Глава 1. Методологическая характеристика проблемы автоматизации подбора и найма персонала

Подбор и прием на работу кадров играет крайне важную роль в управлении персоналом. Не секрет, что от того насколько квалифицированные и работоспособные кадры работают в организации, напрямую зависит эффективность деятельности, а, следовательно, и экономический результат этой деятельности, как таковой.

Рекрутеры - это любые сотрудников, на регулярной основе, занимающихся подбором персонала. Таким сотрудником может быть:

сотрудник кадровой службы;

консультант рекрутингового агентства.

Рассмотрим систему найма в организации. План проведения набора персонала разрабатывается с учетом численности и качественного состояния имеющихся кадровых ресурсов, перспективных масштабов расширения производства или обновления технологических процессов, а также прогнозируемых сроков увольнения работников по достижению пенсионного возраста. В плане отражаются показатели по срокам и численности требуемого набора по основным лимитирующим профессиям, а также предпочтительные источники комплектования, которые служат ориентиром менеджеру по персоналу для заблаговременного установления партнерских связей с организациями, располагающими возможностью поставки требуемых специалистов в организацию Кибанов А.Я.,Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: Отбор и оценка при найме, аттестация. - М.,Экзамен,2005.- с. 178..

При наборе персонала используются внешние источники, это публикация объявлений в СМИ, размещение заявок в центре занятости и на Интернет-ресурсах. При наборе менеджеров компания может использовать кадровые агентства, если другие источники не дали результата. При найме сотрудника используются тест на профпригодность и интервью.

Известно, что на сегодняшний день, бумажные технологии в чистом виде при подборе персонала не применяются. При этом часть рекрутинговых предприятий все еще используют бумажный документооборот, в качестве дублирующей функции. Основные же функции выполняются посредством использования компьютерных технологий. Современный рекрутер обладает стандартным набором программных средств, таких как:

электронная почта;

выход в Интернет;

MS Word;

MS Excel.

Однако, данного набора программных средств явно недостаточно. Рассмотрим вопрос необходимости использования рекрутером специализированных программных средств в области рекрутинга персонала.

Современными рекрутерами используется электронная почта с целью E-Staff. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.e-staff.ru/.:

получения резюме соискателей;

общения с соискателями и клиентами.

Чаще всего электронная почта применяется без технологической связи с бизнес-процессом в компании. Обычно работа с электронной почтой не автоматизирована даже в случае если в компании:

используются свои системы учета и работы с клиентами;

системы электронного документооборота;

такие системы поддерживают автоматическую подготовку и отправку писем.

В таком случае каждое письмо необходимо просмотреть (минимум 1-2 секунд) и принять решение.

Также проблемой в данном случае является большой объем почты. Так, рекрутер может получать десятки или сотни резюме в день на основной канал. Поэтому рекрутер выполняет рутинную техническую работу в следующих направлениях:

резюме может находится как в тексте письма, так и в прикрепленном файле;

резюме в теле письма может быть в неверной кодировке и не читаться;

резюме может быть отправлено не самим соискателем, а системой автоматической рассылки с какого-либо интернет-сайта по трудоустройству и содержать ненужную служебную информацию;

одно и то же резюме часто присылается несколько раз.

Также проблемой может послужить то, что если специализированное программное обеспечение для рекрутинга не применяется, то после закрытия вакансии информация теряется. Если пользователь - не рекрутинговое агентство, то теряется и соискатель. Известно, что события, произошедшие с соискателем могут понадобиться.

Еще одним направлением деятельности кадровой службы выступает публикация вакансий. Такое объявление может располагаться на следующих сайтах:

job.ru;

rabota.ru;

hh.ru;

superjob.ru;

zarplata.ru;

1job.ru;

rabota.mail.ru;

и т.д.

Разместить объявление здесь может любой желающий. При этом модерирование размещаемых объявлений проводят сайты:

rabota.ru;

rabota.mail.ru.

Другие ресурсы являются практически открытыми. При этом открытость ресурса вызывает некоторое снижение качества объявлений (как резюме, так и вакансий). Большинство ресурсов благодаря формату поиска стимулирует пользователей к повторным размещениям одного и того же объявления. Целью этого является обновление резюме и появление его в первых результатах поиска. Предотвращают такое явление два сайта Караваева М.В., Ибрагимова Л.А. Автоматизация управления персоналом как основа эффективного решения задач в данной сфере // Вестник Ижевского государственного технического университета. 2012. № 4. С. 078-081.:

1job.ru;

rabota.mail.ru.

При этом одно и то же объявление о вакансии приходится размещать сразу не нескольких сайтах.

Также обширным направлением в работе рекрутера является поиск резюме в Интернет. Обычно рекрутеры оценивают соискателей, размещающих свои резюме ниже, чем отвечающих на размещенные вакансии. Но такие резюме также являются востребованными. Это становится важным для резюме, заносимых в Интернет из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.

Интернет-ресурсы отличаются многообразием. Бесплатные ресурсы вакансий различаются:

степенью детализации резюме;

требованиями к их объему.

Платные ресурсы предлагают:

расширенные возможности;

более качественные базы резюме.

Здесь также существует проблема обработки большого объема информации на разных ресурсах с дублирующийся информацией. При этом форма выдачи информации различается.

Функция отдела по подбору персонала «учет соискателей» предполагает хранение поступивших резюме соискателей. Такая база может быть очень обширной, в связи с чем возникает вопрос оптимизации работы с ней. Особое значение имеет эффективная система поиска. Обычно резюме отбирается рекрутером на вакансию. В рекрутинговом агентстве же часто необходимо отобрать кандидата в резерв по определенной специальности. Обычно данный вопрос решается посредством путем хранения резюме следующим образом:

в папках в виде документов MS Word;

в папках почтовой программы.

Осуществлять поиск там не так уж удобно.

Кроме того, в бумажном документообороте, который также имеет место быть в подборе персонала, более высока вероятность утраты информации по причине неорганизованной системы хранения. Системы электронного документооборота, представляя собой инструмент для накопления и хранения в структурированном виде корпоративных знаний, способствуют эффективному использованию информации.

Таким образом, основное назначение информационных систем в рекрутинге - снижение временных затрат, автоматизация деятельности службы управления персоналом. В процессе деятельности рекрутеру необходимо совершать массу однотипных операций, требующих автоматизации. Такими операциями являются:

размещение объявления о вакансии;

поиск резюме;

поиск, подбор, сохранение и классификация резюме;

занесение резюме в базу данных;

обработку основных событий, происходящих с кандидатом.

отправка кандидатам писем;

анализ кандидатов, ранее откликавшихся (двойники);

согласование с коллегами / кандидатами времени интервью;

переписка с коллегами (в частности обсуждение и согласование кандидатов);

составление отчетности;

Высвобождение рабочего времени рекрутера посредством автоматизации основных рутинных операций позволяют сэкономить значительную сумму денег, и вывести операцию подбора персонала, и, в частности, его конечный результат (высококвалифицированных работников) на качественно новый уровень.

Согласно результатам исследования, проводимого менеджерами рекрутинговой компании Super Job, общие потери времени на вышеперечисленные операции составляют временной промежуток от 39 до 44,5 часов в месяц, что равняется полной рабочей неделе.

Основываясь на статистике по заработным платам менеджеров руководителей среднего звена и персонала несложно посчитать, что внедрение подобной системы автоматизации подбора персонала сэкономит, как минимум, от 11,3 тыс. руб. до 21,3 тыс. руб. ежемесячно (при условии, что рекрутер взаимодействует лишь с одним руководителем).

Для компании среднего размера, где в процесс подбора вовлечены несколько (2-3) рекрутеров и десятки руководителей, экономия составит от полумиллиона рублей в ежегодно.

Основываясь на данных исследования и расчётах бессмысленно отрицать необходимость изучения и внедрения подобных программных продуктов по подбору персонала, в кадровые отделы организаций, особенно крупных.

На сегодняшний день существует множество программных продуктов, для оптимизации многочисленных процессов, которые необходимо произвести работнику кадровой службы для подбора персонала на вакантную должность или для формирования кадрового резерва предприятия.

Функционал у данных продуктов схож, но тем не менее, присутствуют между ними и различия, которые, в свою очередь, обуславливают сильные и слабые стороны программного обеспечения.

Наиболее известными являются такие программные модули, как:

Резюмакс;

Рекрутер;

Staffim;

Фараон;

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8;

Advizer live;

E-Staff Рекрутер

и др.

Для более наглядного сравнения функционала программного обеспечения разных производителей, составим следующую таблицу:

Таблица 1. Сравнительная характеристика программного обеспечения по автоматизации работы кадровой службы