочий день 1 інженера з механізації та автоматизації виробничих процесів.

Також у індивідуалізованому проекті треба перерозподілити загрузку між провідним програмістом та частково вільними 2-ма програмістами 1 категорії.

Розрахункова ефективність виконання 6 проектів у наступному плановому кварталі за даними витрат, розрахованих по сітьовим графікам загрузки ресурсів становитимуть:

1. Сумарний обсяг заробітної плати безпосередніх учасників проекту:

Сумарна_оплата праці = (12 246,72 грн. + 5*4258,24 грн.)*1,39 =

= 46 617,75 грн.

при цьому ресурси всіх працівників, окрім головного бухгалтера та шофера задіяні в проектах повністю.

2. З врахуванням заробітних плат шофера та бухгалтера з а3 місяці та витрат по 4 000 грн. в місяць на інфраструктуру підприємства, сумарні витрати на виконання проектів за квартал складуть:

Сумарні витрати = 46 617,75 грн. +4 000 грн.*3 +1800 грн.*1,39*3=

= 66 123,75 грн.

Таким чином, при виконанні встановлених договорами термінів виконання індивідуалізованого та 5 стандартних проектів - діяльність підприємства буде збитковою (сумарний дохід від виконання проектів - 60 000 грн.).

Аналіз показує наявність на підприємстві незадіяних ресурсів 2 інженерів програмістів. При їх звільненні економія витрат заробітної плати становитиме:

Економія _ витрат = 2*1000грн./міс*1,39*3міс. = 8340 грн., що покриває дефіцит доходів.

Таким чином, перед директором МП стоїть дилема:

- або звільнення 2-х програмістів,

- або взяття на виконання за квартал ще одного стандартного проекту (доход 8 000 грн.) та перерозподіл робіт між працівниками фірми.

Делись добром ;)