3. Підготовка документів до тимчасового та постійного зберігання до архівного підрозділу

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового та постійного зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання. В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї установи.

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання належать заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах установи упродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ входять до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

У разі виявлення нестачі справ, включених до опису структурного підрозділу, архів установи разом зі службою діловодства управління та структурним підрозділом установи, де перебували ці справи, здійснюють заходи з їх розшуку.

Порядок унесення заголовків справ до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку описів справ структурного підрозділу. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються до річного розділу зведеного опису відповідно до норм, викладених до описів справ установи чи структурного підрозділу. Як уже зазначалось, у такому разі наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи формувалися в діловодстві, зазначається:

"Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, №", а графи 3, 4 опису не заповнюються.

Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їхня кількість не сягне числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються упродовж наступних років, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.

Номер опису, що вибув, іншим описам не присвоюється.

Описи справ тривалого зберігання нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї літерного індексу "Т" (тимчасовий термін зберігання).

Наприклад: "Оп. № 4-Т, спр. № 97".

Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї індексу "ОС" (особовий склад).

Наприклад: "Оп. № 4-ОС, спр. № 25".

В установах з річним документообігом менше ніж 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначаються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, залежно від кількості таких справ можуть вноситися в річний розділ під літерними номерами (111-а, 346-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їхньою валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, в якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, який охоплює справи опису; стисло характеризуються зміст і повнота документів у справах; розглядаються особливості формування та описання справ, їх систематизації в описі.

Передмову підписує укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів). Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання за 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф "Схвалено" на кожному примірнику опису.

Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один із них після затвердження повертається установі й зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.

Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві, а другий - у службі діловодства.

Складання й оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Кілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису. Обовязковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

Висновок

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця робота організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

складання підсумкового запису справи;

підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

назва ОДПС;

назва структурного підрозділу;

індекс справи;

заголовок справи;

№ тому;

дата;

кількість аркушів;

термін зберігання справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх короткий зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту, включаються до описів справ.

Постійний термін зберігання мають справи, які відображають основні напрями діяльності організацій. Постійний термін зберігання доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, обєднань громадян.

Крім постійного й тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного застосування можуть також встановлюватися терміни, такі як "Доки мине потреба", "До заміни новими". Такі справи, як правило, складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підлеглих, і включають інструкції, методики роботи тощо, які є чинними тривалий час.

Використана література

1. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи [зі змінами] " від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст.81.

2. Закон України "Про інформацію" [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650.

3. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст.1764.

4. Наказ Держархіву України "Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офіційний вісник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

6. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

7. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. Для дистанційного навчання / За наук. ред.В. В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 244 с.