Отношения с сослуживцами

Секретарь в любой фирме является «проводником» идей и решений руководителя, посредником между руко­водителем и сотрудниками. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от личности самого се­кретаря. Необходимо помнить, что секретарю во всех случаях необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допуская проявления высокомерия и равнодушия в от­ношениях с сотрудниками.

В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и чет­ко давать нужные указания, контролировать их выпол­нение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения вла­деть своими эмоциями.

Придерживаясь следующих правил, секретарь может поддерживать нормальные деловые отношения с сослу­живцами:

• Искренне интересуйтесь другими людьми.

• Если вы хотите воздействовать на них, не вызывая чув­ства обиды, начинайте с похвалы и искреннего призна­ния их достоинств.

• Указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно.

• Говорите о том, что интересует ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать.

• Внушайте вашим собеседникам сознание их значимос­ти и делайте это искренне, создайте людям хорошую ре­путацию, которую они будут стараться поддерживать.

• Сначала поговорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев.

• Добивайтесь, чтобы люди были готовы сделать то, что вы предложите. При этом руководствуйтесь «золотым правилом» делового человека — будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязательствах и обещаниях сослу­живцам.

• Научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво и естественно, чтобы люди в то же время понимали, что вы оказываете им любезность.

• Не противопоставляйте себя коллективу, не создавайте и не входите ни в какие коалиции, найдите общий язык с каждым работником.

Существует множество приемов повышения эффек­тивности общения, преодоления коммуникативных барь­еров.

Прием «имя собственное» основан на произнесении вслух имени-отчества. Это показывает внимание к данной личности, способствует утверждению человека как лич­ности, вызывает у него чувство удовлетворения и сопро­вождается положительными эмоциями.

Прием «зеркало отношений» состоит в доброй улыбке и приятном выражении лица. Возникает чувство защи­щенности у партнера, что вызывает положительные эмо­ции и вольно или невольно формирует желание общаться.

Прием «золотые слова» заключается в высказывании комплиментов в адрес человека, способствующих эффек­ту внушения.

Прием «терпеливый слушатель» вытекает из терпе­ливого и внимательного выслушивания проблем партнера. Это приводит к удовлетворению одной из самых важных потребностей любого человека — потребности в самоут­верждении.

Прием «личная жизнь» выражается в привлечении внимания к «хобби», увлечениям партнера, что также по­вышает его вербальную активность и сопровождается по­ложительными эмоциями.

Сотрудники в офисе нуждаются в общении. Общение по­могает расслабиться в течение рабочего дня. Нельзя сбра­сывать со счетов и то, что работающий коллектив — это не роботы. Для успешной работы кроме профессионализ­ма необходим командный дух, ко­торый рождается в общении как в стенах офиса, так и вне его.

Но не следует впадать в другую крайность — превра­щать секретариат в клуб отдыха, источник слухов и т. п. Для людей, увлеченных работой, всевозможные слухи, сплетни неактуальны. Собирать сплетни, а тем более по­ощрять их и доверять им нельзя. Вот принять к сведению полученную информацию необходимо.

Под любым предлогом старайтесь уклоняться от кате­горичных высказываний по животрепещущему вопро­су. Если конфликт между сотрудниками разгорается в приемной, ни в коем случае не принимайте ничью пози­цию, а постарайтесь сгладить ситуацию. Важно с пер­вых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, но ни в коем случае не входить в какие-либо группы и коалиции.

Взаимоотношения секретаря с сотрудниками зависят также от принятого «домашнего стиля» каждой фирмы. При работе в таких организациях следует учитывать на­циональные особенности психологического климата, ца­рящего на предприятии.

Руководителю необходимо знать результат любого про­цесса в своей организации, а также быть в курсе настро­ений в коллективе. Если назревающий конфликт может поставить под угрозу его работу — виной секретаря будет отсутствие попытки предотвратить беду. Секретарь посредник в общении начальника с коллективом. Это не донос, а работа.

Лучше потратить время на убеждение начальника до конфликта, чем устранять его последствия, в душе раду­ясь: «Я ему говорила, что они перессорятся, теперь будет знать, как ко мне не прислушиваться».

Предупредить о назревающем конфликте поможет бе­седа (не второпях между подписанием бумаг) с заранее продуманной структурой — нужны веские аргументы и факты. Также нужно запастись терпением и тактом.

Если у вас есть варианты выхода из ситуации, смело их предлагайте. Возможно, именно ваши предложения поз­волят погасить конфликт в самом его начале.

И еще одно важное правило: ни одна фраза руководи­теля, не предназначенная для передачи, не должна достиг­нуть ушей подчиненных.

Эффективное взаимодействие секретаря с окружаю­щими означает также умение наиболее полно использо­вать возможности и способности коллег для эффективно­го профессионального взаимодействия (как внутри ком­пании, так и за ее пределами).