Документация моделей «как есть»

Непосредственная документация моделей процессов «как есть» происходит, как правило, в ходе:

• изучения имеющейся документации,

• опроса специалистов функциональных отделов,

• непосредственного наблюдения.

Дополнительные групповые обсуждения служат уточнению и детализации предварительно созданных вариантов моделей. Вынесение вопросов на групповое обсуждение следует производить лишь после того, как были исчерпаны возможности выше названных способов документации моделей. Это связано в первую очередь с тем, что индивидуальные встречи, как правило, более эффективны. Групповые обсуждения нередко принимают характер «дискуссионного клуба», затрудняя тем самым конструктивное обсуждение. Кроме того, личные беседы являются более располагающими к открытой дискуссии нежели публичное обсуждением проблем. В рамках групповых обсуждений следует учитывать следующие аспекты:

• Создание моделей происходит итеративно. Предварительные варианты моделей подвергаются последовательному уточнению, до тех пор, пока участники рабочих встреч не засвидетельствуют достоверность отображения фактической ситуации и достаточную степенью детализации.

• В рамках предварительной работы, как правило, не удается добиться использования единой терминологии. Чтобы обеспечить 'Эффективность рабочих встреч, их участники должны сначала четко определить и консолидировать используемые в моделях термины.

• Если уже на этапе обсуждения моделей «как есть» специалистами функциональных отделов могут быть названы слабые места процессов, следует документировать предполагаемые причины недостатков, а также интуитивные предложения по оптимизации затронутых процессов.

На практике достичь полного согласия между всеми участниками рабочих встреч бывает не всегда возможно. Открытые вопросы могут потребовать консультации других экспертов и, в случае необходимости, однозначных решений со стороны руководства предприятия.