8.3. Порядок обработки отправляемых документов

8.3.1. Документы, отправляемые организацией через почту, связь, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и передачу в отделение связи.

Подготовка почтовых отправлений осуществляется службой управления документацией организации централизованно в соответствии с действующими Почтовыми правилами Почты России.

Документы, предназначенные для почтового отправления передаются в экспедицию службы управления документацией организации полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

8.3.2. При необходимости массовой рассылки документов в структурном подразделении организации или в экспедиции службы управления документацией составляются или используются заранее установленные реестры рассылки документов со списками постоянных адресатов (корреспондентов).

Аналогично организуется обработка и отправление документов курьерской связью.

8.3.3. На заказную корреспонденцию составляется внутренняя опись почтовых вложений, в которой составитель описи проставляет свою фамилию и дату отправки.

8.3.4. Отправка съемных компьютерных носителей документированной информации производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации, с сопроводительным письмом, копия которого хранится согласно установленным правилам делопроизводства.

8.3.5. Документы всех видов, подлежащие отправлению адресатам, должны обрабатываться и отправляться в течение первого или следующего рабочего дня с момента передачи в экспедицию.