Користування документами архіву

0. 9.1.Організація користування документами

9.1.1. Документами архіву користуються структурні підрозділи

установи-фондоутворювача, інші установи, громадські організації для вирішення питань політичного, економічного, соціально-культурного розвитку, а також громадяни з метою забезпечення захисту своїх прав і законних інтересів.

9.1.2. Основними формами користування документами архіву є:

• виконання запитів соціально-правового характеру;

• видавання документів у тимчасове користування за межі архіву;

• обслуговування користувачів у читальному залі;

• ознайомлення громадськості з документами архіву.

Документами архіву користуються тільки з дозволу керівника установи.

9.1.3. Юридичні та фізичні особи, використовуючи інформацію

документів, зобов'язані посилатися на їх пошукові дані в архіві.Установи і громадяни несуть відповідальність за правильність використання інформації документів архіву.

9.1.4. Копіювання документів архіву технічними засобами установи

фондоутворювача здійснюється за рахунок замовника.

9.1.5. Дозвіл на користування документами архіву, видання архівних

довідок, копій і витягів з документів іноземним установам і громадянам дається відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", інших нормативно-правових актів.

0. 9.2. Виконання запитів соціально-правового характеру

9.2.1. Архів виконує запити юридичних осіб та заяви громадян, видає

їм архівні довідки, копії, витяги соціально-правового характеру, необхідні для задоволення їх прав і законних інтересів.

Видавання архівних довідок

9.2.2. Архівна довідка - це офіційно засвідчений документ, що має

юридичну силу та містить повідомлення (підтвердження) про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів.

9.2.3. Архівна довідка видається на запити юридичних осіб з питань,

що відповідають профілю їх діяльності; окремим громадянам - за заявами, пов'язаними із забезпеченням або відновленням їх прав та законних інтересів.

9.2.4. Архівні довідки складаються за встановленою формою на

бланках для листів установи на підставі оригіналів та засвідчених копій документів архіву. Використання незасвідчених копій застерігається в тексті довідки словами "незасвідчена копія".

9.2.5. У довідці наводяться назви документів, їх дати і викладаються

відомості, що містяться в цих документах. Виклад подається в хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються. Допускається наводити витяги з документів, беручи їх у лапки.

9.2.6. Найменування установи-фондоутворювача в тексті довідки у

першому згадуванні слід подавати повністю, у наступних припустиме вживання скороченого найменування.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі".

9.2.7. Після тексту довідки вміщуються пошукові дані документів, що

стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів).

9.2.8. Відомості, що не стосуються запиту (заяви), до довідки не

включаються.

9.2.9. Архівна довідка підписується керівником установи та керівником

архіву (особою, відповідальною за архів) і засвідчується гербовою печаткою

установи. Копія архівної довідки лишається в архіві.

9.2.10. Якщо в архіві відсутні документи, необхідні для підтвердження

запитуваних відомостей, то складається лист на бланку установи, у якому вказуються причини відсутності документів, подаються рекомендації, куди ще можна звернутися за довідкою.

Лист, що містить відомості про відсутність в архіві документів унаслідок їх загибелі або втрати, може засвідчуватися гербовою печаткою установи-фондоутворювача або її правонаступника.

9.2.11. Якщо запит (заява) містить не всі дані, необхідні для наведення

довідки, то на адресу заявника направляється лист з проханням повідомити додаткові відомості. Запити, що не відповідають профілю архіву, надсилаються в інші установи або державні архіви за належністю з одночасним повідомленням про це заявника.

9.2.12. Архівні довідки про стягнення, притягнення до кримінальної

відповідальності, судимість, позбавлення громадянства і відновлення в правах громадянства на руки громадянам не видаються, а надсилаються відповідним зацікавленим установам за їх запитами відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. N 2266

9.2.13. Основними джерелами для наведення архівних довідок про

трудовий стаж є накази, розпорядження, постанови з особового складу, протоколи загальних зборів, конференцій, з'їздів, особові рахунки та відомості на одержання зарплати. Для складання архівних довідок можна користуватися реєстраційними й абетковими картотеками з обліку кадрів, абетковими, іменними, послужними, трудовими списками, штатними розписами, табелями з обліку праці, засвідченими в установленому порядку, а також службовими документами, підписаними заявником під час його перебування на відповідній посаді в установі.

Листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, що містяться в особових справах, не можуть бути підставами для видання архівних довідок.

9.2.14. У довідці про підтвердження трудового стажу наводяться дані

тільки за період, за який виявлені відомості в документах. При цьому наводяться точні назви посад, що займав заявник, та час його перебування на кожній посаді.

9.2.15 Для наведення довідок про заробітну плату використовуються

особові рахунки, а за їх відсутності відомості на одержання зарплати, у тому числі складені за допомогою обчислювальної техніки.

У довідці про заробіток члена колгоспу наводяться відомості про грошову і натуральну оплату праці колгоспника.

Розмір заробітної плати вказується в довідці відповідно до грошових одиниць та масштабу цін, що діяли в період, за який наводиться довідка.

Довідки про заробітну плату складаються за формами, установленими державними органами соціального захисту населення.

9.2.16. Основними джерелами для наведення довідок про освіту є

протоколи засідань педагогічних рад, державних іспитових комісій або

витяги з них, книги реєстрації виданих дипломів, атестатів, свідоцтв про освіту, іспитові листки.

9.2.17. Для наведення довідок про майнові права використовуються

нотаріальні реєстри, свідоцтва про право успадкування, нотаріально засвідчені договори, угоди, рішення судових органів за майновими претензіями тощо.

9.2.18. Якщо відомості архівної довідки не вміщуються на одному

аркуші, включаючи його зворот, то текст довідки продовжується на другому та наступних аркушах, кожен з яких засвідчується гербовою печаткою установи.

9.2.19. Допускається вилучення з архіву і повернення власникам за їх

письмовими заявами з дозволу керівника установи оригіналів трудових книжок, свідоцтв, атестатів, дипломів про освіту, свідоцтв про громадянський стан, партійних квитків, кандидатських та облікових карток членів КПРС, інших політичних партій, комсомольських та профспілкових квитків, не одержаних своєчасно власником.

Замість вилученого документа підкладається його копія, а в облікові документи вносяться необхідні відмітки.

9.2.10. Забороняється видавати з архіву на руки заявникам паспорти,

військові квитки, партизанські, орденські книжки, грамоти про нагородження Золотою Зіркою Героя Радянського Союзу, Золотою Зіркою "Серп і молот", атестати про присвоєння вчених звань, дипломи про надання наукових ступенів, посвідчення народних депутатів і депутатів місцевих рад, інвалідів і ветеранів Великої Вітчизняної війни, пенсіонерів, учасників збройних конфліктів за межами СРСР, ліквідаторів катастрофи на Чорнобильській АЕС та інші особові документи, що надають права або звільняють від обов'язків, а також знімати з цих документів копії. Відомості про наявність зазначених документів та їх зміст повідомляються тільки за письмовими запитами зацікавлених установ з обґрунтуванням необхідності одержання інформації.

9.2.11.Архівні довідки й оригінальні особові документи видаються

заявникам або уповноваженим ними особам на руки за умови пред'явлення

паспорта під розписку на копії документа або довідки.

Уповноважені особи при одержанні оригіналу документа пред'являють також нотаріально засвідчену довіреність.

Видавання архівних копій та витягів з документів

9.2.22. На підставі документів, що зберігаються, архів видає архівні

копії та витяги з документів.

Архівна копія - повне (автентичне) відтворення машинописним, фото- та електрографічним або іншим способом усього тексту документа, офіційно засвідчене керівником архіву .

Архівний витяг - повне (автентичне) відтворення частини тексту документа, що стосується певного питання, факту або особи, офіційно засвідчене керівником архіву .

Підстави та порядок видавання архівних копій і витягів є аналогічними підставам і порядку видавання архівних довідок.

9.2.23. Машинописні архівні копії (витяги) складаються на бланку для

листів установи з позначенням їх назв ("Архівна копія", "Архівний витяг"). Назва оригіналу документа, його дата і номер відтворюються повністю.

9.2.24. В архівному витягу з тексту документа мають бути вичерпані

всі наявні відомості за запитом, зазначені початок і кінець кожного витягу; пропуски в тексті документа окремих слів, речень позначаються трьома крапками.

У разі потреби до тексту машинописної копії (витягу) можуть робитися відповідні застереження щодо місць документа, нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не піддаються прочитанню тощо, а також зовнішніх особливостей оригіналу. Після тексту архівної копії (витягу) зазначаються пошукові дані оригіналу документа.

9.2.25. Архівні копії (витяги) засвідчуються підписом керівника архіву

(особи, відповідальної за архів) і гербовою печаткою установи.

9.2.26. В архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним

способом, пошукові дані вміщуються на звороті кожного аркуша,

засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

9.2.27 Архівні копії (витяги) направляються заявникам разом із

супровідним листом, підписаним керівником установи.

9.2.28. Усі інформаційні документи, архівні копії (витяги) надаються

заявникам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без попереднього дозволу установи-фондоутворювача.

9.3. Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву

9.3.1. Документи з архіву видаються в тимчасове користування:

• працівникам структурних підрозділів установи-фондоутворювача або її

правонаступника;

• іншим установам.

9.3.2. Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк,

що не перевищує:

• 1 місяць - для працівників структурних підрозділів установи

фондоутворювача або її правонаступника;

• 3 місяці - для інших установ.

По закінченні встановлених строків у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.

9.3.3. Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним

підрозділам установи-фондоутворювача або її правонаступника оформляється замовленнями і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення установи .

9.3.4. Видавання справ з архіву в тимчасове користування іншим

установам оформляється актами і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення установи .

9.3.5. Кожна справа, що видається з архіву, повинна мати аркуш

користування документами . На місце виданої справи вміщується картка-замінник справи (додаток 4).

9.3.6. Виконані замовлення на видавання справ у структурні підрозділи

установи-фондоутворювача зберігаються в архіві до проведення чергового перевіряння наявності та стану справ.

9.3.7. Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим

установам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видається замовнику.

Акт підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками.

Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

9.3.8 Перед видаванням справ з архіву та після їх повернення

проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників установ, що передають та одержують справи.

9.3.9. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і

передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 5), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

9.4. Обслуговування користувачів у читальному залі архіву

9.4.1 З метою створення умов для роботи користувачів з документами в

архіві функціонує читальний зал. Видавати користувачам документи для роботи поза приміщеннями архіву забороняється.

9.4.2. Допущення користувачів з інших установ до роботи з

документами архіву здійснюється на підставі листів цих установ, у яких повинні вказуватися прізвище, ім'я, по батькові користувача, його посада, науковий ступінь, учене звання, тема, мета, хронологічні межі дослідження.

9.4.3 Окремі громадяни, які не працюють та не навчаються,

допускаються до роботи з документами за їх письмовими заявами з дозволу керівника установи-фондоутворювача.

9.4.4. Дозвіл на роботу користувачів в архіві дається керівником

установи на строк до 1 року. Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву.

9.4.5. Перед початком роботи в архіві користувач заповнює анкету ,

пред'являє паспорт.

9.4.6. На кожного користувача в архіві заводиться особова справа, у яку

вміщуються лист установи або особиста заява про допущення до роботи з документами, анкета користувача, замовлення на видання справ та на копіювання документів.

Особові справи користувачів зберігаються в архіві один рік після закінчення їх роботи.

9.4.7 Користувачам видаються тільки ті справи, що належать до теми

дослідження. Для одержання документів користувачі заповнюють замовлення .

9.4.8. Користувачі документами архіву мають право виготовляти, у

тому числі за допомогою власних технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом. Копіювання документів технічними засобами архіву здійснюється після оплати рахунку за виготовлення копій відповідно до Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами.

9.5.Ознайомлення громадськості з документами архіву

9.5.1 Ознайомлення громадськості з документами архіву здійснюється

шляхом організації виставок документів, підготовки виступів у засобах масової інформації, документальних публікацій, лекцій, екскурсій, доповідей.

Ця робота, як правило, пов'язується із визначними подіями у житті держави і окремих регіонів, ювілейними датами установ та видатних державних і громадських діячів, представників науки і культури.

9.5.2. Архів організовує виставки документів самостійно або спільно з іншими установами і державними архівами. Документи на виставках експонуються тільки в копіях. Архів може готувати тематичні добірки копій документів, які оформляються у вигляді альбомів, стендів, плакатів тощо.

9.5.3. Пропагування документів архіву в засобах масової інформації здійснюється шляхом підготовки матеріалів для друкованих видань, радіо- і телепередач. Тематика статей, інших матеріалів для публікації та передання в ефір попередньо узгоджується з відповідними редакціями, їх тексти затверджуються керівником установи.

9.5.4. Екскурсії, лекції, доповіді про зміст документів архіву проводяться відповідно до плану його роботи, попередньо визначаються тематика, склад слухачів, час і місце проведення, тривалість заходу.

9.5.5. Документальні публікації готуються архівом, як правило, у вигляді добірок документів, що публікуються у наукових відомчих та масових виданнях. В окремих випадках архів за допомогою відповідного державного архіву може видати добірку документів з історії установи або спільно з іншими установами взяти участь у підготовці тематичного збірника документів.

Затверджено наказом Держкомархівів України

Від 16.03.2001 №16

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

Від 808.05.2001 р. за №407/5598

Додаток 1

до пунктів 2.7, 5.2.1-5.2.8,7.2.6

__________________________________________________________________

(найменування установи)

__________________________________________________________________

(назва структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника структурного

підрозділу

Підпис Розшифровка підпису

Дата

Опис N ___

__________________________________________________________________

(назва розділу)

У цей опис включено ________________________ справ з N ____ по N ____,

(цифрами і літерами)

у тому числі:

літерні номери ____________________________

пропущені номери _________________________

Дата

Передав ________________________________________________ справ

(цифрами і літерами)

та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***

(цифрами і літерами)

Дата

Прийняв______________________ справ та____________________

(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

реєстраційно-контрольних карток до документів

Дата

____________

* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

*** Передаються разом із справами служби документаційного забезпечення управління.

Формат А4 (210х297)

Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу структурного підрозділу установи

Додаток 2

до пунктів 3.1.5, 3.1.17

__________________________________________________________________

(найменування установи)

__________________________________________________________________

(назва структурного підрозділу)