2.5 Оснащення відділу кадрів компютерною технікою та спеціалізованим програмним забезпеченням

Робоче місце кожного працівника відділу кадрів на Миронівській ТЕС оснащене необхідною оргтехнікою. Кадрове діловодство в Управління автоматизоване завдяки використанню програми "Кадри".

Модуль «Кадри» призначений для обліку та управління фактичним кадровим складом, ведення штатного розкладу та забезпечення їх взаємної відповідності, а також для виконання безлічі інших дій, які максимально охоплюють коло операцій, які виконуються в службах управління людськими ресурсами (зокрема, у відділах кадрів підприємств). Забезпечується зберігання кадрової інформації зі всією її історією.

Базові функціональні можливості:

1. Персональний облік (загальний вигляд зображено на рис 2.1)

Дані зберігаються у формі особової картки, що включає:

– прізвище, імя, по батькові;

– біографічні дати;

– фотографію;

– відомості про виконувану роботу і трудовий контракт;

– відомості про призначеннях - переміщеннях;

– трудову книжку;

– стаж (загальний, безперервний, пільговий);

– паспортні дані;

– сімейний стан;

– дані військового обліку;

– нагороди;

– відомості про перепідготовку та атестацію, інвалідність, кадровий резерв, державну службу та інше.

Рисунок 2.1. -- Персональний облік

Є інформація про ставки працівника, історія змін умов праці, відрядженнях. Передбачена можливість внутрішнього сполучення. Крім штатних співробітників можлива робота з кандидатами, «позаштатників», звільненими.

2. Майстер прийому і звільнення

Автоматизовані процедури прийому та звільнення співробітників за допомогою "Майстра", який забезпечує послідовне виконання певної кількості етапів. Майстри прийому та звільнення співробітників автоматично формують наказ потрібного типу і вносять необхідні зміни в особисті картки.

3. Накази

Наказами оформляються прийом, звільнення, переміщення, відпуск та інші "кадрові події".

Формування виконується в кілька етапів:

– створення проекту наказу;

– перевірка;

– реєстрація після підписання.

Реєстрація наказу супроводжується автоматичними змінами в особистій картці співробітника. Загальний вигляд зображено на рис. 2.2.

Рисунок 2.2 -- Майстер наказів

Друк наказу відбувається по налаштованому для кожного типу наказу шаблоном. Наказ може містити необмежену кількість параграфів різного змісту. Накази можна переглянути по інтервалу дат або типу.

4. Ведення організаційної структури підприємства

Підтримується вертикальна інтеграція структури підприємства з довільним числом рівнів. Забезпечується зберігання історії змін.

5. Штатний розпис

Основним завданням штатного розпису є опис посадової та кількісного складу підприємства із зазначенням фонду заробітної плати. Підтримується централізоване управління корпоративним штатним розкладом будь-якої складності.

Ведеться список штатних одиниць з відповідними характеристиками оплати праці по кожній одиниці. Зберігається історія змін всіх елементів штатного розкладу, підтримується відповідність фактичних тарифів працівників і тарифів, визначених у штатному розкладі, виконується автоматичний облік вакансій. Реалізовано механізм роботи з тарифно-кваліфікаційними сітками, в рамках яких встановлюються діапазони («вилки») тарифів / окладів. Загальний вигляд зображено на рис. 2.3.

Рисунок 2.3 -- Штатний розпис

Штатний розпис дозволяє створювати нові підрозділи, ліквідувати або підпорядкувати наявні підрозділи на підставі наказів. Забезпечується підготовка різних вихідних документів і звітності за штатним розписом.

6. Відпустки

Модуль забезпечує облік чергових і додаткових, навчальних, творчих, соціальних та інших видів відпусток. Черговість надання відпусток визначається графіком відпусток. Цикл роботи з графіком відпусток складається з декількох етапів:

– формування заготовки графіка;

– формування остаточного графіка;

– контроль виконання графіка відпусток.

За результатами виконання графіка відпусток формуються звіти, що містять інформацію про відхилення від графіка.

Реалізований режим «Інвентаризація відпусток», призначений для обліку графіків відпусток, складання реєстру використаних відпусток і планування відпусток на майбутні періоди. Вигляд друкованого наказу про відпустку складений за допомогою програми наведений в додатку Д.

7. Пошукова система

Для швидкого отримання різного роду інформації достатньо вказати критерії пошуку. В результаті пошуку користувачу надається можливість:

– переглянути список працівників, які відповідають критеріям;

– перейти в документ "Особова картка" для працівника зі списку - результату пошуку;

– вивести результати на принтер з можливістю налаштування особливостей виводу;

– експортувати результати пошуку у файл формату Microsoft Excel.

8. Групи звітів

– чисельність - для отримання чисельних характеристик по штату підприємства;

– звітність - для міжвідомчої звітності;

– плинність - аналітична інформація про плинність кадрів;

– звільнення - інформація про звільнених співробітників в різних розрізах;

– військовий облік - для військового обліку;

– різне - звіти, довідки і списки інформаційного характеру;

– списки - працівників, сформованих за різними критеріями;

– штатний розклад - звіт для роботи зі штатним розкладом підприємства.

9. Інші можливості

– ведення військово-облікового столу;

– дослідження динаміки руху особового складу;

– аналіз плинності кадрів за будь-який період;

– аналіз стану трудової дисципліни і порушень громадського порядку;

– формування резерву керівних кадрів;

– атестації та інше.

10. Експорт даних в модуль «Заробітна плата»

Призначений для передачі даних модулю "Заробітна плата"(рис 2.4).

Рисунок 2.4 -- Обмін даними