Ведение и оформление личных дел и личных карточек в коммерческой организации

дипломная работа

1.2 Ведение личных дел

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Как правило, в первую очередь личные дела заводятся на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники) руководители структурных подразделений и т.п.);работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Ведение личного дела предусматривает:

1)ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

2)помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

3)изъятие документов, надобность в которых миновала;

4)периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов).

Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Делись добром ;)