Ведение протокола совещания

Если секретарь принимает участие в совещании, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае перед началом он должен уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим — краткий или полный.

Пример

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на за­седании вопросы, фамилии докладчиков и принятые ре­шения. Такой протокол, как правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или носит оперативный характер.

Секретарь фиксирует выступления, принятые реше­ния и фамилии выступавших. Председатель и другие вы­ступавшие могут передать секретарю тезисы своих вы­ступлений.

Перечень мероприятий при подготовке к совещанию см. Приложение13

2. Сервисные функции — организация презентаций, приемов

При помощи несложных рекомендаций по организации презентаций и приемов секретарь может проявить себя вполне компетентным человеком при проведении подобных мероприятий. Ему предоставляется возможность блеснуть своими незаурядными личными качествами и профессиональным умением, что может положительно повлиять на карьеру.

Предварительная подготовка приема или презента­ции требует:

• выбора вида приема;

• составления списка приглашенных;

• заблаговременной рассылки приглашений;

• составления плана рассадки за столом (на завтраке,обеде и ужине);

• составления меню; о сервировки стола;

• составления сценария;

• подготовки тостов и речей (на приемах с рассадкой);

• подготовки помещения.