Вторая половина рабочего дня
Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня
Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
Приложение 7
Выражения, которых следует избегать | Выражения-заменители |
-Да. — Говорите. | Назвать компанию и представиться |
— Кто говорит? Что вы хотите? По какому вопросу? — Объясните мне, в чем дело. — Могу ли я вам помочь? — Куда перевести ваш звонок? | — Чем я могу вам помочь? |
— Алло! Алло! Что? — Вы меня слышите? | — Лена Кузнецова, очень плохо слышно. Перезвоните, пожалуйста. |
— Как вас зовут? | — Могу я узнать ваше имя? |
— Это вы звонили уже три раза? | — Мне кажется, мы уже общались с вами? |
— Все обедают. – Никого нет.-Перезвоните. | — Оставьте, пожалуйста, ваш телефон, он вам перезвонит. — Не могли бы вы перезвонить завтра в 16 часов? |
— Нет, у нас нет такого. | — У нас не зарегистрировано это имя, не могли бы вы предоставить больше информации о... (к примеру, название отдела). |
— Сейчас я посмотрю, можно ли его побеспокоить. | — Я попробую вас с ним соединить. |
— Он не может сейчас с вами поговорить. | — К сожалению, я не могу вас с ним соединить в данный момент. |
— Он вас знает? | — Вы знакомы? Вы уже общались...? |
— Будете ждать или перезвоните? | — Вы предпочитаете подождать или перезвонить через несколько минут? |
— Подождите секунду. | — Чтобы найти нужную информацию, может потребоваться 2—3 минуты. Вы можете подождать (перезвонить через ... минут)? |
— Не вешайте трубку. | — Будьте любезны, подождите, пожалуйста. |
— Я не знаю. | — Разрешите, я уточню для вас. |
— Я передам ему, когда его увижу. | — Как только он вернется, я сразу же свяжусь с ним. |
— Вас слушают. | — Слушаю вас. |
— Простите за то, что заставил вас подождать. Вы все еще на линии? | — Спасибо за то, что вы подождали. |
— Можете попробовать перезвонить в четверг... | — Советую вам перезвонить в четверг утром. |
— Мы не сможем это сделать. | — Чем, на ваш взгляд, мы сможем быть вам полезны? |
— Мы не сможем сделать это до тех пор, пока... | — Мы будем рады сделать это, когда... |
— Я вам не могу ничего обещать. | — Обещаю вам сделать все возможное. |
— Извините, что не смог вам помочь. | — Возможно, мы сможем помочь вам позднее... |
— Это не моя ошибка, виноваты мои коллеги. | — Я лично этим занимаюсь. |
— Вы должны... | — Для вас имеет смысл... — Лучше всего было бы... |
— Вы не поняли. | — Я хотел сказать... Я неточно выразился. |
— Вы ошибаетесь! | — Будьте любезны, уточните, о чем идет речь. |
— Не беспокойтесь. | — Положитесь на меня. |
— Не думаете ли вы, что...? | — Вы думаете? |
— Да, но... | — Да, именно поэтому... |
— Нет проблем. | — Благодарю вас. — Договорились, согласен с вами. |
— Все нормально, не беспокойтесь. | — Пожалуйста, мне было приятно помочь вам. |
— Простите. | — Благодарю вас за... |
— Не факт! | — Наверное, произошло какое-то недоразумение. |
— Простите, что побеспокоила. | — Спасибо, что уделили мне внимание. |
— Не раньше, чем... | — Как только... |
— Препятствия, трудности | — Замечания, уточнения |
— Проблемы | — Советы, решения, вопросы |
- Содержание
- Роль секретаря в управленческом процессе
- История развития секретарской службы в России.
- Глава 29 "Генерального регламента" называлась "о секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
- Профессия секретарь сегодня.
- Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям.
- Нормативно-методическая база работы секретаря
- Нормативно-правовая база работы секретаря
- Нормативно-методическая база работы секретаря
- 2.3.Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Квалификационные требования к секретарю.
- Контрольные вопросы по теме
- Как правильно организовать рабочее место
- Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.
- Графическое планирование рабочего времени
- Инструментальные технологии
- Задания по теме
- Работа секретаря с документами
- 4.1. Делопроизводственные функции секретаря
- 4.2. Обработка входящих документов
- 4.3. Обработка исходящих документов
- 4.4. Обработка внутренних документов
- 4.5. Регистрация документов
- Регистрация телефонограмм
- 4.6. Контроль исполнения документов
- 4.7. Систематизация документов и их хранение.
- 4.8. Подготовка дел к архивному хранению
- 4.9. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.
- 5.1. Общие правила приема посетителей.
- Зона обслуживания посетителей
- Доклад о посетителях
- Учет посетителей
- Приемные часы
- График приема
- Беседа посетителя с руководителем
- Завершение беседы
- Работа приемной во время приема посетителей
- Группы посетителей
- Встреча гостей
- Прием без предварительной записи
- Отсутствие руководителя на приеме
- Прием командированных работников
- Прием делегаций
- Прием сотрудников
- Прием сотрудников по текущим вопросам
- Процедура приема сотрудников
- Прием сотрудников по личным вопросам
- Телефонная речь
- Правила завершение телефонного разговора
- Исходящий звонок
- Передача телефонограммы
- Отправка факса
- Звонок-жалоба
- Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя
- Планирование совещаний
- Подготовка совещаний
- Оборудование зала
- Подготовка оперативного совещания
- Регистрация участников совещания
- Ведение протокола совещания
- Приглашение на прием
- Рассадка за столом
- Подготовка подарков и сувениров
- Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.
- В чем состоит организация работы приемной во время приема посетителей?
- Назовите правила завершение телефонного разговора
- 6. Коммуникационное обеспечение деятельности секретаря. Деловой этикет.
- Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе. Конфликтные ситуации в работе секретаря
- Конфликтное поведение руководителя
- Как предотвращать стрессовые ситуации
- Когда вы принесли плохую новость
- Как вам сохранить свой имидж незапятнанным
- Отношения с сослуживцами
- Конфликтные ситуации в работе секретаря
- Как распознать манипуляцию
- Имидж секретаря.
- Деловой этикет секретаря
- Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря
- 7.1. Современные способы трудоустройства
- 7.2. Требования к составлению резюме.
- Рекомендации по прохождению собеседования.
- Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.
- Приложение 1
- Приложение 2
- Должностная инструкция
- I. Общие положения
- Вторая половина рабочего дня
- Приложение 8 Необходимая для секретаря информация о компании
- Приложение 9 Резюме 1
- Резюме 2