4.8. Подготовка дел к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долгого хранения документов создается архив предприятия. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют до­полнительного оформления:

• документы в деле располагают в хронологическом поряд­ке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

• производится нумерация листов дела в правом верх­нем углу простым карандашом или нумератором;

• в конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;

• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляются внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшиваются в начало дела;

• дело переплетается или прошивается в четыре прокола;

• дополнительно указываются на обложке дела количе­ство листов согласно заверительному листу, срок хране­ния дела, уточняется заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат доку­ментов.