Диагностика организационной структуры предприятия (на примере Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов)

Глава 2. Предварительный системный анализ организации на основе матрицы системных характеристик

Краткая характеристика рассматриваемого предприятия:

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ является крупнейшим учебным и научным центром России, занимающим c 1991 года первое место среди экономических вузов страны (официальный рейтинг Министерства образования Российской Федерации). Университет ведет подготовку по всему спектру экономических специальностей.

В Университете 48 кафедр, 8 дневных, вечерний, заочный и подготовительный факультеты, аспирантура и докторантура. Обучение осуществляется по учебным планам, максимально учитывающим достижения современной отечественной и зарубежной экономической теории и практики.

Официальный адрес: Россия, 191023, Санкт-Петербург, Садовая улица, дом 21.

Университет располагает разветвленной инфраструктурой, необходимой для успешного обучения и научной работы: учебная и научная библиотека с Интернет-классом, Центр информационных технологий с компьютерными классами, Институт иностранных языков, спортивный комплекс с плавательным бассейном, студенческий клуб с разнообразными творческими коллективами, включая команду КВН, издательство, столовые, кафе и буфеты, здравпункт и многое другое.

Далее для проведения системного анализа организации воспользуемся методом матрицы системных характеристик. Необходимо обратить внимание на то, что в матрице должны быть отражены характеристики конкретной исследуемой организации (цифры, наименования документов, номенклатурные позиции, проблемы и т.д.). Следует представить основные характеристики объекта по всем системным элементам и измерениям. Критерием качественного заполнения матрицы служит целостное представление об объекте и его особенностях, а также возможность предварительного выявления проблем.

Таблица 1. Матрица системных характеристик

Системные элементы	Измерение
	физическое	динамическое	контрольное	прогнозное
Функция	Образование людей, научная деятельность
ВХОДЫ
абитуриенты	Чел.	3000 чел. в год.	По сравнению с прошлым периодом произошло увеличение в связи с растущим спросом на высшее образование и увеличением престижности ВУЗа	Ожидается дальнейшее сокращение числа абитуриентов в связи с уменьшением численности населения
сотрудники	1300 чел.	100 чел. в год.	По сравнению с прошлым периодом этот показатель находится на прежнем уровне	В будущем ожидается сокращение числа сотрудников, связанное с сокращением числа студентов
Материально-техническая база	Здания, оборудование, литература		По сравнению с прошлым периодом этот показатель находится на прежнем уровне	В ближайшем будущем не ожидается ни уменьшения, ни увеличения материально-технической базы
Поступления средств за обучение		1 млрд. руб. в год	Произошло увеличение данного показателя за счет индексирования цен на обучение	Ожидается планомерное увеличение данного показателя
ВЫХОДЫ
Специалисты	Чел.	2000-2500 чел. в год	Произошло увеличение выпуска специалистов, связанное с ростом числа студентов	Планируется незначительное снижение данного показателя
Повышение квалификации преподавателей	Научные работы	50-100 научных работ в год	Сокращения числа научных работ по сравнению с прошлым периодом не произошло, увеличения также не было отмечено	Планируется снижение количества научных в связи сокращением преподавательского состава
Повышение уровня образования	% населения с высшим образованием		Произошло увеличение % населения с высшим образованием	Планируется увеличение % населения с высшим образованием в связи с необходимостью высококвалифицированных кадров
Процессор	Объект труда - студенты
	Субъект труда - Преподавательский состав
ОСНАЩЕНИЕ
Материально-техническая база	Литература, оборудование		По сравнению с прошлым периодом этот показатель находится на прежнем уровне	В ближайшем будущем не ожидается ни уменьшения, ни увеличения материально-технической базы
Компьютерная сеть	Иерархическая сеть 300 компьютеров, от Pentium II до Pentium IV	Производительность компьютеров растет, появляется новое программное обеспечение, выходят новые версии уже имеющихся программ	Мощность имеющихся ПК возросла по сравнению с предыдущим периодом	Планируется модернизация парка ПК, обновление программного обеспечения
Здания			Количество зданий осталось на прежнем уровне	Изменения числа зданий не планируется
Литература	Несколько сотен тысяч единиц	Литература постоянно обновляется, связано это с устареванием литературы и износом книг	Количество единиц возросло в сравнении с предыдущим периодом	Планируется постоянное увеличение количества единиц литературы
Нормативные документы	Федеральные законы, инструкции ведомств, постановления правительства, правила устанавливаемые высшим руководством, Устав
КАТАЛИЗА-ТОР
Система оплаты труда	Надбавки за ученые степени, стипендии при условии хорошей учебы	Оплата труда тем выше, чем выше ученое звание и занимаемая должность	Оплата труда увеличилась согласно увеличению ставок по единой тарифной сетке	Планируется планомерное увеличение зарплаты сотрудников и индексирование стипендии
Система контроля
Контроль деятельности преподавателей	Аттестации, другие контрольные мероприятия		Число контрольных мероприятий осталось на прежнем уровне	Ужесточение контроля не планируется
Контроль успеваемости и посещаемости студентов	Экзамены, контрольные работы, проверка посещаемости	Экзамены - 2 раза в год, остальное зависит от ряда факторов	Наблюдаются сдвиги в сторону ужесточения контроля	Изменения плана контрольных мероприятий не планируется
Субъективный фактор
Персонал	1300 чел.	Низкая текучесть кадров, но малый приток молодых преподавателей		Скорее всего тенденция «взросления» кадров сохранится
Квалификация сотрудников	У большинства сотрудников высшее образование	Падает в связи с понижением престижности преподавательской профессии	Уровень достаточно высок
Мотивация	Соответствующий механизм мотивации предотвращает нарушения, но не создает стимулов для повышения качества труда

Таблица 2. Матрица системных характеристик системы управления

Системные элементы	Измерение
	физическое	динамическое	контрольное	прогнозное
Функция	Обеспечение эффективного функционирования и развития учреждения
ВХОДЫ
Информация, поступающая с кафедр	Поступает к управленческому составу университета в устной и письменной форме	Поступает регулярно		Увеличение количества информации не прогнозируется
Приказы министерства образования	Поступает к управленческому составу университета в письменной форме	По мере необходимости	Жесткая регламентация действий	В связи с реформой образования можно прогнозировать увеличение потока информации
ВЫХОДЫ
План выпуска студентов	Составляется исходя из возможностей университета	ежегодно	Достаточно четко характеризует количество выпускников	Будет корректироваться ежегодно
План количества сотрудников	Составляется исходя из необходимости в кадрах	ежегодно	Регулирует количество сотрудников	Будет корректироваться в связи с изменением программ обучения и численности студентов
План стоимости обучения	Составляется исходя из потребностей в средствах	ежегодно	Регулирует стоимость обучения	Будет корректироваться с изменением рыночной обстановки и темпом инфляции
Процессор
Контроль за работой отделов	Осуществляется неравномерно, четких критериев оценки работы отделов не выработано	Интенсивность изменяется с течением времени
Контроль за работой сотрудников	Осуществляется нерегулярно, обычно в профилактических целях или в связи с обнаружением нарушений	Низкая информативность	Изменений не планируется
Контроль студентов	Экзамены, контрольные работы, проверка посещаемости	Экзамены - 2 раза в год, остальное зависит от ряда факторов	Наблюдаются сдвиги в сторону ужесточения контроля	Изменений не планируется
ОСНАЩЕ-НИЕ
Законодательное обеспечение	Федеральные законы, инструкции ведомств, постановления правительства, правила устанавливаемые высшим руководством, Устав
Вычислительная техника	Практически у всех сотрудников современная вычислительная техника с необходимым программным обеспечением. Компьютеры объединены в сеть
Здания	Не занимает отдельного здания, соседствует с учебными аудиториями
КАТАЛИЗАТОР
Отчетность перед вышестоящими органами	Отчеты передаются ежемесячно или чаще по необходимости
Мотивация	Стимулы для продуктивной работы - выговоры, материальные санкции, угроза увольнения
Квалификация	У большей части сотрудников высшее образование

В рассмотренных таблицах было представлено целостное описание ВУЗа и его системы управления. Данное описание позволяет выделить существенные особенности функционирования организации. Некоторые позиции не были заполнены, это обусловлено отсутствием необходимой информации, но даже с учетом этого можно с уверенность говорить о том, что здесь отражены наиболее существенные характеристики.

Можно выделить следующие проблемы рассматриваемого объекта:

· Снижение мотивации сотрудников

· Плохо налаженный контроль за деятельностью отделов

· Медленная реакция на изменение параметров системы

· Старение персонала

Однако, следует помнить, что заключения, сделанные на основе этих матриц должны носить предварительный характер и уточняться по мере проведения дальнейших этапов исследования.

Содержание