4.7. Систематизация документов и их хранение.

Формирование дел в соответствии с номенклатурой

После исполнения документы следует хранить в со­ставе дел в соответствии с утвержденной номенклату­рой.

Делом называется совокупность документов (доку­мент), помещенных под одну обложку и относящихся к определенному вопросу деятельности организации — приказы министерства, переписка с банком, сметы ремон­та помещений и т. п.

Требования к формированию дел

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документаль­ного обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверж­дена Главархивом СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Соглас­но ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.

Формирование дел должно отвечать следующим ос­новным требованиям:

оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управ­ления; сохранность документов.

Требования к формированию дел:

• в дело помещаются документы, работа по которым закончена;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дела включается один экземпляр документа;

• каждый документ, помещаемый в дело должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.)

• в дело формируются, как правило, документы одного года;

• в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

• документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или в нумерационной

Признаки заведения дел:

• номинальный — основанием для группировки доку­ментов служит название их

разновидности (протоко­лы, приказы, указания, акты).

• предметно-вопросный — за основу берут содержание до­кументов (документы по вопросам повышения качества продукции: акты, справки, рекламации, докладные записки).

• авторский — группировка в дела документов одного ав­тора (документы филиала за 2003 год).

• корреспондентский — переписка с одним корреспонден­том (входящие и исходящие).

• географический — объединение в одном деле докумен­тов нескольких корреспондентов (например, по терри­ториям региональных представительств).

• хронологический — группировка документов за опре­деленный период.

Устав и другие учредительные документы формируют­ся в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируют­ся отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.

Приказы по основной (производственной) деятельно­сти формируются отдельно от приказов по личному соста­ву.

Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения.

Документы ограниченного доступа с грифом «Для слу­жебного пользования», «КТ» (коммерческая тайна)или «Конфиденциально» формируются в дела отдельно от ос­тальных документов организации.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. При дальнейшем возрастании объема целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих доку­ментов. Далее входящую и исходящую переписку мож­но разделить на письма и факсы.

Оформление дел

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

• названия вида документа (приказы, контракты, про­токолы);

• краткое содержание (в переписке указывают, с кем и по какому вопросу она ведется);

• период, к которому относятся документы дела (если это необходимо);

• копии (если дело сформировано из копий).

Пример

Характерными заголовками дел являются следую­щие: «Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2002 г.», «Квартальные отчеты об ос­новной деятельности и капитальных вложениях за 2002 г.», «Переписка с ОАО «Эра» по строительству ав­тостоянки», «Приказы по основной деятельности за 2001 г.», «Решения Совета учредителей за 2001 год. Ко­пии», «Переписка с ЗАО «Элит» о поставке товаров за 2001 г.», «Документы (акты, контракты, перепис­ка) об аренде технических средств за 2001 г.», «Ак­ты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уго­ловным и гражданским делам».

На обложке дела оформляют:

• полное название организации;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• порядковый номер тома, если дело состоит из несколь­ких томов;

• наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;

• документационный год;

• количество листов;

• срок хранения

Номенклатура дел

Назначение номенклатуры — упрощать работу органи­заций, в которых имеется обширная документация. Это систематизированный перечень наименований дел, за­водимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения опти­мального распределения документов в дела, то есть для обеспечения эффективного поиска документов, которые могут понадобиться в работе.

В небольших организациях, у которых нет структурно­го деления, составляется одна номенклатура.

В крупных организациях различают сводную номен­клатуру дел организации и номенклатуру дел структур­ных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.