Время руководителя ООО "Рассвет"
1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени
Опыт работы руководителей показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать своё время более эффективно, может осуществить и своё желание.
Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, допускают часто ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:
перенос принятия решения проблемы на завтра. Эта ошибка - самая распространённая. Главная причина такой ситуации - наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему нужно решать сразу, не откладывая на потом. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо наверное не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их [2].
стремление сделать всё сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам. Очень часто руководящие работники тратят своё время и силы на выполнение той работы, которую они могли бы поручить своим подчинённым.
рабочее время руководитель рационализация
неумение правильно разграничить функции между подчинёнными. отсутствие чёткого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивает организацию.
желание в случае неудачи переложить всю вину на подчинённых. К сожалению, многие руководители часто перекладывают всю свою вину на плечи подчинённых;
полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;
Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.
По этому поводу Л. Зайверт выделил тридцать самых главных причин потери времени:
нечеткая постановка цели;
отсутствие приоритетов в делах;
попытка слишком много сделать за один раз;
отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
плохое планирование трудового дня;
личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;
чрезмерное чтение корреспонденции;
скверная система досье;
недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);
поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;
недостатки кооперации или разделения труда;
отрывающие от дела телефонные звонки;
незапланированные посетители;
неспособность сказать "нет";
неполная, запоздалая информация;
отсутствие самодисциплины;
неумение довести дело до конца;
отвлечения (шум и др.);
затяжные совещания;
недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;
болтовня на частные темы;
излишняя коммуникабельность;
чрезмерность деловых записей;
синдром "откладывания";
желание знать все факты;
длительные ожидания (например, условленной встречи);
спешка, нетерпение;
слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;
недостаточный контроль за перепорученными делами [4].
Таким образом, резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее.
Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для делам.
Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное.