2.4. Ведення списків

Державні архіви областей укладають списки у двох примірниках. Центральні та галузеві державні архіви, архівні відділи райдержадміністрацій і міських рад укладають списки у трьох примірниках, один з яких подається на розгляд ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву області. Перший примірник списку - недоторканий, другий використовують у роботі архіву.

Ведення списків доцільно здійснювати також в електронній формі.

У зв’язку з динамічними змінами в економічному, соціальному, суспільному житті країни та її регіонів, робота з уточнення списків має проводитися постійно і фіксуватися у планах роботи архіву.

Працівники архіву, у том числі й через відповідні державні органи (див. підрозділ 1.1, абзац 4), повинні регулярно відслідковувати перетворення (ліквідацію або реорганізацію юридичних осіб, створення нових структур, зміни форм власності), що відбуваються, та оперативно вирішувати питання про внесення відповідних змін і уточнення списків архіву.

Усі зміни вносять до списків тільки після розгляду і прийняття рішення ЕПК архіву, після чого юридичну особу вилучають зі списку чи вносять до відповідних списків, а в графі “Примітки” робиться посилання на дату і номер протоколу ЕПК.

У разі значної кількості виправлень і доповнень паперові списки передруковують.

Перезатвердження списків архіву є доцільним тільки у разі принципових змін як в кількісному, так і в якісному складі внесених до них юридичних осіб.

_________________________