2. Организация документооборота библиотеки

В соответствии с ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах «движение документов», т.е. их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. Существует 2 вида организации документооборота: централизованная и децентрализованная. При централизованной организации документооборота все виды работ с документами осуществляются централизованно одним структурным подразделением. При децентрализованной форме прием – обработка – регистрация, передача документов не нужны, т.к. они уже ранее распределены и попадают сразу в нужное структурное подразделение. Документооборот можно различать также по степени его автоматизированности (специальная программа). Благодаря этим программам высока степень защиты информации, и меньше времени затрачивается на работу с документами.

Также рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, отражающих все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Функции документооборота:

1. учет документов;

2. создание единой системы обработки документов;

3. создание единых норм и правил оформления дел;

4. управление документопотоками, регулирование их направления;

5. обеспечение сохранности документов;

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, поскольку автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

- более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

- автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;

- быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;

- автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;

- автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Организация документооборота состоит из десяти этапов:

1. Прием документов: проверка адреса и реквизитов адресата, просмотр содержания документов и их сортировка, распределение документов по структурным подразделениям. Отдельно собираются документы, передаваемые руководителю для проставления резолюции.

2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ, сущность которого заключается в подготовке аналитических, сводных, обзорных документов для рассмотрения руководителем.

3. Регистрация документа и справочно-информационная работа.

Первые три этапа осуществляются параллельно. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме с целью фиксации факта его создания, отправления или получения. Регистрация преследует 3 цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Документы регистрируются в соответствии с документопотоками.

Регистрация документов играет юридическую роль. С момента регистрации документов организация несет за него ответственность. Существуют три формы регистрации документов: 1) журнальная (используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место); 2) карточная (создание сроковой и справочно-информационной карточек) На каждый документ составляют по 2 карточки: одну помещают в сроковую картотеку, другую – в справочную. Карточки в сроковой картотеке разделяются по соответствующим дням срока исполнения. В справочной картотеке карточки более информационно емкие и могут располагаться по признакам адресата, автора, вопроса (темы), направление работы. Справочная картотека может создаваться также на законодательные акты, на нормативные документы и пр. Она должна давать ответы на вопросы: «Какого содержания документ?», «Кто автор?», «У кого в работе находится документ?», «Из какой организации поступил документ?»

Третья форма регистрации – автоматизированная. В данном случае применяется специальная компьютерная программа организации документооборота, которая предполагает выполнение функции регистрации документов. Облегчается передача и контроль за документами. Достоинства автоматизированной формы регистрации заключаются в быстром поиске документов по контрольно-регистрационной картотеке, автоматическое формирование отчетов / сводок, ведение аналитической работы, автоматический контроль за исполнением документов, возможность регистрировать документ одновременно на нескольких рабочих местах. Среди недостатков можно назвать: высокую стоимость, угроза вскрытия информации.

Кроме регистрируемых есть и нерегистрируемые документы (печатные издания, информационные материалы, присланные копии, поздравительные письма). В каждой организации должен быть составлен список регистрируемых и нерегистрируемых документов.

4. Организация движения документов внутри организации: передача, распределение документов между структурными подразделениями. Исполнители получают документ не только в соответствии с резолюцией руководителя организации, но и с учетом функциональных обязанностей, квалификации сотрудников и степени их загруженности.

5. Контроль исполнения документов. Существует два вида контроля исполнения документов: 1) контроль по существу решения вопроса; 2) контроль за сроками исполнения заданий. Исполнение документов – выполнение заданий, поручений, зафиксированных в документе и составление ответных документов. Средний срок исполнения документов составляет 10 дней. Контроль по существу вопроса осуществляет руководитель организации или структурного подразделения. Это оценка, насколько правильно и точно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь. Такой контроль делится на 2 вида: текущий и предупредительный (осуществляется за 3 дня до истечения срока, в форме личного посещения или звонка).

Контроль за сроками исполнения документов включает несколько последовательных этапов:

1) постановка документа на контроль;

2) проверка своевременности доведения документа до конкретного исполнителя;

3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

4) снятие документа с контроля;

5) учет и обобщение результатов контроля;

6. Обработка исполненных и отправленных документов. Документы, отправляемые из организации, проходят сортировку, упаковку, почтовое оформление, сдачу в отделение связи. Все исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах (1-й передается адресату, 2-й остается в организации). При отправке документов с помощью электронной связи необходимо уточнить, нужна ли досылка бумажного оригинала.

7. Формирование и оформление дел. Организация хранения дел делится на оперативное хранение документа (текущее – хранение документов в процессе их исполнения); хранение исполненных документов; 3) архивное хранение дел. Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Формирование дела – группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

1) в дело поступают только оригиналы документов;

2) документы постоянного и временного хранения группируются в отдельное дело;

3) в дело включают по одному экземпляру каждого документа;

4) группировать в дело необходимо документы только одного календарного года.

Дела считаются заведенными после включения в него первого документа. Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с определенными правилами. Делают все необходимые надписи на обложке дела. Составляют опись дела – документ, содержащий перечень документов, включенных в дело. По окончанию оформления дела составляют лист-заверитель дела.

8. Разработка и применение номенклатуры дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При составлении номенклатуры дел следует соблюдать важное требование – охват всех документов, получаемых и создаваемых в течение всей деятельности организации. Существует 3 вида номенклатур дел: индивидуальная (номенклатура дел организации), примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, с указанием их индексов, носит рекомендательный характер), типовая (устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли и является нормативным документом). Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел.

При формировании заголовков дел, включенных в номенклатуру, учитывается требование краткости и предельной точности.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и деятельность организации не меняются, то номенклатура может оставаться в одной и той же форме без изменения несколько лет (но не более пяти лет). В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

9. Экспертиза ценности документа – определение, политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Содержание документов не равнозначно. Большая часть документов содержит информацию, имеющую разовое значение, теряющееся после использования. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов:

1) составление номенклатуры дел;

2) экспертиза самих документов при подготовке документов к сдаче в архив;

3) экспертиза при передаче документов на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически, для чего создается экспертная комиссия. Правильное определение ценности документов требует знания истории учреждения, его функций, задач, структуры, системы делопроизводства. Экспертизу ценностей документов нельзя проводить, опираясь только на заголовок дела. Необходим анализ фактического содержания дела.

10. Передача дел на архивное хранение.

Подготовка дел и сдача их в архив включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроком хранения.

Дела временного хранения подлежат упрощенному оформлению. Проверяется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. Такие дела остаются на скоросшивателях и не нумеруются. Дела постоянного хранения, временного свыше десяти лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. После подшивки и нумерации оформляется обложка дела: ряд сведений переносится на обложку с момента заведения дел, проставляется дата, количество листов и архивный шифр дела.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета, закрепления, систематизации. Внутри каждой структурной части описи, дела располагаются в порядке значимости содержания в них документов. По каждому делу в опись вносится: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, дата, количество листов, примечание. В описи дел со сроком хранения выше 10 лет имеется графа «Срок хранения дела». Дела вносятся в опись в том порядке, в каком они были систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше десяти лет и по личному составу принимаются в архив по описям. Дела временного хранения передаются в ведомственное хранение по номенклатуре дел.

Библиографический список:

1. Бобылева, М. П. Эффективный документооборот : от традиционного к электронному / М. П. Бобылева. – Москва : Термика, 2004. – 172 с.

2. Зайцева, Т. А. Современные методики делопроизводства в библиотеках : учебно-методическое пособие / Т. А. Зайцева. – Москва : Либерея, 2004. – 128 с.

3. Организация работы с документами : учебник / под ред. В. А. Кудряева. – 2-е изд., прераб. и. доп. – Москва : Инфра-М, 2001. – 592 с. – (Высшее образование).

91