Работа приемной во время приема посетителей

Если секретарь непосредственно участвует в приеме, приемная на какой-то момент остается пустой. В этом случае необходимо решить вопросы:

• как будут приниматься входящие звонки;

• кто будет встречать зашедших в приемную людей.

Варианты решения этих проблем могут быть следую­щими:

• дежурный сотрудник на месте секретаря;

• табличка на дверях с просьбой не беспокоить во время

• приема;

• перевод телефонных звонков на автоответчик и т. п.

Если во время приема в кабинет входит старший по долж­ности сотрудник, секретарь должен встать и выйти из-за сто­ла к нему навстречу, перед этим извинившись перед посе­тителем. Поздоровавшись с вошедшим, сказать ему, что идет прием, поинтересоваться, когда после окончания беседы старший по должности сможет его принять. Если дело не терпит отлагательств, то после приема посетителя секрета­рю придется срочно подойти к этому сотруднику.

Если во время приема секретарь остается в приемной, ему следует придерживаться следующих правил:

• самостоятельно отвечать на все телефонные звонки и пе­реадресовывать их заместителям руководителя - теле­фон руководителя во время приема может быть под­ключен только при чрезвычайных обстоятельствах;

• не пропускать в кабинет руководителя других сотрудни­ков, не имеющих отношения к приему, их следует на­правлять к заместителям руководителя или называть вре­мя, когда руководитель освободится и сможет их принять;

• по окончании приема и принятии решения по поруче­нию руководителя сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале (в некоторых случаях по­добные записи руководитель делает сам).

В Приложении 4 приведена инструкции для сек­ретарей по приему посетителей.

При организации приема посетителей секретарю надо помнить о действиях, которые категорически не допусти­мы в работе.

Их можно сформулировать в условном пра­виле трех «нельзя».

Нельзя:

• допускать срыва приема посетителя по неуважительным причинам;

• манипулировать ситуацией с приемом посетителей с выгодой для себя: кому-то облегчать доступ к руководи­телю, а кому-то, наоборот, затруднять;

• переносить на людей отношение к ним руководителя — со всеми посетителями нужно быть одинаково радуш­ным.