31)Культура деловой переписки

Другая важная часть делового этикета – служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывает отпечаток прежде всего адресат, затем – конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете прочесть в специальной литературе. Мы же попытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка – это общение в миниатюре, овладение ею и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму – оно должно быть недлинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках, написанных на машинке, а еще лучше – на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. В деловом письме старайтесь также избегать многосложных, непонятных слов и выражений (иностранных, сугубо специальных). Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делают стиль излишне “цветистым”.