1.1. Організація роботи з виявлення або уточнення складу юридичних осіб

Укладанню списків передує визначення складу юридичних і фізичних осіб з метою проведення експертизи цінності їхніх документів. Доцільним залишається ведення попереднього списку (картотеки, бази даних) юридичних осіб та фізичних осіб - потенційних джерел формування НАФ, ведення яких передбачено чинними методичними рекомендаціями³.

До попереднього списку варто вносити найменування юридичних і фізичних осіб, виявлених архівом, документи яких можуть бути віднесені до складу НАФ, а також юридичних і фізичних осіб, які подали заявки на проведення експертизи цінності їхніх документів.

Робота з проведення експертизи цінності документів, внесених до попередніх списків - потенційних джерел формування НАФ, має бути передбачена при перспективному та поточному плануванні діяльності архіву. Вона включає такі етапи: виявлення або уточнення найменувань юридичних осіб усіх форм власності, розташованих у зоні комплектування архіву; вивчення функцій кожної юридичної особи та складу документів, що утворюються в її діяльності; прийняття рішення про віднесення або не віднесення юридичної особи до джерел формування НАФ, вирішення питання про віднесення юридичної особи до відповідних списків; укладання списків.

З метою визначення якомога повнішого складу джерел формування НАФ провадиться виявлення всіх юридичних осіб, що знаходяться в зоні комплектування архіву. Ця робота здійснюється на основі інформації, отриманої у державних реєстраторів, податкових адміністраціях, в органах статистики та фінансових, територіальних відділеннях фонду державного майна. Джерелами відомостей про суспільно-політичні та культурно-просвітницькі заклади є відділи юстиції, відділи зв’язків з громадськістю при державних адміністраціях тощо.

При виявленні юридичних осіб державного сектору, що належать до однієї галузевої системи, необхідно проаналізувати в галузевому органі управління мережу таких юридичних осіб в у зоні комплектування архіву, а також їхню підпорядкованість. Особливу увагу при цьому слід звертати на перетворення (перехід в іншу форму власності, реорганізація, ліквідація), що відбулися з юридичними особами, внесеними раніше до списку джерел комплектування архіву.

У центральних, галузевих, обласних державних архівах, мм. Києва та Севастополя роботу з виявлення складу юридичних осіб здійснюють, як правило, працівники відділу формування НАФ і діловодства. В архівних відділах райдержадміністрацій і комунальних архівах її провадить керівник архіву або, за його дорученням, працівник цього архіву.