2.1 Структура доклада и отчета

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить его содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы - другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации - его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы - логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы - анализ проблемы - возможные решения - рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...) - очевидность (то, что доказывает предположение) - вывод - рекомендуемые действия или план действий - необходимость действий - возможные проблемы - ожидаемые выгоды - выводы - рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

- для доклада - описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

- для текущего отчета - констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Составление доклада и отчета - это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

- вступление - указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

- определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

- основная часть - изложение основных фактов;

- выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа - не только информирование, но и убеждение;

- рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

- резюме - краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступления - представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента - свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений. Рекомендации. Рекомендации - это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов.