9. Регистрация и учет документов организации

8.5.7.1. Контроль работоспособности электронной почты компьютерной сети осуществляется в установленном административными и техническими регламентами порядке.

8.5.7.2. Контроль за работой УЭП осуществляет администратор УЭП под методическим руководством службы управления документацией организации.

8.5.7.3. Администратор УЭП осуществляет еженедельный контроль файловой структуры полученных и отправленных документов через УЭП, контроль за организацией формирования электронных сообщений и созданием страховых информационных баз (БД).

8.5.7.4. Администратор УЭП обеспечивает своевременную установку новых версий программного обеспечения УЭП, предоставляемого администратором компьютерной сети.

8.5.7.5. Периодически (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, еженедельно) под руководством службы управления документацией организации проводится создание архивов полученных и отправленных электронных документов (ЭлД) и страхового информационного фонда.

8.5.7.6. Служба управления документацией организации контролирует своевременность внесения дополнений и изменений в должностные и служебные регламенты и рабочие инструкции лиц, в круг обязанностей которых входит обеспечение функционирования технологии электронной почты документной информации.