6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации

6.4.1. Функции и ответственность за управление документацией организации должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, в т.ч. руководством, управляющими документацией, руководителями структурных подразделений, специалистами-исполнителями, системными администраторами и технологами, администраторами баз данных, ответственными за делопроизводство (секретари, референты, помощники) и другими должностными лицами, для которых документирование и документационно-информационное обеспечение деятельности является составной частью работы в организации, что должно быть отражено в соответствующих административных, служебных и должностных регламентах, инструкциях и подобных им организационно-правовых и распорядительных документах.

Каждый сотрудник организации выполняет определенные функции, несет ответственность и подотчетен за сохранность, точность и полноту документации, возникающей в результате его деятельности.

Системные администраторы и технологи выполняют функции и несут ответственность за обеспечение оперативности, точности, доступности, полноты представления и удобочитаемости документированной информации при ее востребовании персоналом организации в соответствии с регламентами прав доступа и защиты информации.

Особые функции, ответственность и подотчетность должны быть возложены на должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями по реализации стратегии управления документацией внутри организации, которым, как правило, должен быть руководитель службы управления документацией организации.

Назначение ответственных за документацию и делопроизводство должностных лиц, в т.ч. по структурным подразделениям организации, осуществляется приказом руководителя организации или другим подобным организационно-правовым распорядительным документом.

6.4.2. Распределение функций и ответственности за управление документацией и в документационном обеспечении управлении организации в обобщенном виде представляется следующим:

6.4.2.1. Основные документируемые функции руководителя организации:

• принятие решения (резолюция);

• подписание приказов, распоряжений, поручений;

• распределение функций, обязанностей, поручений, ресурсов и пр.;

• принятие решения (подписание документов, направляемых в подведомственные организации);

• визирование и согласование документов, направляемых в вышестоящие и сторонние организации;

• утверждение (планов, инструкций, регламентов и пр.);

• планирование личной работы (органайзер);

• контроль за исполнением документов и поручений.

• планирование стратегии деятельности организации (определение перспективных целей, задач);

6.4.2.2. Основные функции работы с документами Службы управления документацией организации:

• обработка, регистрация и оформление входящих документов;

• ввод документов, в том числе автоматизированный;

• подготовка проектов резолюций руководителя с указанием ответственных исполнителей;

• постановка на контроль исполнения документов, поручений;

• ведение картотеки входящих документов;

• ведение картотеки документов;

• ведение картотеки архивных документов;

• ведение картотеки приказов, распоряжений;

• ведение картотеки правительственной корреспонденции;

• ведение картотеки нормативных документов федеральных органов законодательной и исполнительной власти;

• составление и оформление планов работы (заседаний) коллегиальных органов;

• подготовка и рассылка повесток и материалов к заседаниям коллегиальных органов;

• подготовка, формирование и оформление протоколов заседаний и решений коллегиальных органов;

• ведение картотеки протоколов заседаний и решений коллегии;

• ведение картотеки обращений, писем, жалоб и заявлений;

• ведение картотеки приема граждан;

• ознакомление ответственных исполнителей и исполнителей (пользователей) с документами и поручениями;

• контроль сроков исполнения поручений и выполнения работ над документами;

• визирование и согласование документов;

• оформление приказов, распоряжений, поручений;

• работа с архивным хранилищем документов;

• обработка исходящих документов;

• составление списков (реестров) адресов рассылки;

• составление и оформление сопроводительных документов в соответствии с видами;

• рассылка документов (по видам связи)

• определение текущего места хранения документа и управление выполнением технологических процессов обработки документов;

• представление отчетов по картотекам;

• поиск информации по документам по запросам руководителей и ответственных исполнителей.

6.4.2.3. Основные функции работы с документами руководителя подразделения (департамента, управления, самостоятельного отдела):

• ознакомление с документами и исполнение поручений;

• подготовка проектов приказов, распоряжений, поручений;

• контроль за исполнением документов;

• визирование и согласование;

• планирование работ подразделения;

• работа с архивным хранилищем документов.

6.4.2.4. Основные функции работы с документами исполнителя, пользователя (сотрудники структурных подразделений организации):

• ознакомление с документами и исполнение поручений;

• сбор исходной информации при работе над проектами документов;

• подготовка документов;

• выполнение работ с документами;

• визирование и согласование;

• планирование личной работы и участие в планировании работ подразделения;

• работа с архивным хранилищем документов.

6.4.2.5. Основные функции работы с документами секретаря, делопроизводителя:

• ознакомление исполнителей с документами;

• исполнение поручений руководителя по документированию и контролю исполнения;

• постановка на контроль исполнения документов, поручений;

• регистрация и оформление входящих и исходящих документов;

• документирование (ввод документов);

• контроль исполнения поручений;

• выполнение работ над документами;

• контроль прохождения документов в процессе визирования и согласования;

• планирование рабочего времени руководителя;

• подготовка документов по указанию руководства;

• поиск и подбор (выборка) документов по заданию руководства;

• формирование отчетов;

• работа с архивным хранилищем документов;

• ведение табеля учета рабочего времени.

6.4.2.6. Основные документируемые функции и работа с документами администраторов систем и баз данных:

• формирование и ведение справочника организации;

• контроль правильности ведения справочников и БД;

• регистрация пользователей и групп пользователей;

• формирование отчетов;

• ведение классификаторов, словарей, справочников и другой системной нормативно-справочной информации;

• формирование маршрутов прохождения документов;

• создание резервных копий баз данный;

• архивирование информации;

• распределение ключей шифрования и паролей;

• контроль за управлением доступом;

• анализ доступа к информации для разработки мер к исключению несанкционированного доступа;

• контроль правильности оформления документов с ограниченным доступом;

• контроль за организацией и сохранностью баз данных (архива, текущих и др.).

Примечание: Приведенное выше распределение функций является примерным и должно конкретизироваться по структурным подразделениям и исполнителям конкретной организации. Подобное распределение функций предназначено для последующей формализации (описания) процессов документационного обеспечения управления и дальнейшей их автоматизации.