6.3. Основные задачи службы управления документацией организации

6.3.1. Служба управления документацией организации осуществляет разработку и обеспечивает реализацию стратегии (политики, концепции) управления документацией в организации на длительную (обозримую) перспективу, которая должна быть утверждена руководителем организации и доведена до сведения руководителей и исполнителей на всех организационных уровнях, ответственных за реализацию принятой стратегии (политики, концепции).

6.3.2. Стратегия (политика, концепция) разрабатывается на основе анализа управленческой деятельности организации с учетом требований действующего законодательства РФ, стандартов и нормативно-методических документов, а также научно обоснованных практических рекомендаций, в наибольшей степени соответствующих целям (задачам) документирования деятельности организации, организационным и экономическим возможностям.

Стратегия (политика, концепция) управления документацией должна предусматривать цели, задачи и направления постоянного совершенствования документационного обеспечения управления производственной, административной и служебной деятельности организации; оптимизацию состава документов, их унификацию и стандартизацию; совершенствование организации и технологии документооборота на основе информационно-коммуникационных технологий, базирующихся на современных средствах электронной вычислительной техники и программного обеспечения; развитие нормативно-методического обеспечения управления документацией; совершенствование организации и нормирования управленческого труда; повышение профессиональной квалификации персонала организации в области документоведения и документационного обеспечения управления.

6.3.3. Стратегия (политика, концепция) должна регулярно пересматриваться, чтобы отражать актуальные потребности управления деятельностью организации.

6.3.4. Стратегия (политика, концепция) должна предусматривать определенность и распределение функций ответственности и полномочий в области управления документацией организации с тем, чтобы в конкретной ситуации было ясно, кто ответственен за осуществление или невыполнение необходимых действий в процессе управления.