Использование архивных документов

(на примере Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области)

Дипломная работа

Студентки 6 курса

Мик Валерии Александровны

Научный руководитель:

доктор ист. наук Мазур Людмила Николаевна

Екатеринбург

2013

Оглавление

Введение……………………………………………………………………3

Глава 1. ГКУСО «ГАНТСДСО»: история создания, структура, основные направления деятельности…………………………………………………14

Глава 2. Справочно-информационный фонд ГАНТСДСО……………21

Глава 3. Информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале……………………………………………………………………...28

Глава 4. Порядок выполнения запросов граждан и организаций…….36

Глава 5. Выставочная деятельность архива…………………………….51

Заключение……………………………………………………………….59

Список литературы и источников……………………………………65

Приложения………………………………………………………………68

Введение

Одной из важнейших функций архивов всех уровней является использование документов. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

К вопросам использования архивных документов действующие правила относят следующие: доступ пользователей к архивным документам, организация работы по рассекречиванию архивных документов, справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам, формы использования архивных документов (исполнение запросов, обслуживание пользователей в читальном зале, инициативное информирование пользователей)¹.

В Основных правилах работы с научно – технической документацией в государственных архивах СССР отражены специфические особенности системы справочного аппарата и использования научно- технической документации по исполнению тематических запросов, при организации выставок, лекций, подготовке докладов, использовании НТД через средства массовой информации и в читальном зале.

Государственный архив выдает научно-техническую документацию по запросам организаций и предприятий при наличии разрешения организации разработчика или директора архива. По запросам организаций и предприятий выдаются подлинники или копии НТД во временное пользование или для работы в читальном зале. В подлинниках выдаются сброшюрованные научно – технические документы (отчеты по НИР, пояснительные записки и др.), а также сброшюрованные светокопии. Графические документы, выполненные на кальке выдаются только в копиях. В запросах должен указываться наименование объекта, организации, на основании которых осуществляется поиск архивных документов. Выдача НТД во временное пользование оформляется специальным актом. При выдаче единицы хранения (или ее части) в акта выдачи указываются номера листов в соответствии с внутренней описью².

Имеет свои особенности и инициативное информирование о НТД. Государственный архив организует тематические выставки научно – технических документов по истории науки и техники. Для экспонирования на выставках используются текстовые, графические и фотодокументы, а рисунки и также личные документы выдающихся деятелей науки и техники. Экспонирование на выставках подлинных научно – технических документов допускается в исключительных случаях с разрешения вышестоящего учреждения государственной архивной службы. На этикетках к экспонатам выставки указывается вид НТД: автор, дата, составления, стадия (этап) разработки, краткое содержание, способ воспроизведения.

Лекции, доклады, экскурсии, встречи с общественностью посвящаются выдающимся деятелям, ученым и специалистам, строительству уникальных и особо важных объектов капитального строительства, уникальным изделиям. НТД, используемая через средства массовой информации должна отражать историю развития науки и техники, историю индустриализации страны, становление науки и техники, историю развития и реконструкции городов и населенных пунктов, историю отдельных предприятий, историю строительства уникальных зданий, создания уникальных изделий. Статьи, подготавливаемые для опубликования в печати, могут носить характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории отраслей промышленности и народного хозяйства, истории крупнейших научных и научно – технических центров, истории открытий и изобретений, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов. При подготовке статей учитываются запросы учреждений, интересующихся той или иной темой, вопросом. В зависимости от поставленной задачи, в статьях могут использоваться сами документы (чертежи, графики, фото, автографы и т.д.)³

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации.⁴

Использование архивной информации - один из основополагающих аспектов архивной деятельности. Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации понятие использования архивных документов трактуют следующим образом: «применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства».⁵

Основными принципами использования документов Архивного Фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования.⁶

Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей.

Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов - вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации. ⁷

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. ⁸

На нынешнем этапе качественного преобразования российского общества, в условиях осуществления поставленных задач социально-экономического и политического развития особое значение приобретает глубокое изучение исторического опыта прошлого, его анализ и творческое общение. Так, совершенствование структуры экономики, организации производства и труда, планирования и прогнозирования социально-экономического и политического развития все в большей мере осуществляется на основе имеющегося опыта, отраженного в архивных документах, что и обусловило актуальность данной работы. Обогащение духовного мира российского народа неотделимо от необходимости познания истории страны, отраженных документов. Углубление творческого подхода к развитию общественных наук, и прежде всего исторической науки, их стремление удовлетворить конкретные нужды практики, дальнейший всесторонний анализ накопленного опыта также способствуют значительному повышению интереса к архивным документам. Все это конкретно воплощается в значительном расширении использования документальных богатств нашего общества.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

В связи с этим целью данной дипломной работы является характеристика направлений использования архивных документов.

В нашем исследовании мы постараемся раскрыть одно из основных направлений деятельности Государственного архива научно-технической и специальной документации с момента его создания до мая 2013 года, т.е. до середины первого квартала текущего года.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. 

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач: 

1. Определение направлений использования архивных документов;

2. Постановка целей использования архивных документов; 

3. Характеристика форм использования документов. 

В качестве научной литературы для дипломной работы были использованы труды исследователей советского и постсоветского периода, связанные с организацией работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР и Российской Федерации. Использованная литература может быть разделена на две группы:

1) пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова.⁹

2) Периодические издания, прежде всего журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста».

В «Организации использования документов ГАФ СССР» довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования. [ЕВА05]

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что «одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций».[НИК92]

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что «…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы». [Ели92]

«Вестник архивиста» дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам. [ТФП07]

Источниковую базу дипломной работы составили опубликованные и неопубликованные документы. Опубликованными источниками исследования являются нормативные и методические документы, которыми должен руководствоваться архив при работе с НТД. В своей работе государственные архивы руководствуются Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, принятых в 1991 году. Данные Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 году Главархивом СССР «Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР».

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ГКУСО «ГАНТСДСО», осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10.2004 г), Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 149-ФЗ от 27.07.2006г.) , законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

Также архив руководствуется Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации, одобренными решением Коллегии Росархива в 2003 году. В новых «Правилах…» регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законодательства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, машинных, пленочных и других носителях информации. Впервые новые «Правила…» регламентируют работу с НТД в электронном формате и применение автоматизированных архивных технологий для обеспечения основных функций государственных архивов, комплектующихся и/или хранящих НТД.

Помимо основных правил работы с НТД, архив руководствуется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, принятыми в 2007 году. Эти правила являются едиными для государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук.

Кроме того, используют наработки и многолетний опыт работы с НТД в РГАНТД г. Самара: Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД (Самара, 2007); Методические рекомендации по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации (Самара, 2007). Данные рекомендации предназначены специалистам федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации, комплектующихся НТД, а также архивов государственных и негосударственных научно-технических организаций и предприятий Российской Федерации для оказания практической помощи специалистам при подготовке НТД к передаче на постоянное хранение.

В связи с развитием информационного общества в качестве источника следует выделить официальный сайт ГКУСО «ГАНТСДСО», который отчетливо отражает основные направления деятельности архива. На сайте размещены документы, которыми архив руководствуется в своей работе информация о составе и содержании документов архива, а также результаты работы в области комплектования, хранения, учета и использования научно-технической документации в архиве.

Основу дипломной работы составили неопубликованные источники. Это документы, находящиеся на стадии текущего делопроизводства ГАНТСДСО: устав архива, положение об отделе комплектовании, годовые планы работы, отчеты и иные документы.

Эти документы отражают работу архивистов по организации комплектования архива научно-технической и специальной документацией, ее особенности и результаты.

Помимо опубликованных и неопубликованных источников в дипломной работе использованы архивные фонды организаций-источников комплектования ГАНТСДСО.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.  Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура диплома. 

Первая глава освещает историю создания, структуру и направления использования архивных документов в ГАНТСДСО, для того, чтобы дать общее представление о вопросе. 

Вторая глава содержит характеристику справочно-информационного фонда архива. 

В третьей главе в полной мере раскрывается порядок информационного обслуживания посетителей архива в читальном зале.

В четвертой главе дан подробный анализ форм использования документов исполнение запросов социально-правового и тематического характера.

Пятая глава отражает всю важность выставочной деятельности архива.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме. 

1. ГКУСО «ГАНТСДСО»: история создания, структура, основные направления деятельности

В архивную службу Свердловской области входят семь областных государственных архивов, четыре из которых находятся в г. Екатеринбурге: Государственный архив Свердловской области, Центр документации общественных организаций Свердловской области, Государственный архив административных органов Свердловской области, Государственный архив документов по личному составу Свердловской области.

Три государственных архива расположены в городах области - Государственный архив в г. Ирбите, Государственный архив в г. Красноуфимске, Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области в г. Каменске-Уральском.

В результате развития сети государственных архивных учреждений в настоящее время созданы шесть филиалов Государственного архива документов по личному составу Свердловской области в Западном, Южном, Восточном, Северном управленческих округах Свердловской области и филиал Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области в г. Екатеринбурге.

Деятельность государственных архивов и их филиалов направлена на реализацию государственной политики в архивном деле в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами Российской Федерации и Свердловской области.

Сеть архивных органов и учреждений на территории Свердловской области включает в себя и 80 муниципальных архивов, в том числе 59 архивных отделов администраций муниципальных образований и 21 муниципальное учреждение, из них 10 специализированных архивов по личному составу.

Пять лет назад в составе архивной службы Свердловской области появился новый архив —Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области (ГАНТСДСО). Создание архивов такого профиля на уровне субъектов федерации —дело новое. На сегодня их четыре— Центральный архив научно-технической документации г: Москвы (создан в 1993 г), Центральный государственный архив научно-технической документации г. Санкт-Петербурга 1991 г.), Государственный архив специальной документации Нижегородской области (1996 г.) и Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области (2008 г.). Мало кто из субъектов Российской Федерации пошел по путы создания Специализированных архивов для сохранения своей научно-технической документации (НТД). Но факт появления подобных учреждений говорит о том, что сохранение этого вида документации требует особого подхода, т. к. имеет свою специфику и важное значение практического и исторического характера.

Государственное учреждение Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области» (ГУСО «ГАНТСДСО») является областным государственным учреждением и находится в непосредственном подчинении Управления архивами Свердловской области. Архив образован на основании Указа Губернатора Свердловской области № 401-УГ от 07.05.2007. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица от 05.02.2008 и является единственным в Свердловской области специализированным архивом.  

Создание Архива позволило сосредото­чить в одном учреждении целостный ком­плекс научно-технической документации крупных промышленных предприятий, на­учно-исследовательских институтов, проек­тных организаций, имеющих большое на­учно-практическое значение для социаль­но-экономического развития Свердловской области.

Организационная структура – совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

У архива ГАНТСДСО установлена линейно-функциональная структура организации.

Данный тип структуры организации содержит в себе следующие преимущества:

- глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;

- освобождение начальников отделов от решения глубоких проблем;

А так же имеет следующие недостатки:

- недостаточно четкая ответственность отсутствие взаимосвязей м взаимодействий на горизонтальном уровне между производственными отделами

При очень большом объеме разнообразных вопросов такая схема чрезвычайно усложняет работу директора. Для ее упрощения по определенным вопросам заместители директора могут непосредственно руководить нижестоящими подразделениями.

Архив имеет несколько структурных подразделений в число которых входит администрация архива, в составе администрации числятся: бухгалтерия, инспектор по кадрам, секретарь (делопроизводитель) и заместители директора.

Во главе архива стоит директор, который является ведущим и организующим звеном в социальных системах управления. Говоря о функциях руководителя, мы характеризуем основные выполняемые им обязанности, в частности: выработку и принятие управленческих решений; организацию; регулирование и корригирование; учет и контроль; сбор и преобразование информации.

Директор ГАНТСДСО использует смешанный стиль управления, проявляет в равной мере заботу как о достижении высоких производственных результатов, так и о подчиненных.

Заместитель директора по основной деятельности курирует работу отделов, отвечает за связи с общественностью, представляет архив на различных мероприятиях.

Так же в обязанности заместителя директора основной деятельности входит своевременное предоставление отчетов по работе отделов архива, разработка нормативно-методических материалов архива.

Заместитель директора по общим вопросам участвует в заключении хозяйственных договоров архива и контролирует их своевременное и точное исполнение, принимает меры по расширению хозяйственных связей архива, контролирует сохранность имущества архива, обеспечивает здоровые и безопасные условия труда для подчиненных, контролирует соблюдение ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

В подчинении у заместителя директора по общим вопросам находится административно-хозяйственный отдел, который в свою очередь выполняет хозяйственное обслуживание руководства и структурных подразделений архива

Основными функциями АХО являются:

- Организация уборки и содержания в чистоте служебных помещений, лестниц и коридоров, закрепленных за архивом, уборки и очистки от снега внутренних и внешних территорий, содержания в чистоте и бесперебойной работы санузлов.

- Осуществление контроля за чистотой и порядком в помещениях и на закрепленной территории.

- Разработка и представление на утверждение руководству предложений по благоустройству территории, ремонту здания закрепленного за архивом.

- Обеспечение структурных подразделений мебелью и хозинвентарем.

Отдел обеспечения сохранности и учета архивных документов занимается профилактической обработкой документов, проводит проверку наличия и физического состояния дел, улучшает физическое состояние документов, оформляет выдачу документов во временное пользование, осуществляет выявление особо ценных и уникальных документов, осуществляет выдачу архивных документов сотрудникам архива и пользователям для работы в читальном зале, занимается подготовкой документов для страхового копирования и создания фонда пользования. Ведет государственный учет документов архивного фонда.

Отдел комплектования архивными документами ведет работу по комплектованию архива документами организаций-источников комплектования, проводит отбор и контролирует своевременную передачу документов организаций-источников комплектования, обеспечивает заключение договоров с ними, оказывает организационно-методическую помощь в организации делопроизводства, ведомственного хранения документов организаций-источников комплектования, занимается документационным обеспечением передачи документов в архив.

Отдел использования архивных документов и НСА ведет инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и предприятий о документах, хранящихся в архиве, исполняет тематические запросы, выдает заверенные архивные справки, копии и выписки из документов, организует выставки документов, готовит тематические подборки, проводит общественные мероприятия (экскурсии, лекции, доклады), информирует граждан о документах архива через средства массовой информации (издания, публикации). Предоставляет пользователям информационные услуги и продукты для удовлетворения их информационных потребностей, организует работу читального зала. Проводит работу по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива, осуществляет подготовку и издание архивных справочников, участвует в создании автоматизированных баз данных по документам архива.¹⁰

В архиве хранится более 60000 дел, объединенных в 37 фондов. В основном это материалы научно-исследовательских институтов здравоохранения, машиностроения, химической, металлургической и лесной промышленности, проектно-конструкторских учреждений. Научно-исследовательская и научно-техническая документация включает в себя отчеты по темам, диссертации, обзоры, доклады, статьи, сборники научных трудов, картографические материалы и чертежи, материалы промышленных испытаний, конструкторскую и проектную документацию.

Главной задачей архива научно-технической документации является планомерное пополнение Архивного фонда Российской Федерации научно-техническими документами в соответствии с профилем архива для формирования разнообразной по характеру и содержанию источниковой базы, позволяющей проследить развитие научно-технической мысли. Архив призван сохранить завоевания в науке и технике и обеспечить дальнейшее использование базовых решений научно-технического прогресса¹¹.

Важность и востребованность научно-технической документации отражена в различных направлениях ее использования в ГАНТСДСО. Архив выполняет тематические и социально-правовые запросы, студенты высших и средних специальных учебных заведений города используют документы архива для своей учебной работы.

Особым спросом пользуется проектная документация.

ГАНСДСО активно проводит выставки архивных документов, в соот­ветствии со спецификой состава своих фондов. Например, 16-27 апреля 2012 года в ГАНТСДСО проходила стационарная выставка архивных документов «Аршином общим не измерить…».

Выставка была приурочена к 110-летию метрологии на Урале и 70-летию Уральского научно-исследовательского института метрологии.

В связи с развитием информационного общества новым направлением в деятельности архивов становится актуальным подготовка электронных вы­ставок. Так, 20 февраля 2013 года, архивистами была подготовлена электронная выставка архивных документов «Вклад ученых химиков в Победу», в Государственном архиве научно-технической и специальной документации Свердловской области в фонде Р-16 «Уральский научно-исследовательский химический институт с опытным заводом Всесоюзного объединения основной химической промышленности» хранятся документы, содержащие информацию по истории уральской химической науки советского периода, раскрывающих историю уральской химической науки и института в годы Великой отечественной войны.

В ходе своей научной деятельности архив раскрывает неизвестные стра­ницы истории родного края. Так, архивистами были обнаружены документы по истории Каменского магниевого завода, который являлся в годы Великой Отечественной войны единственным в нашей стране производителем пиро­технических порошков и пудр, имевших огромное значение для нужд фрон­та. Было проведено специальное исследование, раскрывающее историю этого незаслуженно забытого предприятия.

Архив постоянно пополняется новыми фондами и его практическое и научное значение растет. Архив имеет свой сайт, с помощью которого из любого уголка страны и не только, можно получить подробную информацию о том, что здесь хранится. Документы ГАНСДСО ждут своих исследователей.

Использованием архивных документов в архиве занимается отдел использования архивных документов и научно-справочного аппарата,

Какое подразделение отвечает за организацию использования документов. Охарактеризуйте основные направления использования и укажите, какое место в этой деятельности занимает СИФ, поскольку он выпадает из общей логики раскрытия темы. У Вас – использование документов. Это направление имеет нормативную базу, и определенные формы использования - запросы, читальный зал, выставки и проч. Все это нужно как-то систематизированно показать в данной главе или в начале следующей

2. Справочно-информационный фонд ГАНТСДСО

В государственном архиве научно – технической и специальной документации Свердловской области использованием НТД занимается Отдел использования архивных документов и научно – справочного аппарата архива. В задачи отдела, связанные с использованием НТД, входит следующее:

- предоставление пользователям открытых документов архива, а также справочно-поисковых средств к ним, изданий справочно-информационного и библиотечного фонда;

- создание ведение и совершенствование системы научно – справочного аппарата к документам архива и информационно – поисковых систем;

- исполнение запросов тематического характера.¹²

В состав отдела использования входят начальник отдела, главный архивист, ведущий архивист. Их должностные инструкции наглядно показывают их работу в области использования НТД.

В должностные обязанности начальника отдела входит следующее: руководство предоставлением пользователям открытых документов архива, а также справочно-поисковых систем к ним и изданий справочно-информационного и библиотечного фондов; организация и контроль над исполнение запросов пользователей; организация и контроль над работой читального зала архива, организация и контроль над инициативным информирование граждан, проведением выставок и публикаций документов; участие в создании страхового фонда и фонда пользования; принятие мер по обеспечению преемственности системы научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и организациях – источниках комплектования; рассмотрение вопросов фондирования документов, организация и методическое обеспечение работа по подготовке архивных справочников; создание и ведение автоматизированных баз данных по профильным направлениям отдела и др¹³.

Из должностных обязанностей главного и ведущего архивиста отдела следует выделить следующие, связанные с вопросами использования НТД: участие в работе по исполнению запросов, участие в организации работы читального зала, осуществление инициативного информирования пользователей; проведение работ по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата, ведение систематического каталога, участие в подготовке к изданию архивных справочников и др¹⁴.

В 2010 г. организацией использования НТД в Государственном архиве научно-технической и специальной документации Свердловской области занимался Отдел обеспечения сохранности архивных документов, а учетом научно-технической документации Отдел государственного учета и научно-справочного аппарата архива. С 1 декабря 2010 г., в связи с изменением структуры архива, этим направлениям архивного дела занимается, указанный выше отдел.

В 2011 г. создание специального отдела существенно увеличило виды и объемы работ, проводимых в архиве в области использования научно-технической документации. Так, например, организована работа читального зала (для улучшения работы читального зала были разработаны бланки заявления и анкеты пользователя, создан журнал регистрации пользователей читального зала и их личных дел, переработаны журнал регистрации пользователей читального зала и их личных дел, книга выдачи архивных документов из читального зала пользователям, журнал регистрации выдачи изданий справочно-информационного фонда архива, журнал регистрации выдачи изданий СИФа, начали заводиться личные дела пользователей);

Справочно-информационный фонд (СИФ) ГКУСО «ГАНТСДСО» - подразделение архива, которое входит в состав отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата архива.

СИФ ГАНТСДСО представляет собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива.

В СИФе сконцентрированы опубликованные и неопубликованные материалы по проблемам документоведения, архивоведения и археографии, а также вспомогательных исторических дисциплин, справочно-поисковых средств к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива.

Основными направлениями работы СИФ архива являются: комплектование фонда, его учет, создание справочно-поискового аппарата, а также информационное обеспечение основных направлений деятельности архива.

С этой целью СИФ комплектуется нормативными документами, научными и методическими разработками Росархива, ВНИИДАД, Управления архивами Свердловской области и других архивных учреждений, а также необходимой справочной и иной литературой, периодическими изданиями по профилю деятельности архива: журналом «Отечественные архивы» и информационным бюллетенем Российского общества историков-архивистов «Вестник архивиста».

Методически обеспечены практически все виды работ, планируемые отделами на производственный год. Постоянное внимание уделяется внедрению методических пособий, что способствует улучшению качества проводимой работы, повышению деловой квалификации специалистов архива.

Постоянно ведется работа по комплектованию и использованию справочно-информационного фонда (СИФ) архива. Используется межархивный обмен методическими пособиями.

Для облегчения поиска необходимой информации заведен перечень нормативно-методических и справочных материалов фонда. Основу составляют материалы по описанию документов, усовершенствованию и переработке описей дел, по составлению исторических справок, подготовке путеводителей и др. справочников. В архиве ведется разработка собственных методических рекомендаций, рабочих инструкций, памяток, детализирующих вопросы научного описания документов.

Методическая работа – одно из направлений архивной деятельности, обеспечивающей наиболее актуальные направления практической работы архива.

Для повышения качественного уровня проводимых в архиве работ, их методическому обеспечению специалистами архива проводятся методические разработки. Методическая разработка может быть, как индивидуальной, так и коллективной работой. Она направлена на профессиональное совершенствование работ, проводимых в архиве, повышение компетентности сотрудников.

Отделом использования за время существования подготовлены Методические рекомендации «Создание электронных выставок архивных документов»¹⁵

Ответственным за справочно-информационный фонд архива является сотрудник отдела использования архивных документов.

В своей деятельности архивист, руководствуется приказами, распоряжениями и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства РФ, Управления архивами Свердловской области, приказами директора ГКУСО «ГАНТСДСО» и другими нормативными правовыми актами по вопросам архивного дела, должностной инструкцией и Положением о справочно-информационном фонде ГКУСО «ГАНТСДСО».

Все поступающие в СИФ материалы подлежат учету. Каждому поступившему на учет экземпляру присваивается отдельный инвентарный номер. В случае выбытия единицы учета из СИФа, ее инвентарный номер другой единице не присваивается. К инвентарному номеру единицы учета, кроме печатного издания, добавляется буквенное обозначение: для подшивок газет – «г», для материалов на оптических дисках – «д».

Экземпляр, поступивший в СИФ, маркируется штампом на 1-й и 17-й страницах – для печатных изданий, на обложке или любом другом удобном месте экземпляра – для дисков, комплектов открыток и иных единиц учета. Повторное издание учитывается, как новое название, в том случае, если оно было дополнено или исправлено.¹⁶

Обеспечением сохранности материалов СИФа является создание оптимальных условий, исключающих их хищение или утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии (нормативные условия хранения, рациональное размещение, проверка наличия, физико-химическая и техническая обработка, создание электронных копий, соблюдение правил выдачи из архивохранилища).

Использование материалов СИФа – предоставление информационных услуг и информационных продуктов пользователям для удовлетворения их информационных потребностей.

Основными формами использования материалов СИФа являются: справочно-информационное обслуживание работников архива и пользователей по вопросам архивоведения, документоведения, археографии и т. п., методическое обеспечение работ, выполняемых в архиве, библиотечно-библиографическая ориентация работников архива и пользователей, информирование их о новых поступлениях в СИФ, использование печатных изданий при подготовке теле- и радиопередач, сборников документов, публикаций в средствах массовой информации, представление материалов СИФа при проведении встреч с общественностью, тематических и обзорных экскурсий по архиву, презентаций, дней открытых дверей и др., исполнение запросов тематического и социально – правового характера, подготовка архивных справок, архивных копий и выписок.

Выдача материалов СИФа пользователям для работы в читальном зале осуществляется на основании разрешения руководителя ГКУСО «ГАНТСДСО». Выдача материалов работникам архива и пользователям фиксируется в Журнале регистрации выдачи изданий СИФа. Материалы выдаются пользователям, работникам архива, во временное пользование организациям на срок, не превышающий один месяц. Новые поступления и материалы, пользующиеся большим спросом, выдаются на ограниченный срок – от 3-х до 5-ти дней. Выдача материалов во временное пользование оформляется актом выдачи дел во временное пользование. Работа пользователей с материалами СИФа обеспечивается в читальном зале архива в соответствии с Правилами работы читального зала ГКУСО «ГАНТСДСО», в присутствии архивиста.¹⁷

Для учета материалов СИФ, их движения, используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работником отдела использования отвечающим за справочно-информационный фонд: