1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы
Для рассмотрения темы курсовой работы - «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».
Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]
Управление можно представить как последовательный процесс:
ь получения информации;
ь обработки информации;
ь принятия решения;
ь доведения решения до сведения исполнителей;
ь исполнения решения;
ь подведения итогов. [21; с. 142-144]
При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:
ь общепринятых принципов обработки документов;
ь приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]
Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]
Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. [4]
В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.
Информационная система - это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]
Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:
ь хранение информации;
ь передача информации;
ь преобразование информации.
Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:
1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);
2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);
3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет - например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]
Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.
Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?
В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов - к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.
В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:
Ш системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
Ш справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
Ш комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как «БОСС-кадровик», и др.).
В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций:
ь изготовление и учет бумажных документов,
ь их перемещение по организации и отправка;
ь контроль работы с документами исполнителей;
ь уничтожение / хранение документов
ь связанная с документами справочно-аналитическая работа.
С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.
Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:
Ш путаница и проблема поиска документов;
Ш невыполнение документов в срок;
Ш дублирование и противоречие документов друг другу;
Ш неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
Ш невозможность проследить историю работы с документами.
Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами - переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]
Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.
Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами - для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]
Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».
- Введение
- Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии
- 1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы
- 1.2 Автоматизация делопроизводства
- 1.3 Электронный документооборот
- Глава 2. Нормативное регулирование использования новых информационных технологий в делопроизводстве
- 2.1 Федеральные законы
- 2.2 Национальные (государственные) стандарты
- 2.1 Иные нормативно-методические документы
- Глава 3. Примеры использования систем электронного документооборота
- 3.1 «ДЕЛО» - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
- 3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное делопроизводство»
- 3.3 Опыт некоторых госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД
- Заключение
- 26.1. Пути развития и эффективность внедрения новых информационных технологий в туризме
- 3.3 Проблемы внедрения информационных технологий
- 2. Проблемы внедрения информационных технологий в транспортных компаниях
- 1.3 Особенности новых информационных технологий
- 3.Новые информационные технологии.
- Направления внедрения средств новых информационных технологий в образование.
- Новейшее время. Внедрение информационных технологий
- Приоритеты и проблемы в развитии новых информационных технологий в образовании.
- Новые информационные технологии