3. Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.

Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Проводят автоматизацию подготовке тех документов, которые:

а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию;

б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей.

Таблица 2 - Сведения о затратах

Для проведения технико-экономического анализа используются следующие этапы:

1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации. В рассматриваемом примере начальник отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j).

К таким документам относятся:

Ш приказ о приеме работника на работу;

Ш приказ о предоставлении отпуска работнику;

Ш приказ о направлении работника в командировку;

Ш командировочное удостоверение;

Ш служебное задание;

Ш приказ о поощрении работника;

Ш страховой полис;

Ш страховая квитанция;

Ш справка;

Ш заявление о предоставлении отпуска.

Таблица 3 - Количество создаваемых документов

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Т_м,ср. за месяц в часах: Т_м,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес 171 [час/мес].

2. Оценка количества исполнителей N_j, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

N_j = (K_j*W_j)/Т_м,ср. [чел].

Для плана работы коллегии на полугодие:

N₁ = 1*25/171 0,15

N₂ = 1*25/1710,15

N₃ = 1*40/171 0,23

N₄ = 1*50/171 0,3

N₅ = 1*25/171 0,15

N₆ = 8*5/171 0,23

N₇ = 5*6/171 0,2

N₈ = 10*1/171 0,1

N₉ = 5*12/171 0,4

N₁₀ = 0,3*83,3/171 0,1

Общее количество исполнителей ?N_j = 2,01. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени начальника отдела кадров занимает выполнение обязанностей секретаря.

3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат M_j на обработку j-го типа документа.

M_j = N_j*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для плана работы коллегии на полугодие:

M₁ = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M₂ = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M₃ = 0,23*10000*(1+500/100) = 11523

M₄ =0,3*10000*(1+500/100) = 15030

M₅ = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M₆ = 0,23*10000*(1+500/100) = 11523

M₇ = 0,2*10000*(1+500/100) = 10020

M₈ = 5010*10000*(1+500/100) = 11523

M₉ = 0,4*10000*(1+500/100) = 20040

M₁₀ = 0,1*10000*(1+500/100) = 5010

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят M_j=107214 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости обработки С_j одного экземпляра j-го типа документа:

С_j = M_j/K_j [руб/шт]

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

C₁ = 7515/1=7515

C₂ = 7515/1=7515

C₃ = 11523/1=11523

C₄ = 15030/1=15030

C₅ = 7515/1=7515

C₆ = 11523/8=1440,4

C₇ = 10020/5=2004

C₈ = 5010/10=501

C₉ = 20040/5=4008

C₁₀ = 5010/0,3=16700

5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД:

а) оценка затрат S на создание и внедрение БД; стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена S_то = 15 000.

б) оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД.

Данная оценка производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Q_карт=2000 [шт] документов.

В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа

R_j=(K_j/Q_карт)*S_карт [руб/мес],

где S_карт [руб] -- стоимость одного картриджа.

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

R₁ = (1/2000)*4000 =2.

R₂ = (1/2000)*4000 =2

R₃ = (1/2000)*4000 =2

R₄ = (1/2000)*4000 =2

R₅ = (1/2000)*4000 =2

R₆ = (8/2000)*4000 =16

R₇ = (5/2000)*4000 =10

R₈ = (10/2000)*4000 =20

R₉ = (5/2000)*4000 = 10

R₁₀ = (0,3/2000)*4000 =0,6

6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M_a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы:

M_a,j = S_j/(12*L) + R_j [руб/мес],

где S_j=S_то*K_j/K_j -- доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:

M_a,1 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M_a,2 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M_a,3 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M_a,4 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M_a,5 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M_a,6 = 15000*(8/33,3)/(12*3)+16=116

M_a,7 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5

M_a,8 = 15000*(10/33,3)/(12*3)+20=145

M_a,9 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5

M_a,10 = 15000*(0,3/33,3)/(12*3)+0,6=4,7

Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны M_a,j 491,6 [руб/мес].

7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки W_a =132,25<W =272,3 и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей N_a =1,38<N=2,01.

Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется выражением:

W_a,j =(W_j-W_a,j)/W_j.

W_a,1 = 0,4

W_a,2 = 0,4

W_a,3 = 0,63

W_a,4 = 0,7

W_a,5 = 0,4

W_a,6 = 0,75

W_a,7 = 0,6

W_a,8 = 0

W_a,9 = 0,75

W_a,10 = 0,4

Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки, таким образом, выполняться условие:

M_a = 491,6<M = 9619.

Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров:

W_a,_j:W_a,₁=W_a,2=W_a,₃=W_a,₄=W_a,₅=W_a,₆=W_a,₇=W_a,₈=W_a,₉=W_a,₁₀=W_a,₁₁=5,03

8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации:

W_a,_j = W_j*(1 - W_a,_j) [чел*час/шт].

W_a,1 = 25*(1-0,4)=15

W_a,2 = 25*(1-0,4)=15

W_a,3 = 40*(1-0,63)=14,8

W_a,4 = 50*(1-0,7)=15

W_a,5 = 25*(1-0,4)=15

W_a,6 = 5*(1-0,75)=1,25

W_a,7 = 6*(1-0,6)=0,06

W_a,8 = 1*(1-0)=1

W_a,9 = 12*(1-0,75)=3

W_a,10 = 83,3*(1-0,4)=50

Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости W_a,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента.

9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):

N_a,j = N_j*(1 - W_a,j) [чел].

N _a,1 = 0,15*(1-0,4)=0,09

N _a,2= 0,15*(1-0,4)= 0,09

N _a,3= 0,23*(1-0,63)=0,08

N _a,4= 0,3*(1-0,7)=0,09

N _a,5= 0,15*(1-0,4)= 0,09

N _a,6= 0,23*(1-0,75)=0,06

N _a,7= 0,2*(1-0,6)=0,08

N _a,8= 0,1*(1-0)=0,1

N _a,9= 0,4*(1-0,75)=0,1

N _a,10= 0,1*(1-0,4)=0,6

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле N_a = N_a,j=0,78. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря. Она составит (N_Ai/N)*100 % = 39%.

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:

M_a,j = N_а,j[C*(1+H/100)]+ M_a,j [руб/мес].

М_a,1=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

М_a,2=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

М_a,3=0,08*(10000*(1+500/100)+14,5)=48001,2

М_a,4=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

М_a,5=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

М_a,6=0,06*(10000*(1+500/100)+116)=3606,9

М_a,7=0,08*(10000*(1+500/100)+72,5)=4805,8

М_a,8=0,1*(10000*(1+500/100)+145)=6014,5

М_a,9=0,1*(10000*(1+500/100)+72,5)=6007,2

М_a,10=0,06*(10000*(1+500/100)+4,7)=3600,3

Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют M_a=M_a,_j= 288041, [руб/мес].

11. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД:

K_а,_j = K_j/(1-W_a,_j) [шт/мес].

K_a,1 = 1/(1- 0,4) =0,6

K_a,2 =1/(1- 0,4) =0,6

K_a,3 =1/(1- 0,63) =0,37

K_a,4 =1/(1- 0,7) =0,3

K_a,5 = 1/(1- 0,4) =0,6

K_a,6 =8/(1- 0,75) =0,03

K_a,7 =5/(1- 0,6) =0,08

K_a,8 =10/(1- 0) =0,1

K_a,9 =5/(1- 0,75) =0,05

K_a,10 =0,3/(1- 0,4) =2

делопроизводство документооборот страховая компания

Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 4,73 единиц. Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:

Ш среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 288041 руб. до 107214 руб.;

Ш возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 39 %;

Ш возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 33,3 до 38,03 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 4,73 единиц для одного заседания. Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.