курс лекций

Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г.) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Так же в организациях и на предприятиях встречаются и другие разновидности должности секретаря, например, секретарь- оператор на телефоне, технический секретарь, секретарь структурного подразделения, секретарь-референт, секретарь коллегии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ). См. таблицу

Должность	Должен знать	Должен уметь
1. Оператор на телефоне	Правила ведения телефонных переговоров	Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой
2. Секретарь директора	Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет	Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами
3. Секретарь-референт	Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава	Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами
4. Референт/ помощник руководителя	Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии	Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка
5. Офис-менеджер/ заведующий секретариатом	Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства	Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь
6. Секретарь-переводчик	Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов	Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала
7. Секретарь-референт иностранного представительства	Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов	Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции руководители не могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы.

Чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необходимо:

иметь профессиональный имидж;
хорошо владеть речью и письмом;
обладать неплохой памятью ( в том числе зрительной памятью на лица);
уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;
содержать в порядке документацию, быстро находить нужные бумаги;
квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
осваивать новые компьютерные программы;
быть энергичным, проявлять инициативу;
уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах

Все чаще необходимым условием для работы секретарем является высшее образование и знание иностранных языков (хотя бы одного).

Контрольные вопросы по теме

Расскажите историю развития секретарской службы в России периода XVI-XIXвека.
Расскажите об организации секретарского дела в СССР.
Какова роль секретаря в современной структуре управления.
Перечислите категории секретарей и профессиональные требования к ним.
Какими знаниями и умениями должен обладать секретарь?

Содержание