logo search
курс лекций

Оборудование зала

Секретарь привлекает соответствующие службы орга­низации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания.

Зал, в котором будет проводиться совещание, должен быть оснащен необходимым количеством стульев, сто­лом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. п. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии самого помещения и мест общего пользования.

Со специалистами секретарь проверяет исправ­ность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шну­ров и т.п.

По указанию руководителя секретарь должен подо­брать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающе­му аппаратуру.

Во время торжественных собраний на столе председа­теля устанавливают цветы.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладитель­ными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стака­нов — на один больше, чем участников совещания, сидя­щих за столом.

  1. Готовятся материалы для руководителя.

За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточ­нить с руководителем регламент совещания.

  1. Накануне совещания проверяется его полная готов­ность.

Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участников.

Необходимо предусмотреть, чтобы у входа или в гарде­робе висели объявления с указанием места проведения со­вещания.

За час до начала совещания секретарь готовит для председательствующего папку с материалами совеща­ния, чистую бумагу, ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, скрепки, линейки, минеральную воду, стака­ны и т. п.

Подготовка к плановому совещанию начинается за 1,5-2 недели до его проведения.