Внедрение системы контроллинга на предприятии ОАО ТЭФ "КАМАтранссервис"

курсовая работа

2.2 Разработка предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления документооборотом

На рис. 7. изображена схема автоматизации технологии управления системой документооборота на ОАО "КАМАтранссервис", которая предполагает обязательный учет при выборе момента внедрения системы контроллинга, имеется ли в наличие у предприятия достаточное количество финансовых и людских ресурсов. Не секрет, что разработка и внедрение системы контроллинга стоит немалых денежных средств, тем более, если этот процесс реализуется с привлечением внешних консультантов. Значительные инвестиции потребуются для "покупки" и подготовки контроллеров.

Рис. 7. Схема автоматизации технологии управления системой документооборота на ОАО ТЭФ "КАМАтранссервис"

Сетевой график по управлению электронным документооборотом на ОАО ТЭФ "КАМАтранссервис" представлен на рис. 8.

Рис. 8. Сетевой график по управлению электронным документооборотом на ОАО ТЭФ "КАМАтранссервис"

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД):

1. Уменьшение сроков согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между подразделениями.

2. Процессы движения документов в СЭД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).

3. Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).

4. За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭД возможно создание эффективная справочно-информационная система.

5. В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.

Таким образом, объективная информация относительно эффективности деятельности подразделений предприятия ОАО ТЭФ "КАМАтранссервис", продажи продуктов и т.п., поставляемая менеджерам службой контроллинга, может вызывать раздражение у руководителей соответствующих служб. Это может привести к замедлению процесса адаптации системы контроллинга, а в экстремальных ситуациях и к фактическому отстранению подразделения контроллинга от участия в реальном управлении. Поэтому необходимо учитывать также психологический климат в коллективе, складывающийся на момент принятия решения. Если предприятие находится в критическом состоянии, то бывает непросто объяснить необходимость новых затрат на повышение эффективности управления. Гораздо проще начать процесс разработки и внедрения системы контроллинга при устойчивом финансовом состоянии предприятия, а, следовательно, в благоприятный с психологической точки зрения момент.

Делись добром ;)