Документообіг як основа діяльності органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування

У контексті інформаційно-аналітичного забезпечення робота з документами є одним із головних напрямів функціонування будь-якого органу управління соціальною системою. Раціоналізація документування та документообігу як складових документології - важлива передумова практично всіх напрямів управлінської діяльності. Незалежно від того, які функції управління розглядати, завжди виникає проблема фіксування їх та обліку у певній формі через спеціальні реквізити, які перетворюють просте відображення інформації в документ. Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документування - це відповідним чином упорядкована множина процесів щодо створення і опрацювання всіх документів, які існують у відповідній системі соціального управління.

Документаційне забезпечення управління соціальними системами - це вид забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання, зберігання, видачі та використання інформації у формі документів як її носіїв.

Управлінський документ - це діловий акт, який виходить із повноважного органу управління чи від відповідної посадової особи про результати її діяльності.

Регламент документообігу - сукупність правил інформаційної діяльності суб'єктів інформаційних відносин, визначених законодавством, нормативними актами або угодами. Регламент документообігу визначає ролі та права суб'єктів щодо створення, володіння, користування та розпорядження документами, порядок оформлення і фіксації інформації на носієві інформації.

Необхідність застосування електронних документів і використання можливостей, що надає електронний документообіг для різноманітних суспільних потреб, в Україні стала на порядку денному ще в другій половині 90-х років вже минулого XX століття. До цього спонукав також і позитивний суспільний досвід у цій сфері розвинених країн. Але на той час не тільки в українському суспільстві в цілому, а й навіть в органах державної влади ще не було достатнього усвідомлення обсягу і складності тих завдань, які необхідно вирішити в Україні для досягнення зазначеної мети.

У першу чергу перед органами державної влади постало завдання зі створення нормативно-правової бази, що забезпечує здійснення електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. Його вирішення мало слугувати також основою для врегулювання відносин між суб'єктами в таких якісно нових сферах діяльності, як електронна комерція, електронна торгівля, подання електронної звітності, надання електронних послуг (адміністративних послуг через інформаційні системи та загальнодоступні мережі, зокрема Інтернет). З цією метою були прийняті два базових закони України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний

документообіг". При цьому слід зазначити, що положення першого з цих законів відповідають вимогам - Директиви 1999/93/ЕС Європейського Парламенту та Ради від 13 грудня 1999 року "Про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства". З прийняттям зазначених законів за дотримання певних умов електронний цифровий підпис було прирівняно за правовим статусом до власноручного підпису (печатки), встановлено основні організаційно-правові засади використання електронних документів та застосування електронного документообігу.

На виконання зазначених законів Кабінет Міністрів України прийняв ряд постанов, які конкретизували врегулювання ряду відносин у цій сфері, зокрема:

"Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності";

"Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади";

"Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу";

"Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів" ; "Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган"; Впровадження систем електронного документообігу є важливою складовою розвитку електронного урядування.