Оформлення документів, що дають право доступу до приміщень державної архівної установи

2.1. Доступ до приміщень державної архівної установи здійснюється за

відповідними документами.

2.2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється

на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт, службове посвідчення тощо).

2.3. Документами, що дають право на вхід (вихід) до приміщень архіву,

є:

- членський квиток - для членів Спілки архівістів України;

• перепустка до читального залу (додаток1) - для користувачів

документів, які працюють у читальному залі;

- разова перепустка (додаток 2) - для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.

2.4. Відвідувачі державних архівних установ при вході до архіву

зобов'язані показати черговому на посту охорони відповідний документ, що дає право на вхід.

2.5. Представники органів законодавчої, виконавчої і судової влади

мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями.

2.6. Оформлення перепустки до читального залу здійснює співробітник,

відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню співробітникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення терміну її дії.

2.7. Разову перепустку замовляє директор архіву, його заступник або

співробітник відповідного структурного підрозділу архіву. Перелік співробітників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом директора архіву. Оформлення разової перепустки здійснює черговий на посту охорони.

2.8. Разова перепустка для групи осіб оформлюється на керівника групи

із зазначенням кількості відвідувачів.

2.9. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, здається

відвідувачем або керівником групи на пост охорони при виході з архіву.

2.10 В окремих випадках дозволяється відвідування приміщеньm архіву

без оформлення разової перепустки. У цьому разі відвідувачів реєструють в книзі обліку відвідувачів після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Книга обліку відвідувачів архіву (додаток 3) ведеться на посту охорони.

2.11.Члени експертно-перевірних комісій і методичних рад

(методичних комісій) архівів, студенти-практиканти, особи, які прибувають для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним директором архіву або його заступником, після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост хорони заздалегідь.

2.12. Громадяни іноземних держав допускаються до приміщень архіву

на загальних підставах.

2.13. Кур'єри з поштою допускаються до приміщень архіву за

службовими посвідченнями.

2.14. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів,

зазначених у п. 2.3, та підписів відповідальних посадових осіб архіву.

2.15. Вхід до приміщень архіву заборонений у таких випадках:

- за відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;

- при неправильному оформленні перепустки, її невідповідності встановленим зразкам;

- при невідповідності підписів на перепустці зразкам.

2.16. Вхід до приміщень архіву відвідувачів з портфелями,

господарськими та спортивними сумками, пакунками заборонений.

2.17. Унесення до приміщень архіву фотоапаратів, кінокамер,

розмножувальних апаратів і т.п. без погодження з директором архіву заборонене.

218. Користувачі документів, які працюють в читальному залі, мають

право за погодженням із керівництвом архіву вносити власні технічні засоби (сканери, фотоапарати, цифрові та портативні копіювальні апарати, відеокамери) для виготовлення копій документів.

2.19. Адміністрація архівної установи зобов'язана створити умови для

тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву заборонений.