Учет посетителей

Учет посетителей можно вести в электронном виде, в журнале посещений или с помощью регистрационных кар­точек. У каждого из этих способов есть свои преимущества.

Электронная форма экономит время и позволяет вести аналитику.

Форма регистрационно-контрольных карточек более удобна — карточки можно располагать в нужном поряд­ке, передавать исполнителю, использовать в случае по­вторного приема и даже раскрашивать в разные цвета в зависимости от категории посетителя.

Карточки, как правило, изготавливают форматом А5 (половина стандартного листа) из тонкого картона или плотной бумаги и располагают по алфавитному принци­пу внутри конкретных вопросов.

Недостаток картотечной системы в том, что карточка может быть легко вынута из картотеки и не возвращена на место.

Этого позволяет избежать громоздкая, но верная жур­нальная форма регистрации. Журнал приема посетителей обычно имеет следующие разделы:

• дата приема;

• фамилия, имя и отчество посетителя;

• его адрес (место работы, должность, контактная ин­формация);

• суть вопроса;

• фамилия ведущего прием;

• результаты рассмотрения вопроса (что нужно сделать, отметка о выполнении и т. п.).

В организациях, которые принимают посетителей по во­просам конфликтного характера, лучше вести учет посе­тителей в журналах.