5. Публічні виступи і ділові бесіди, та підготовка до них.

Основні десять правил які розробила Маріжері Мін, щодо проведення ефективних публічних виступів, покликані вирішувати різні ділові завдання, а можуть стати дієвим засобом комунікаційної політики. Вони зводяться до наступного:

1. Перш ніж вирішити, що говорити слід познайомитись з аудиторією.

2. Перше випробування. Достовірність і переконливість. Треба викликати, якщо не підтримку то розуміння. Не будьте зверхнім, далеким від прагнень людей.

3. Якщо викладаєте своє основне повідомлення, воно повинно бути актуальним, особистим і переконливим. Для цього слід дати відповіді на такі питання: Які ключові думки хочете донести? Що слухач повинен запам’ятати? Які заходи прийняти?

Рішучий тон, не відхилятися від сутності, уникайте загальних фраз і банальності, пояснюйте абстрактні ідеї поширеними прийомами з якими аудиторія може співставити себе.

4. Ваше повідомлення повинно бути коротким, стислим і пам’ятним. Оперуйте прогнозами, щоб довести свою точку зору.

5. Ухиляйтесь від професійного жаргону.

6. Встановіть контакт з аудиторією. Не читайте нотації, не давайте голої інформації. Просвітіть аудиторію, поділіться з нею знаннями і думками на основі зрозумілих принципів.

7. Публічний виступ – це дійство, зіграйте свою роль.

8. Підготуйтесь і проведіть репетицію. Обов’язково, вголос, уявивши аудиторію до якої звертаєтесь, відпрацюйте текс, жестикуляцію і міміку. Важливо продумати відповіді на запитання, що можуть виникнути.

9. Оцініть і якщо можливо проконтролюйте довкільні обставини. Як дібратися до місця проведення виступу. Прийдіть раніше. Оцініть розмір приміщення, рівень температури (за необхідності відрегулюйте), відстань до слухачів, висоту подіума, розташування мікрофонів, освітлення, наявність води, роботи допоміжних систем.

10. Ніколи не недооцінюйте сили невербального спілкування. Слово – 7%, голос і інтонація – 38%, жести і міміка – 55%.

Усний виступ, промови, доповідь, телефонна розмова це важливий засіб від використання якого нерідко залежить імідж фірми і інші моменти PR. Його використання важливе як для зовнішніх так і для внутрішніх PR комунікацій.

Невміння та безвідповідальне ставлення до виступів, до їх форми і змісту має негативні наслідки. Основними складнощами в сучасних умовах є:

• невміння триматись в аудиторії;

• невміння зробити офіційне повідомлення щоб воно не стало сухою доповіддю;

• не розуміння як поводити себе з журналістами;

• не розуміння що їм можна сказати, а що ні;

• повна неспроможність в риториці;

• звичка постійно командувати, читати нотації, видавати накази без пояснень.

Методика проведення виступу може бути наступною:

• визначити загальний задум;

• говорити про важливе для аудиторії у відповідний цьому час;

• говорити звичайною для аудиторії мовою;

• побільше знати про аудиторію;

• розкривати перед слухачами план дій і робити їх співучасниками;

• чим більш логічний виступ, система переконання, тим ліпше сприйняття (продумана композиційно-логічна організація матеріалу це і є програмування взаємин з аудиторією);

• робота над текстом. Якщо навіть його не збираються зачитувати, його треба записати. Тим більше коли мова йде про офіційний виступ;

• оратор повинен готувати текст сам;

• враховувати різницю між письмовою і усною мовами;

• використовувати цифри і ілюстрації;

• посилатися на авторитетних людей, але лише для підтвердження своїх висловів;

• не починати виступ такими фразами: я не збирався виступати, я повністю згодний з попереднім, я хочу розповісти про те, що. Починати з головного і без зайвого підведення;

• підтримувати увагу своєчасними жартами, історіями, прикладами;

• розбивати виступ на розділи, закінчуючи їх важливою думкою, образом, порівнянням. Потім вона може витягнути з пам’яті і інше;

• краще з початку наговорити на диктофон, а потім працювати з цим матеріалом;

• треба відчути настрій аудиторії, що може взагалі змінити виступ;

• врахувати чисельність аудиторії.

При цьому зауважимо,- важливо не те що ви говорите, а як (досвід політичних виступів).