5. Эффективность управления и применения САДЭД

Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Анализ соотношения цена/польза - это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке - или осязаемых и неосязаемых - факторов. Саттон М. Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения - СПб. Азбука, 2002.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции. Электронный документооборот: факты и рекомендации. Опубликовано 06. 11.2004. (http: //www.idlab.net/inter/idsite. nsf/site/rus. home. Articles. detail? OpenDocument&id=rus. home. articles. wffacts

Внедрение СЭД обеспечивает:

Ю Скорость предоставление услуг;

Ю Себестоимость предоставления услуг;

Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

Ю Качество услуг;

Ю Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.

На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

Ю Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

Ю Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

Ю Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

Ю Улучшение контроля над исполнением документов;

Ю Повышение безопасности документов;

Ю Повышение сохранности и удобства хранения документов;

Ю Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

Ю Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

Ю Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

Ю Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

Ю Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко рассчитать зная объем документооборота предприятия и из составляющих которые определяются экспертной оценкой:

· За счет использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов. Например, на предприятии численностью 2500-3500 человек в среднем в год выпускается 4000 двухстраничных внутренних нормативно-распорядительных документов, которые доводятся до 100 должностных лиц. Расходы на размножение только этих документов составят порядка 640 000 руб. в год. Эта сумма превышает стоимость программного обеспечения системы "Дело" на 100 рабочих мест.

· Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.

· Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия.

· Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

· Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления.

· Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечивает многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

· Организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает ее сотрудников от рутинной и непродуктивной работы. Высвобождается порядка 15% (по данным российских консалтинговых компаний) рабочего времени затрачиваемого ранее на поиск необходимых документов.

· Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата (по данным российских консалтинговых компаний).