5.2 Забезпечення збереженості та обліку архівних документів

5.2.1 забезпечування збереженості

(архівних) документів

Одна з основних функцій архіву спрямована на створення та підтримування оптимальних умов і режимів зберігання архівних документів

en preservation

ru обеспечение сохранности

документов

5.2.2 забезпечування фізико-хімічної збереженості (архівних) документів

Створювання і підтримування оптимальних умов зберігання архівних документів, їх консервації, реставрації, біозахисту

en archival quality

ru обеспечение физико-химической сохранности документов

5.2.3 режим зберігання (архівних) документів

Сукупність температурно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів в архіві, щоб забезпечити збереженість архівних документів та виконання цих умов і заходів

ru режим хранения архивных документов

5.2.4 реставрація (архівних) документів

Відновлювання початкових або наближених до початкових властивостей та зовнішніх ознак пошкоджених чи зруйнованих архівних документів

en restoration

ru реставрация архивного документа

5.2.5 консервація (архівних) документів

Забезпечення збереженості архівних документів за допомогою режиму зберігання, методів реставрації та стабілізації документів

en conservation

ru консервация документов

5.2.6 стабілізація (архівних) документів

Захист архівних документів від пошкоджень методами оброблення їхньої матеріальної основи, що уповільнює її старіння

en dimensional stability

ru стабилизация текста

5.2.7 страхова копія архівного документа

Копія архівного документа, виготовлена для дублювання і зберігання документної інформації оригіналу у разі його втрати чи пошкодження

en security copy

ru страховая копия архивного документа

5.2.8 страховий фонд архівних документів

Сукупність страхових копій архівних документів

en security fond

ru страховой фонд архивных документов

5.2.9 фонд користування архівними документами

Сукупність копій архівних документів призначених для користування замість оригіналів

ru фонд пользования

5.2.10 зберігання архівних документів

Забезпечення збереженості архівних документів та раціональної розміреності їх в архівосховищі

en custody, storage

ru хранение архивных документов

5.2.11 державне зберігання архівних документів

Постійне зберігання архівних документів за кошти держави

ru государственное хранение архивных документов

5.2.12 тимчасове зберігання (архівних) документів

Зберігання архівних документів до передання на державне зберігання або до знищення

5.2.13 постійне зберігання (архівних) документів

Довічне зберігання архівних документів

ru постоянное хранение документов

5.2.14 депоноване зберігання (архівних) документів

Зберігання в архіві документів із збереженням права власності на них за депонентом на підставі угоди між ним та архівом

ru депозитарное хранение

документов

5.2.15 документ постійного зберігання

ru документ постоянного хранения

5.2.16 документ тимчасового зберігання

Документ з установленим строком зберігання після закінчення якого його можна знищити

en ephemera

ru документ временного хранения

5.2.17 облік архівних документів

Комплекс контрольно-охоронних заходів, що забезпечують відображення наявності архівних документів та одержання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку

en archival control

ru учет архивных документов

5.2.18 централізований державний облік архівних документів

Облік архівних документів, що забезпечує концентрацію в органах керування архівною справою відомостей про кількість і склад архівних документів

ru централизованный государственный учет документов

5.2.19 державна реєстрація документів України

Реєстрація уповноваженими державними архівними установами всіх документів, що віднесені до НАФ України, здійснювана щоб зафіксувати правовий статус документів, забезпечити державний контроль збереженості, дотримати прав власності на них

5.2.20 одиниця зберігання (архівних документів)

Одиниця обліку, що становить один або кілька фізично відокремлених носіїв інформації або сукупність документів, які зберігають в одному первинному пакуванні

en storage unit,item, archival unit

ru единица хранения архивных документов

5.2.21 одиниця обліку (архівних документів)

Одиниця виміру кількості архівних документів

ru единица учета архивных документов

5.2.22 облікові документи архіву

Документи, що фіксують обсяг, склад і рух архівних документів в одиницях обліку

ru учетные документы архива

5.2.23 картка (архівного) фонду

Обліковий документ, призначений для централізованого державного обліку документів Національного архівного фонду України, що містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його документів, а також місце його зберігання

ru карточка (архивного) фонда

5.2.24 список архівних фондів

Обліковий документ, що містить перелік назв архіних фондів, розташованих у порядку їхніх номерів, і призначений для обліку цих фондів

en summary of records

ru список (архивных) фондов

5.2.25 аркуш (архівного) фонду

Обліковий документ, що містить номер і назву архівного фонду, його категорію, вказівки щодо місця зберігання, кількості і складу його документів, хронологічних меж, складу документів фонду, його довідкового апарату, а також відбиває всі зміни у цих даних

ru лист (архивного) фонда

5.2.26 паспорт архіву

Обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан і умови зберігання архівних документів та їхніх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву

ru паспорт архива

5.2.27 архівний шифр

Умовні позначки, які містять назву архіву, номери архівного фонду, архівного опису, одиниці зберігання чи одиниці обліку

en reference number, reference code

ru архивный шифр

5.2.28 перевіряння наявності (та стану) одиниць зберігання

Переглядання і встановлення відповідності реальної кількості одиниць зберігання та аркушів до записів в облікових документах архіву, а також виявлення одиниць зберігання, що потребують покращення фізичного стану

en audit files, stocktaking

ru проверка наличия дел, проверка состояния дел