Кадровая документация в системе учета наличия персонала

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала. В совокупности с деятельностью отдела организации труда и заработной платы (или подразделений, выполняющих его функции) обеспечивается возможность проведения анализа затрат на оплату труда персонала.

Кадровая документация - непременная часть документов любого учреждения, организации, предприятия. Она ведется отделом кадров. Однако система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Основные элементы кадровой части системы:

прием сотрудника;

перевод сотрудника;

увольнение сотрудника;

вычисление стажа работы;

учет курсов повышения квалификации (переподготовки, специализации);

учет совместительства;

учет наличия квалификационных категорий;

учет награждений;

учет взысканий;

учет отпусков;

сведения об уволенных из организации лиц.

Система по учету кадров может работать как локальном режиме (одно-два рабочих места), так и в широком режиме с подключением к ней всех заинтересованных лиц (руководителей структурных подразделений, других сотрудников). Система поддерживает корпоративный режим работы и использует все возможности общего комплекса: транспорт данных, разграничение доступа, синхронизацию данных и т.д.

Система позволяет полностью прослеживать движение сотрудников, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, формирование произвольных отчетов по кадровой структуре предприятия.

Для получения выходных форм (типовых справок по личному составу, структуре организации и т.д.) применяется универсальный генератор отчетов. Он позволяет формировать отчетные формы произвольной сложности.

В комплексе система представлена базой данных отдела кадров. В основе учета сотрудников - форма "Личная карточка". Она является образцом при внесении сведений на нового сотрудника (точная копия типовой межведомственной формы №Т-2).

Эта программа основана на модульном принципе построения, который позволяет осуществлять его поэтапное внедрение.

Модуль "Учет кадров" предназначен для руководителей и специалистов отдела кадров.

Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников. Кроме большого количества "стандартной" информации о сотруднике, можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Система "Кадры" обеспечивает формирование стандартных отчетных форм путем связи с табличным процессором Microsoft Excel. Могут формироваться различные справочные документы.

Модуль "Штатное расписание" предназначен для сотрудников планово-экономического отдела. Он приведен в таблице 1.

Таблица 1. Штатное расписание.

Основой работы экономической системы является штатное расписание, которое составляется в экономическом отделе и затем передается в отдел кадров, для осуществления учета движения персонала. На основании штатного расписания, информации, предоставляемой отделом кадров и экономическим отделом, система формирует тарификационные списки.

В рамках работы со штатным расписанием поддерживаются функции ведения организационной структуры предприятия, ведения системы тарифно-квалификационных сеток (ТКС), работы со штатными единицами подразделений.

Основными элементами экономической части системы являются: штатное расписание, тарифная сетка, тарификационные списки.

При ведении штатного расписания производятся регистрация сведений о структуре организации и учет вакантных должностей.

В характеристике должностей содержится информация, касающаяся непосредственно данной должности (оклад, количество ставок и т.д.), а также ссылки на личные карточки работников, занимающих данную должность.

Кроме того, программа должна предусматривать формирование и вывод на печать учетных форм (штатное расписание и т.д.).

Разработчиками системы предусмотрен гибкий механизм регулирования доступа к документам, ограничение создания, чтения и редактирования документов как в полном объеме, так и фрагментарно.

Руководящий состав организации может оперативно получать нужные сведения по структуре предприятия, штатному расписанию, информацию о сотрудниках и вакансиях. Сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих должностных обязанностей при использовании системы. Система предназначена для автоматизированной поддержки ведения кадровой документации при решении различных задач (ведение картотеки личных карточек, ведение штатного расписания, формирование справок, поиск необходимой информации).

Два модуля системы "Учет кадров" и "Штатное расписание" работают в едином информационном пространстве. Реализованная в системе функция разграничения доступа позволяет определить весьма четкие границы получения информации, вплоть до конкретных списков.

При работе с данными и базой данных по личному составу необходимо учитывать, что Законодательством Украины персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации; и юридические, и физические лица несут ответственность за соблюдение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно, любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа.

Система обеспечивает:

ведение структуры предприятия в виде иерархического списка подразделений, создание, перемещение, переименование, удаление структурного подразделения, просмотр истории подразделения

ведение штатного расписания и штатной расстановки работников, определение для каждой позиции размера оплаты, плановой и нормативной численности, вида и размера надбавок, индексацию оплаты

создание и редактирование приказов по изменению штатного расписания и ввод их в действие

подготовку и ведение проектов организационной структуры и штатного расписания предприятия

установку разных размеров оплаты в зависимости от условий труда

ведение оперативного и полного учета кадровой информации в объеме унифицированной формы Т-2 с возможностью ввода дополнительной информации по работнику в необходимом формате данных

ведение учета резерва на выдвижение высшего и среднего звена руководителей

учет нескольких видов стажа, в том числе во вредных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера

ведение информации по сотрудникам, работающим вахтово-экспедиционным методом

автоматическое изменение размера северной надбавки в соответствии с законодательством по сроку проживания или при отработке необходимого числа рабочих смен работающим вахтово-экспедиционным методом

подготовку и утверждение приказов по кадровому составу, печать их в соответствии с унифицированными формами

повторный прием и отмену увольнения уволенных работников

оформление предоставления основного и дополнительных отпусков, отзыва из отпуска, формирование графика отпусков в виде унифицированной формы Т-7

ввод документов и данных по учету рабочего времени для автоматического отражения их в табеле сотрудника: больничных листов, донорских дней, неявки по неизвестным причинам и т.п.

ведение учета накопления отгулов на основании нормы и факта рабочего времени и предоставления отгулов на основании табеля учета рабочего времени

ведение информации военно-учетного стола предприятия

ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию

ведение учета назначенных пенсий

ведение информации для формирования документов персонифицированного учета

формирование необходимых печатных документов и отчетов по кадровой информации в разрезе имеющихся в системе данных о персонале предприятия и вывод полученной информации на принтер или в файл

анализ данных по использованию специалистов с высшим и средним специальным образованием

создание и использование для анализа единой базы данных по сотрудникам для территориально-распределенных организаций

перевод сотрудников между предприятиями одного юридического лица

формирование, просмотр и печать различных списков сотрудников по отдельному предприятию и по корпорации в целом.