2.1.3 План управления проектом

План управления проектом определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом может состоять из вспомогательных планов.

Процессы управления проектами, отобранные командой управления проектом

Пять групп процессов таковы:

1) Группа процессов инициации: принятие решения о начале выполнения проекта, получение заданий от заказчика.

2) Группа процессов планирования: определяются, уточняются цели, планируются действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект, разрабатывается окончательный план работ; согласовывается план работ.

3) Группа процессов исполнения: объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана проекта. Выполняется проект согласно плану:

1. Создание команды и распределение ролей

1.1 Определение ведущих

1.2 Определение ответственных за монтирование видеоролика

1.3 Определение ответственных за организацию приглашений гостям

1.4 Определение списка участников в концертных номерах

1.5 Создана команда проекта и распределены роли

2. Организация и проведение репетиций

2.1 Определение расписания студентов

2.2 Состыковка расписания

2.3 Определение графика проведения репетиций

2.4 Проведение репетиций

2.5 Написание сценария

2.6 Организованы и проведены репетиции

3. Аренда актового зала

3.1 Выбор актового зала

3.2 Подача заявления на аренду

3.3 Арендован зал

4. Аренда видео- и аудиооборудования

4.1 Подача заявки

4.2 Арендовано оборудование

5. Организация информационных приглашений

5.1 Определение списка гостей

5.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей фестиваля

5.3 Печать объявлений

5.4 Организованы приглашения гостям

6. Монтирование видеоролика

6.1 Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и преподавателей

6.2 Выбор музыки и подбор текста

6.3 Создание видеоролика

6.4 Смонтирован видеоролик

7. Завершение подготовки к проведению фестиваля

7.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения

7.2 Украшение актового зала

7.3 Установка видео- и аудиооборудования

7.4 Проведение генеральной репетиции

7.5 Подготовка к фестивалю завершена

8. Проведение концерта.

4) Группа процессов мониторинга и управления: менеджер регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, проводит корректирующие действия для достижения целей проекта.

- Систематические репетиции.

- Отчет организаторов о проделанной работе.

- Принятие координирующих действий.

5) Группа завершающих процессов: приемка продукта и подведение проекта к правильному завершению: подведение итогов, закрытие контрактов, отчет перед заказчиком.

1. Закрытие проекта:

- Закрытие контрактов.

- Подведение итогов.

- Отчет перед заказчиком.

- Проект закрыт.

Описание инструментов и методов, используемых для осуществления этих процессов

Проект осуществляется в соответствии со стандартом PMBOK 2004 - своду знаний по управлению проектами, представляющий собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами.

План выполнения работы для достижения целей проекта

Выполнение работ для достижения целей проекта, наблюдение, мониторинг, контроль и корректировка будут выполняться на репетициях, и при получении отчетов о проделанной работе.

План мониторинга изменений

Мониторинг и управление работами проекта выполняется для наблюдения за ходом организации фестиваля. Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с руководителем проекта - Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.

План управления конфигурацией

В ходе реализации проекта менеджер проекта будет систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от плана и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать команду об изменениях.

Потребность, инструменты и методы коммуникации между участниками проекта.

В информации нуждаются все участники проекта. Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации: e-mail, SMS, телефонограммы, факсы, социальные сети в Интернете, встречи, совещания и т.п. Подробнее будет описано в управлении коммуникациями проекта (раздел 2.7).

Описание фаз проекта

1) Начальная:

- Создание команды и распределение ролей.

2) Промежуточная:

- Организация и проведение репетиций.

- Аренда актового зала.

- Организация информационных приглашений.

- Монтирование видеоролика.

- Завершение подготовки к проведению фестиваля.

3) Финальная:

- Проведение концерта.

- Закрытие проекта.

Дополнительная информация в отношении содержания, объема и сроков

Проект реализуется в течение 41,39 дней. Большая часть операций будет выполняться после новогодних каникул, т.е. с 13 февраля 2012г.