Картка-замінник справи
Справи _________________________________________________________
(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)
Опис____________________________________________________________
(номер і назва)
Фонд____________________________________________________________
(номер і назва)
Видані _________________________________
(дата видавання)
________________________________________________________________
(кому видані, куди видані)
до _________________________________
(дата повернення)
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів або за діловодство в структурному підрозділі) |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма картки-замінника справи
Додаток 5
до п. 9.3.10
________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N ______________
________________________________________________________________
(місце складання)
про вилучення справ (документів)
________________________________________________________________
(найменування судового або слідчого органу, його поштова адреса)
Підстава __________________________________________________________
__________________________________________________________________
З якою метою вилучаються справи (документи)__________________________
__________________________________________________________________
Вилучаються такі справи (документи) з фонду N _________________
(назва фонду)
№ з/п | Опис № | Справа № (аркуші докуметнів №) | Заголовок справи (заголовки документів) | Крайні дати справи (документів) | Кількість аркушів у справі (документах) | Примітка |
| | | | | | |
Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами.
Посада керівника установи, слідчого що видала справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата Гербова печатка | Посада керівника судово-органу, що отримав справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата Гербова печатка |
Видав справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата | Отримав справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата |
Формат А4 (210х297)
Форма акта про вилучення справ (документів)
Додаток 6
до п.4.5.4
__________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N ________ ______________________ (місце складання) про нестачу архівних справ (документів) | Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
У результаті ________________________________установлено нестачу
(назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку з чим уважаємо можливим зняти з обліку
Опис № | Справа № (або номери аркушів документів) | Заголовок справи (доку-мента) | Дата справи (доку-мента) | Кількість аркушів справи (документа) | Можливі причин відсутності справ (документів) |
| | | | | |
Разом ______________________________ справ (документів)
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами): ___________________________________________
(номери справ, аркушів,
_________________________________________________________________
їх заголовки)
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів установи, або особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі) |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Керівник служби документаційного забезпечення управління | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Погоджено Протокол ЕПК* державного архіву від _______ N _______ | Схвалено Протокол ЕК установи від _______ N ___ |
Формат А4 (210х297)
Форма акта про нестачу архівних справ (документів)
_____________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
Додаток 7
до пунктів 4.5.6, 8.8.10
________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N _________ _______________________ (місце складання) про виділення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню | Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
На підставі ________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із
__________________________________________________________________
зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______________________
(найменування фонду)
№ з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (номен-клатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номенкла-турою або номер справи за описом | Кіль-кість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| | | | | | | |
Разом ___________________________ справ за _______________роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)________________
________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від _______N_______)
Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Додаток 10
до пунктів 5.1.15-5.1.19, 6.1.8, 6.2.2
Засвідчувальний напис справи N _______ (Розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _____________________________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші________________________________________
пропущені номери аркушів _________________________________ аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
Особливості фізичного стану та формування справи | Номери аркушів |
| |
Посада особи, яка склала засвідчувальний напис | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма засвідчувального напису справи
Додаток 11
до пунктів 5.1.22-5.1.26
320
230
Додаток 12
до пунктів 6.1.2, 6.1.6,7.2.6
__________________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд N _________ Опис N ________ справ постійного зберігання за _________ рік | Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
__________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
№ з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| | | | | |
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N ______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________пропущені номери __________________
Посада особи, яка склала опис | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Затверджено Протокол ЕПК державного архіву від ___________ N _____ | Схвалено Протокол ЕК установи від ___________ N __ |
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання
Додаток 13
до п. 6.2.3
__________________________________________________________________
(найменування державного архіву*)
__________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N ______________
Опис N _____________
__________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ ___________________
_____________
* Заповнюється в державному архіві
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання
Додаток 14
до пунктів 6.3.1, 7.2.6
__________________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд N _________ Опис N ________ справ тривалого (понад 10 років) зберігання за _________ рік | Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
__________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
№ з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| | | | | | |
У цей розділ опису внесено __________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________ , у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, яка склала опис | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) | ________ (підпис) | __________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Схвалено
Протокол ЕК установи
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 13
ПОРЯДОК
здійснення централізованого державного обліку документів
історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном,
та документів іноземного походження,
що стосуються історії України
1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст. 17 Закону України "Про
Національний архівний фонд і архівні установи", визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.
2. Централізованому державному обліку підлягають усі види зазначених документів з паперовою основою, плівковими та іншими носіями незалежно від форм власності.
3. Виявлення документів здійснюється:
на підставі міжвідомчих міжнародних угод про співробітництво в
галузі архівної справи;
в процесі дослідницької роботи працівників державних архівних
установ у архівах за кордоном;
у ході тематичного виявлення інформації про документи, що
стосуються історії України, на бібліографічному рівні (вивчення науково-інформаційних та науково-довідкових видань).
4. Роботу щодо виявлення та обліку зазначених документів здійснюють центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя.
5. Документи, виявлені під час закордонних відряджень або за довідниками та іншими науково-інформаційними виданнями, описуються на картках централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки встановленого зразка
6. Документи, а також копії архівних документів, у тому числі на правах оригіналу, юридичних та фізичних осіб, що надійшли з-за кордону на підставі міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи, шляхом придбання на аукціоні, тендері, за договорами купівлі-продажу, дарування, за заповітом, підлягають фондуванню, описуванню та державному обліку згідно з чинним законодавством.
7. Картки централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки складаються у двох примірниках. Один примірник облікової картки постійно зберігається в державній архівній установі за місцем її складання.
Другий примірник облікової картки державні архівні установи разом із ідомостями про зміни у складі та обсязі фондів подають до Головархіву країни, який створює банк даних "Зарубіжна архівна україніка" (далі - АУ). Картки цих документів повинні мати у правому верхньому куті позначку "ЗАУ".
8. Керівництво та контроль за централізованим державним обліком документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог (далі - ЦФК).
9. Картки в ЦФК ведуться окремо для кожного центрального державного архіву, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя.
10. Цей Порядок може бути застосований також у процесі виявлення документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, якщо таке виявлення здійснюється, представниками інших установ, підприємств і організацій та громадянами.
Затверджено наказом
Головного архівного управління України
від 11 листопада 1999 р. № 67
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
29 листопада 1999 р. за № 816/4109
Додаток
до п. 5 Порядку здійснення
централізованого державного
обліку документів
історико-культурної спадщини,
що знаходяться за кордоном,
та документів іноземного походження,
що стосуються історії України
- Практикум з навчальної дисципліни
- Комп’ютерна верстка л.В.Некрасової За редакцією с.Ф.Чикалової
- Тренінгові завдання з питань формування, систематизації та упорядкування документально-фактографічного фонду підприємств, організацій та установ…………………………………………………….7
- Додатки
- Завдання для самопідготвки Розділ 1. Архівна система та система архівних установ
- Тренінгові завдання з питань формування, систематизації та упорядкування документально-фактографічного фонду підприємств, організацій та установ Завдання 2.1
- Завдання 2.3
- Тренінгові завдання для напрацювання і закріплення навичок з питань експертизи цінності документів та оформлення документів за її наслідками Завдання 3.1
- Завдання 3.4
- Задачі для розвинення творчого підходу до формування документально-фактографічного фонду юридичних осіб різної форми власності Завдання 4.1
- Завдання 4.3
- Тренінгові завдання з питань документування соціально-правових запитів громадян та юридичних осіб до архівних установ Завдання 5.1
- Ситуаційні задачі з напрацювання навичок самостійної роботи з електронними архівними справами .
- Ситуаційні задачі з питань доступу та порядку використання документів, що належать до наф України
- Завдання для самостійної практичної роботи студентів
- Б. На підставі даних наведених в таблиці оформити заяву (лист-запит) до архівної установи та відповідь на неї (архівна довідка).
- Практикум з використанням програмного забезпечення арм “Архів”
- Ділова гра “Грошова оцінка архівних документів” з використанням кейс-методу
- Варіанти групових завдань
- Творче завдання щодо формування наф України
- Розділ II національний архівний фонд та його формування
- Розділ III право власності на документи національного архівного фонду
- Розділ IV облік і зберігання національного архівного фонду
- Розділ V використання національного архівного фонду
- Розділ VI система архівних установ
- Розділ VII фінансове, матеріально-технічне і кадрове забезпечення архівних установ
- Розділ VIII міжнародне співробітництво в архівній справі
- Розділ IX відповідальність за порушення законодавства про національний архівний фонд та архівні установи
- Кабінет міністрів україни
- Порядок
- Порядок
- Свідоцтво
- Порядок
- Дсту 2732:2004 Національний стандарт України
- Чинний від 2005-07-01
- Сфера застосування
- Загальні поняття
- 5. Архівна справа
- 5.1 Складники та формування Національного архівного фонду України
- 5.2 Забезпечення збереженості та обліку архівних документів
- 5.3. Науково-інформаційна діяльність архіву
- 5.3.5 Довідковий апарат (архіву)
- 5.3.11 Підсумковий запис до опису
- 5.3.20 Архівний витяг
- Положення
- Положення про Центральний державний архів вищих органів влади та управління України
- Положення про Центральний державний науково-технічний архів України
- 2. Мета та напрями діяльності Інституту
- Управління Інститутом та його структура
- 4. Майно та кошти Інституту. Фінансово-господарська діяльність
- 5. Реорганізація та ліквідація Інституту
- Положення про Державний центр збереження документів Національного архівного фонду
- Типове положення
- Типове положення
- Загальні положення
- Оформлення документів, що дають право доступу до приміщень державної архівної установи
- Порядок виносу (вивозу) документів, друкованих видань
- Порядок в'їзду (виїзду) транспорту на територію архіву
- Обкладинка перепустки до читального залу
- Книга обліку
- Книга обліку
- Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій
- 1.Загальна частина
- Вимоги до складання номенклатур справ та формування документів у справи
- Експертиза цінності документів в установах
- 5.Оправлення справ
- Оформлення обкладинок справ
- Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду в цілому
- Користування документами архіву
- Номенклатура справ
- Картка-замінник справи
- Картка централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки
- Положення про умови зберігання архівних документів
- Загальна частина
- Вимоги до архівних будівель і приміщень архівів
- 3. Вимоги до сховищ
- 5. Вимоги до світлового режиму зберігання архівних документів
- 6. Вимоги до температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів
- 7.Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму зберігання архівних документів
- 8. Вимоги до протипожежного режиму зберігання архівних документів
- 9. Вимоги до охоронного режиму зберігання архівних документів
- Порядок зберігання електронних документів в архівних установах
- Порядок невідкладної реставрації, ремонту і консервації унікальних документальних пам'яток
- Оформлення осіб для користування документами наф у читальних залах (секторах користування документами) архівів
- Організація роботи користувачів у читальних залах архівів, їх права та обов'язки
- Видавання документів наф працівникам архіву та в тимчасове користування за межами архіву
- Організація копіювання документів на замовлення користувача
- Відповідальність за порушення Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам
- Форма заяви-анкети користувача
- Форма замовлення на видавання справ
- Форма аркуша користування архівними документами
- Аркуш користування архівними документами
- Форма аркуша користування кіно-, відеодокументами
- Аркуш користування кіно-, відеодокументами
- Зразок замовлення на копіювання документів
- Інструкція про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства
- Загальні положення
- Витребування документів
- Оформлення архівних довідок
- 25 Червня 2001 р. За n 547/5738
- Порядок проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду
- Методика грошової оцінки документів Національного архівного фонду
- 25 Червня 2005 р. За n 692/10972
- Примірна шкала оцінок документів наф
- Примірна шкала цін документів наф
- Облікова картка грошової оцінки документа наф
- 1. Методика виявлення та віднесення юридичних осіб до джерел формування наф
- 1.1. Організація роботи з виявлення або уточнення складу юридичних осіб
- 1.2. Вивчення функцій, що виконуються юридичними особами, та складу їх документів.
- 1.3. Віднесення юридичних осіб до джерел формування наф
- 2. Порядок віднесення юридичної особи до списків та укладання списків
- 2.1. Віднесення юридичної особи до списків
- 2.2. Укладання списків
- 2.3. Розгляд та затвердження списків
- 2.4. Ведення списків
- Список джерел та літератури
- Список юридичних осіб - джерел формування наф, які передають документи до архіву
- Список юридичних та фізичних осіб - джерел формування наф, які не передають документи до архіву
- I. Юридичні особи
- II. Фізичні особи
- Список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи наф, у зоні комплектування
- Инструкция по работе с подсистемой «Apxив».
- I. Общие сведения.
- 2. Очистка рабочих файлов.
- 3. Ввод данных в базу «Архив».
- 4. Дозапись в основную базу.
- 5. Корректировка, просмотр данных в рабочих файлах.
- 6. Корректировка, просмотр данных в базе архив.
- 7. Выходные документы.
- 8.Ведение справочников.
- Наведенних завдань
- Відділ аспірантури і докторантури
- Зразок 2
- Зразок 3
- Номенклатура справ
- Деканат маріупольського центру підготовки фахівців
- Зразок 5
- Зразок 6
- Опис № 5 документів постійного терміну зберігання
- Опис № 13 документів постійного терміну зберігання
- Опис № 1-л документів постійного терміну зберігання
- Технічний інспектор в.Н.Кисельова
- Опис № 1-л Особових справ студентів ДонНу випускників 2002 р.
- Ст.Інспектор канцелярії с.Ф.Гуріна
- Донецький національний університет
- М. Донецьк про вилучення особової справи Слідче управління Донецької області гсу мвд України
- 83000 М. Донецьк, майдан і.Дзержинського, б.34
- На підставі постанови прокурора м. Донецька від 20.04.2006 р. З метою ознайомлення з матеріалами особової справи Михайлова о.Л.
- Міністерство освіти і науки України
- Слідче управління Прокуратури Донецької області м. Донецька
- Практикум з навчальної дисципліни “Архівознавство” Чикалова Світлана Федорівна