5.1. Общие правила приема посетителей.

Главными качествами секретаря при при­еме посетителей являются вежливость и корректность.

Они являются показателями высокого профессиона­лизма секретаря и во многом определяют атмосферу при­ема. Ироничная улыбка, грозный взгляд, выражение превосходства отрицательно влияют на посетителей. Не­обходимо в любой ситуации научиться владеть собой.

Умение общаться с людьми тактично и любезно — одно из основных условий установления нужных контактов и самый недорогой способ сохранения постоянных клиентов.

Правильно организованный прием является гаранти­ей успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характе­ра и поддерживает добрую репутацию компании.

Секретарь должен:

• разработать процедуру встречи гостей и правила приема руководителем собст­венных сотрудников;

• предложить для приема посетителей специ­ально оборудованное помещение, где они могли бы по­дождать нужного сотрудника;

• заранее поставить в известность руководите­ля о вопросе, который будет решаться во время встречи;

• продумать и подготовить материалы, кото­рые могут понадобиться во время приема.

Пример 1

Во многих организациях существует практика, когда перед началом приема секретарь предоставляет руко­водителю список посетителей с именами и отчества­ми. Обращение по имени и отчеству помогает нала­дить контакт и создать доверительную обстановку.