Что такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации , передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете"– это определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

Таким образом, документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentumозначает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр Iиздал указ "О подписании протоколов".

В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова"Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее   определение:

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Основные задачи делопроизводства заключаются в следующем:

• оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

• создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

• создание условий для хранения документов.