Безпосередня організація ділових переговорів

Якщо ініціатором ділових переговорів виступає партнер, тоді всі питання безпосередньої організації і проведення переговорів, з дозволу керівництва вашої фірми, обговорюються, уточнюються й вирішуються з представниками групи переговорів фірми-партнера.

Визначаючи склад і формуючи робочу групу ділових переговорів, для вивчення й розгляду фірмою служба зв'язків з громадськістю надає усі необхідні характеристики кандидатур у цю групу, і лише керівництво приймає остаточне рішення про склад групи і контакти з партнером (його представниками), в які вступатимуть члени робочої групи переговорів. Дуже важливим є добір членів робочої групи переговорів, тому її чисельність має бути невеликою (5—7 осіб), а кожен член групи повинен мати вищий рівень фахової підготовки і бути здатним приймати рішення самостійно, без санкцій керівництва.

Усі члени робочої групи переговорів проходять інструктаж у фахівців служби зв'язків з громадськістю, і лише після цього перевіряється їхня готовність до переговорів за участю керівництва фірми.

Для вирішення конкретних питань організації, проведення й документування переговорів створюється спеціальна протокольна служба, завданням якої є підготовка програми перебування делегації фірми-партнера у вашому місті чи в спеціально орендованому приміщенні за межами місця вашого базування (наприклад, у пансіонаті на узбережжі Чорного моря). До складу заходів протокольної служби входять: бронювання місць для членів делегації фірми-партнера в готелі; організація зустрічей членів делегації на вокзалах, в аеропортах; забезпечення транспортом; підготовка приміщення для переговорів; забезпечення засобами зв'язку і масової інформації; складання плану візитів членів делегацій, екскурсії і т. ін.

Крім того, протокольна служба, безперервно взаємодіючи зі службою зв'язків з громадськістю, забезпечує і контролює вчасне розсилання запрошень на переговори всім зацікавленим особам із зазначенням мети переговорів, часу початку та закінчення кожної зустрічі делегацій, місця проведення переговорів та умов проживання, харчування, забезпечення транспортом, зв'язком тощо (схема 49).

Програму прийому партнерів протокольна служба представляє керівництву для ознайомлення і перевірки, потім узгоджує всі основні моменти з представниками фірми-партнера, і лише після цього керівництво затверджує цю програму.

Схема 49

Служба зв'язків з громадськістю у взаємодії з протокольною надають особливу увагу підготовці приміщення для проведення переговорів. Так, кімната для проведення переговорів має бути непрохідною, теплою, добре освітленою, провітреною, з сучасними меблями і продуманим інтер'єром. Телефон, факс, телетайп та інші прилади зв'язку встановлюються не в кімнаті для переговорів, а в спеціальному приміщенні (приміщеннях). Крісла розташовуються так, щоб кожен учасник переговорів вашої фірми знаходився напроти зацікавленого учасника делегації фірми-партнера. На кожному місці за столом переговорів бажано поставити табличку з іменем особи та її вченим ступенем, званням, якщо таке є. На стіл треба покласти папір, ручки, олівці, поставити пляшки з мінеральною і солодкою водою та склянки. На вхідні двері доцільно повісити табличку: «Ідуть переговори. Вхід заборонено».

Слід заздалегідь визначити найважливіші проблеми, які передусім доцільно розглянути, і питання, на які партнери готові і здатні дати позитивні відповіді. Усе це забезпечить раціональне використання часу переговорів і від самого початку надасть їм позитивного емоційного забарвлення.

Потрібно передбачити ті складні ситуації, які вже існують, і ті, що можуть виникнути у процесі переговорів, підготувати взаємоприйнятні способи і методи їх розв'язання, аргументи, які доцільно використовувати для переконання партнера у можливостях розв'язання складних ситуацій на користь усіх учасників переговорів.

За будь-яких умов під час проведення ділових переговорів слід дотримуватися основного принципу — рівноправності сторін. З перших хвилин зустрічі встановлюється такий порядок:

• керівники груп вітаються, обмінюються візитними картками, потім кожен з них знайомить партнера зі своїми співробітниками — членами делегації;

• оголошується та узгоджується план ділової зустрічі;

• визначається час для розгляду окремих питань та називаються учасники переговорів;

• сторони розкривають своє бачення проблеми і пропонують заходи і методи взаємодії щодо її розв'язання.

Починати кожну зустріч (засідання) делегацій у встановлений час і відразу переходити до конкретної справи потрібно незалежно від того, чи всі члени делегації присутні. Запізнення тієї чи іншої делегації може негативно позначитися на ефективності переговорів.

Графіки роботи делегації на переговорах мають бути стислими. Будь-яку проблему досить активно й ефективно можна обговорювати без перерви протягом півтори години. Потім потрібно зробити перерву на 15—20 хвилин, після чого продовжувати переговори.

У процесі переговорів необхідно дотримуватися перевірених практикою міжнародних норм етики, а саме:

• прислухатися до прагнення партнерів, слухати і чути сказане, запропоноване, адекватно сприймати зустрічну інформацію, бути толерантним за будь-яких умов;

• шанобливо ставитися до думки і пропозицій кожного з учасників переговорів;

• зберігати за діловими партнерами право на обдумування пропозиції іншої сторони та викладати в конкретній формі своє судження з приводу будь-якого питання, яке обговорюється;

• підбивати підсумки кожного етапу переговорів. При цьому, по-перше, окреслювати коло з'ясованих питань; по-друге, чітко визначати проблеми, які потребують подальшого вивчення та обговорення; по-третє, окреслювати перспективи продовження переговорів.

Пропонуючи перспективу продовження переговорів, членам робочої групи необхідно бути готовими до наступних дій:

а) взаємне уточнення інтересів, поглядів, концепцій, позицій і пропозицій учасників переговорів;

б) обговорення позицій, аргументація та спростування;

в) узгодження остаточних варіантів та формулювання домовленостей.

На другому етапі переговорів потрібно аргументовано довести партнерові, на які поступки і чому ваша фірма не може піти, дати можливість усе це добре осмислити учасникам переговорів. Для реалізації цього непростого завдання рекомендується спочатку узгодити загальну формулу, а потім її деталі. При цьому, безумовно, враховуються інтереси партнера, його можливості.

Важливу роль на переговорах відіграє головуючий. Саме він визначає методи розв'язання основних проблем. Для цього йому потрібно мати досить об'єктивні відповіді на такі питання:

1. Чи націлені сторони на спільне розв'язання ключових проблем?

2. Чи відбувається ефективний обмін інформацією між партнерами?

3. Чи прагнуть партнери реально об'єднати зусилля в подоланні перешкод і труднощів на шляху до прийняття взаємовигідних, рівноправних рішень щодо розв'язання ключових та інших проблем?

4. Чи готові партнери до справді рівноправної взаємодії на даний час і в перспективі?

Завершальний етап переговорів є дуже важливим не лише для правильної оцінки безпосередніх результатів, які втілюються у певних домовленостях, договірних зобов'язаннях, узгодженнях, а й для практичної їх реалізації.

Завершуючи будь-які переговори, необхідно керуватися синергетичною методологією і діяти за правилом: адекватне взаєморозуміння інтересів партнера, його можливостей, взаємодопомога в їх реалізації є основою дружніх відносин робочих груп незалежно від того, як закінчаться переговори.

На цьому етапі особливу увагу потрібно звертати не на конкретні домовленості, а на те, якими шляхами їх досягнуто. Слід з'ясувати, чи можливе досягнення ефективніших і вигідніших результатів для обох сторін і що для цього потрібно зробити.

Після завершення переговорів працівники протокольного відділу або члени робочої групи господарів повинні подякувати делегації фірми-партнера, провести її до виходу з будинку, відправити необхідним транспортом до готелю, на вокзал чи в аеропорт. Усе це має бути організовано і виконуватися на високому рівні відповідно до загальноприйнятого етикету, адже від цього багато в чому залежить імідж фірми.

Після завершення переговорів служба зв'язків з громадськістю за доручення керівництва здійснює усебічний аналіз процесу підготовки і проведення переговорів, готує обґрунтовані висновки про позитивні й негативні моменти всіх етапів переговорів, про зміст кожного звернення і повідомлення як членів своєї робочої групи, так і членів делегації фірми-партнера, оцінює роботу комунікативних каналів і засобів масової інформації, готує матеріали про хід і результати ділових переговорів для преси, радіомовлення і телебачення.

Таким чином, практично весь процес підготовки і проведення ділових переговорів здійснюється службою зв'язків з громадськістю на чолі з першою особою фірми.