Деловые приемы

Деловой прием — торжественное собрание приглашенных по какому-либо событию. Событием для торжественного приема может стать юбилей, подписание важного контракта, прибытие официальных лиц, праздники, а также деловые мероприятия, проводимые компанией: конференции, конгрессы, симпозиумы, презентации, выставки.

Приемы с рассадкой

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек, а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

Если прием проводится в арендованном помещении, например в банкетном зале ресторана, то персонал ресторана, учитывая специфику своей работы, предложит наиболее эффективную и одновременно удобную расстановку банкетных столов.

Однако современные организации часто имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа гостей. В небольшом зале неразумно устраивать приемы для большого числа гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно в большом, просторном зале. Что считать слишком большим или слишком малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее 10 м2 на человека, включая и место за столом. Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший из глубин светского этикета способ - карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей - не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.

Отметим, что если гость сел не там, где ему предписывалось, его можно попросить пересесть, сопроводив просьбу словами: "Вам там будет гораздо удобнее". Если гость возражает - настаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул. Однако воспитанный человек сядет там, где предписано устроителями приема, а, допустив ошибку, в ответ на мягкую просьбу пересесть - сделает это с извинениями, не привлекая к данному факту внимания.

При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться следующими правилами:

• Самые почетные места - это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т.е. к входной двери. Однако одновременно с этим почетное место должно быть максимально удалено от входной двери.

• Если конфигурация помещения такова, что затруднительно выполнить два первых требования, почетные места можно выбрать из тех, которые расположены лицом или хотя бы боком к окнам (все та же близость к свободному пространству!).

• Наименее почетные места - в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки; женщин и мужчин среднего и "более чем среднего" возраста на эти места усаживать не стоит. Заметим, что некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей прием организации, но одно требование непреложно - женщины должны быть в сопровождении мужчин.¹

• По возможности гостей - мужчин и женщин - рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше.

• Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, - 60(70)х40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50x40 см. следует все же учитывать, что некоторые полные люди не смогут комфортно чувствовать себя за столом в этих рамках.

Приемы без рассадки

Приемы принято разделять на дневные (до 17 часов) и вечерние (после 17 часов), а также на приемы с рассадкой за столом и приемы, которые проходят стоя. Самыми распространенными видами приемов без рассадки считаются «Бокал шампанского», «Бокал вина», «Коктейль» и «Фуршет». Именно о них и пойдет речь.

Прием «Бокал шампанского» чаще всего проходит в дневное время, в промежуток с полудня до 15 часов дня. Этот непродолжительный по времени прием занимает всего от получаса до часа и проходит стоя. Поводом к проведению такого рода приема может стать открытие выставки, презентация какой-либо фирмы или компании, корпоративное мероприятие, фестиваль, вручение наград, национальный или календарный праздник, личный день рождения на службе и т. д. Расчет шампанского производится по схеме 1 бутылка на 6–7 человек, то есть чисто символический объем на одного участника приема.

Обычно на прием «Бокал шампанского», который проходит в многолюдном помещении при значительном количестве гостей, принято приглашать две пары официантов. Одна из них разносит разлитое в специальные бокалы шампанское, а другая собирает у гостей пустые бокалы. Из закусок могут быть предложены орешки, фрукты, маленькие тосты или пирожные, но не всегда и не обязательно. Форма одежды – обычный деловой костюм.

На приеме «Бокал шампанского» не рекомендуется:

- снимать фрукты со шпажки зубами с открытым ртом (лучше губами с закрытым ртом);

- ставить использованный бокал на поднос с наполненными бокалами!

- ставить свой пустой бокал на поднос с одним полным бокалом, а потом забирать последний себе. Следует поступать наоборот: сначала левой рукой взять полный бокал, а затем правой рукой поставить на поднос свой пустой бокал.

Прием «Бокал вина» также относится к числу приемов, которые проходят стоя. Время проведения и форма одежды те же самые, что и на приеме «Бокал шампанского». Сопровождающие легкие закуски соответствуют винам: к красному вину предлагаются бутерброды с мясными продуктами, к белому – рыбные.

Прием «Коктейль» считается универсальным и тоже проходит стоя. Обычно он проводится с 17 до 20 часов примерно в течение двух часов. Приходить и уходить с такого приема можно в любой час обозначенного промежутка времени, но если прием официальный или деловой, то уходить можно только по субординации, то есть после ухода почетных гостей и шефа. И не в коем случае не раньше!

Название приема «Коктейль» переводится как «петушиный хвост» и связано с происхождением напитка под названием коктейль. Особенность этого приема состоит в том, что все напитки подаются, как правило, в смешанном виде. Закуски на «Коктейле» чаще всего не требуют приборов (за исключением, может быть, жульена и мороженого) и готовятся таким образом, чтобы гости могли их съесть самым естественным образом, то есть руками.

Прием требует определенных навыков. Ведь держать в руках и тарелку, и бокал, и салфетку и еще обмениваться приветствиями, рукопожатиями, визитными карточками и т. д. весьма непросто.

На приеме «Коктейль» рекомендуется:

- обязательно поприветствовать хозяев приема;

- не тушеваться, общаться, знакомиться, а не стоять тенью отца Гамлета в углу с мрачным выражением лица;

- не забывать о бумажных салфетках в эстетических и гигиенических целях;

- есть и пить эстетично.

Время и продолжительность приема «Фуршет» те же, что и на приеме «Коктейль». Главное отличие фуршета от коктейля состоит в том, что закусок на фуршете больше, хотя и напитков немало. Название приема «А-ля фуршет» в переводе означает «с вилкой». То есть, в отличие от «Коктейля», на приеме «Фуршет» допустимо использование индивидуального столового прибора – вилки.

В ситуациях светских встреч и вечеров «Фуршет» и «Коктейль» часто смешивают и сдвигают начало приема на более позднее время.

Основные рекомендации к поведению на приеме «Фуршет»:

- подходить к столу в направлении справа налево;

- брать приборы в следующей последовательности: сначала салфетка на ладонь левой руки, затем тарелка, потом еда. После этого следует взять столовые приборы (вилку) и в последнюю очередь бокал вина (в правую руку);

- не смешивать мясные и рыбные блюда, закуски и десерты;

- не стоять у стола после того, как тарелка наполнится едой!

- пользоваться вилкой и есть эстетично;

- есть после вина;

- ни в коем случае не передвигаться с бокалом на тарелке! В крайнем случае, можно взять бокал в правую руку, а тарелку держать в левой руке;

- менять тарелки для каждого нового блюда;

- если прием проходит в деловой обстановке, то уходить следует по субординации;

- оставить свою визитную карточку после приема на выходе.

Если правила поведения на приемах без рассадки показались слишком сложными, то для начала необходимо запомнить два самых главных правила: не брать сразу слишком много еды (если только это не последний обед в жизни) и не забывать о том, что самое главное на любом приеме – общение, а не угощение.²

Гости и хозяева на деловом приеме

Пришедший на прием гость должен приветствовать хозяев, затем своих знакомых. Руководители фирмы, организующей прием, встречают и приветствуют гостей у входа. Если приглашенных много – более 50 человек – лучше назначить сотрудников, которые будут встречать гостей. Однако в любом случае хозяева должны приветствовать гостей и сказать пару любезных фраз.

После ухода с приема, нужно обязательно попрощаться. Если гостей много, попрощайтесь только с хозяевами и своим последним собеседником. Обязательно поблагодарите хозяев за прекрасно проведенное время – прямо на приеме или после: по телефону или письмом.

Приглашения

Говоря о правилах этикета, учитываемых в организации деловых приемов, следует прежде всего упомянуть о приглашениях.

Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения могут быть вписаны от руки.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00-13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке "страны галантности", хотя родина этикета - Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы - цветочки, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.³