Електронний документ статус електронного документа - визначається його реквізитом, що приймає

такі значення:

версія - примірник електронного документа на стадії створення, який відрізняється від інших його примірників порціями вмісту;

оригінал - примірник електронного документа, який першим набуває чинності, що зазначається у процесі реєстрації відповідним значенням спеціального реквізиту;

дублікат - примірник електронного документа, який має юридичну силу оригіналу;

копія - примірник електронного документа, який точно відтворює вміст його оригіналу, а також усі його реквізити чи їх частину;

витяг (з електронного документа) - копія електронного документа, яка відтворює частину усіх його структур і частину порцій вмісту.

юридична сила електронного документа - властивість породжувати юридичні наслідки. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

цілісність електронного документа (електронних даних) - властивість, що забезпечена наявністю умов, за яких вони зберігаються для використання згідно з призначенням, передаються та приймаються без змін і купюр.

життєвий цикл електронного документа - стадії його створення, розповсюдження, виконання та використання, які реалізуються як сукупність послідовних процесів, і забезпечуються за допомогою комп'ютерів та засобів зв'язку. При цьому виконання операцій з реалізації процесів відбувається автоматично або керується користувачами відповідних інформаційно- телекомунікаційних систем.

стадія життєвого циклу електронного документа - складова життєвого циклу електронного документа: створення, розповсюдження, виконання та використання, на кожній з яких виконуються процеси, що реалізуються за допомогою процедур і операцій. Зокрема стадія створення включає процеси планування створення, формування, санкціонування та реєстрації електронного документа, а стадія використання - процеси його, застосування, архівації та знищення.

архівне зберігання електронних документів - зберігання електронних документів згідно з "Порядком зберігання електронних документів в архівних установах", затверджених наказом Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 р. № 49.

автоматизоване діловодство - діловодство із застосуванням програмного забезпечення, що автоматизує облік, контроль та інші операції.

автоматизований документообіг - документообіг паперових документів, в якому операції, що не вимагають власноручного підпису, виконуються за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.