Енциклопедичний словник трактує поняття "документ"як:

1. письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або

юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2. офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3. достовірне історичне письмове джерело;

4. матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (наприклад,

перфораційна картка).

Інші автори тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

У в статті 1 Закону України "Про інформацію" подано юридичне визначення категорії "документ", яке повинно розглядатися як загальний семантичний стандарт у всіх сферах соціального управління.

Документ - це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

За іншими джерелами документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.