1. Автоматизация документооборота

Документооборот – движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.¹

Система автоматизации документооборота – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.²

Деятельность любой компании связана с оформлением большого количества документов – договоров, счет-фактур, платежек и др. Проходя каждую инстанцию, документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее. К сожалению, человеку свойственно ошибаться, опаздывать, терять, менять место работы. В итоге отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается. Проблемы с потерей и задержкой документов бывают везде, будь то производственное или торговое предприятие, холдинг или небольшая фирма. Вопрос лишь в том, как часто возникают такого рода проблемы и к каким последствиям они приводят. Чем сложнее технологическая цепочка, чем крупнее предприятие и чем больше в нем подразделений и филиалов, тем больше ущерб оно может понести, работая лишь на «бумаге».

Другая сторона медали отсутствия на предприятии электронного документооборота касается непосредственно генеральных директоров, многие из которых любят участвовать во всех бизнес-процессах или стремятся контролировать все, что происходит. В результате, рабочий стол руководителя завален бумагами. Здесь можно найти и платежки, и приказы, и директивы по подразделениям, и пр. Автоматизация документооборота способна изменить сложившийся порядок управления бизнес-процессами. А поскольку вся документация находится в одной электронной базе, руководитель может в любое время увидеть, в какой стадии находится документ, и в случае необходимости, принять меры.

Плюсы автоматизации документооборота:

- все подразделения взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;

- скорость прохождения информации внутри организации увеличивается;

- действуют единые стандарты работы с документами и контроля за их исполнением;

- повышается безопасность доступа к информации;

- повышается производительность труда сотрудников, снижается зависимость от квалификации работника.

Минусы автоматизации документооборота:

- необходимо реформировать сложившуюся систему документооборота – «стресс из-за смены привычных бизнес-процессов»;

- потребуются дополнительные затраты на программное обеспечение и, возможно, на обновление парка компьютерной техники и обучение персонала;

- сложно подсчитать прибыть (убыток) от проекта внедрения системы электронного документооборота;

- возможны эксцессы, связанные с хранением всей информации в едином массиве (потеря данных, несанкционированный доступ, и т.д.).